Assurer le suivi de l'Apprenant en entreprise

1Objet & finalité

La présente procédure organise le suivi de l'Apprenant sur son lieu de travail. Elle fixe qui programme les visites en entreprise, qui les conduit, dans quel délai, selon quel déroulement et avec quelle trace écrite. Elle a pour finalité de garantir que la coordination entre le centre et l'entreprise est effective, qu'elle est conduite de manière individualisée pour chaque Apprenant et qu'elle est démontrable en audit.

Elle ne se substitue à aucun document existant. Le processus PM-RAF-17 demeure le cadre de la réalisation de l'action de formation, la procédure PM-RAF-24 demeure le cadre du traitement des ruptures de parcours et la charte FF / SMQ / CH-01 demeure le cadre de la forme de toute appréciation nominative. La présente procédure renvoie à ces documents sans en reprendre le contenu.

2Domaine d'application

Tout Apprenant inscrit à FORMAFLOW sous contrat d'apprentissage ou sous contrat de professionnalisation, pour l'ensemble des cursus concernés, pendant toute la durée du contrat, y compris lorsque l'Apprenant prépare une certification prononcée par un examen national.

La procédure s'applique à la visite programmée comme à la visite déclenchée sur signalement, quel que soit le lieu d'exécution du contrat.

Elle ne s'applique pas aux périodes de stage relevant d'une convention de stage, ni aux parcours dont les modalités de suivi en entreprise sont fixées par un partenaire certificateur. L'extension à ces publics est un point ouvert porté au chapitre 16.

3Acteurs & responsabilités

Le pilotage est confié à la responsable de formation, qui conduit elle-même chacune des visites et en répond devant le gérant lors de la revue annuelle. La conduite de la visite n'est pas déléguée.

4Déroulement type

5Programmation des visites

La responsable de formation arrête avant le 30 septembre de chaque année le calendrier nominatif des visites de l'année de contrat en cours. Le calendrier fixe, pour chaque Apprenant, la période de réalisation de chacune des deux visites. Il est diffusé aux formateurs référents et au secrétariat pédagogique.

Chaque Apprenant fait l'objet de deux visites par année de contrat. La première est réalisée avant le 30 novembre, la seconde avant le 30 avril. La première visite d'un contrat nouvellement conclu en cours d'année est réalisée dans les deux mois de la date de début d'exécution.

La visite est conduite sur le lieu d'exécution du contrat. La conduite à distance n'est admise que pour la seconde visite, sur décision expresse de la responsable de formation, lorsque l'éloignement géographique ou une circonstance exceptionnelle y contraint ; le motif est porté au compte rendu. Toute visite qui ne peut être tenue dans la période prévue est reprogrammée dans les quinze jours ouvrés, sans pouvoir être supprimée.

6Préparation de la visite

La responsable de formation prend contact avec le maître d'apprentissage ou le tuteur au moins dix jours ouvrés avant la date envisagée. L'Apprenant est informé de la date retenue et de son droit à être entendu séparément.

Avant la visite, elle prend connaissance du dossier de l'Apprenant, en particulier du compte rendu de la visite précédente et des engagements qui y avaient été pris, des résultats de la période écoulée, du relevé d'assiduité et de tout signalement enregistré depuis la dernière visite. Le formateur référent lui transmet à cette occasion les éléments dont il a connaissance. Cette prise de connaissance conditionne le caractère individualisé de l'entretien.

7Conduite de la visite

La visite comporte un temps avec le maître d'apprentissage ou le tuteur, un temps avec l'Apprenant seul et un temps commun de restitution et d'engagement. Elle couvre obligatoirement les cinq rubriques suivantes, dont aucune ne peut être omise.

La visite se conclut par des engagements datés, formulés de manière vérifiable et attribués nommément à leur porteur, qu'il s'agisse du centre, de l'entreprise ou de l'Apprenant. Ces engagements constituent le point de départ obligatoire de la visite suivante.

8Formalisation de la trace

La trace est constituée sur le support FF / SMQ / EN-01, compte rendu de visite en entreprise, renseigné en un seul exemplaire original conservé au livret de suivi en alternance. Le support porte la date, le lieu, l'heure de début et de fin, l'identité et la qualité de chaque participant, le traitement de chacune des cinq rubriques du chapitre 7 et les engagements pris. Aucune de ses rubriques ne peut être omise.

Il est signé le jour même par la responsable de formation, par le maître d'apprentissage ou le tuteur et par l'Apprenant. L'absence de l'une des trois signatures rend la pièce incomplète et déclenche le traitement prévu au chapitre 11.

Une copie du feuillet est remise à l'entreprise à sa demande. Le livret demeure entre les mains de l'Apprenant, qui le présente à chaque visite et lors des sessions au centre.

9Délais applicables

10Visite déclenchée sur signalement

Toute difficulté portée à la connaissance du centre par l'entreprise, par l'Apprenant, par sa famille ou par un formateur déclenche une prise de contact de la responsable de formation dans les cinq jours ouvrés. Si la difficulté touche à l'exécution du contrat, aux conditions de travail, à l'assiduité ou à la relation entre l'Apprenant et l'entreprise, une visite est conduite dans les quinze jours ouvrés du signalement.

Cette visite s'ajoute aux deux visites programmées et ne s'y substitue pas. Elle donne lieu au même compte rendu, dans les mêmes formes.

11Contrôle, consolidation & traitement des écarts

Le secrétariat pédagogique tient un tableau de suivi nominatif portant, pour chaque Apprenant, la date prévue et la date réalisée de chaque visite, la date de remise du compte rendu et la présence des trois signatures. Ce tableau est le support du contrôle.

La responsable de formation contrôle la complétude au 15 décembre et au 15 mai. Constituent un écart au sens de la présente procédure :

• une visite non tenue dans la période prévue et non reprogrammée ;
• un compte rendu manquant ;
• un compte rendu incomplet au regard des cinq rubriques du chapitre 7 ;
• l'absence de l'une des trois signatures ;
• le dépassement du délai de remise.

Tout écart donne lieu à l'ouverture d'une fiche d'écart dans les cinq jours ouvrés et à son traitement selon PMA-AC-17. La responsable de formation informe le gérant des écarts non résorbés à la date de la revue annuelle.

12Archivage & présentation en audit

Le livret de suivi en alternance est versé au dossier de l'Apprenant à la clôture de l'action de formation, selon les modalités du processus PM-OAF-17. Les comptes rendus de visite y demeurent pendant la durée de conservation applicable au dossier.

Le tableau de suivi nominatif et les comptes rendus constituent les éléments de preuve présentés en audit au titre des indicateurs 3.13, 3.14 et 3.15, et à titre complémentaire des indicateurs 3.12 et 7.30. Ils sont tenus à disposition sous quarante-huit heures à la demande de l'auditeur.

13Indicateurs de pilotage

Première mesure à l'issue de la campagne S1 2026/2027. Les valeurs sont consolidées par la responsable de formation et versées au support de la revue de processus.

14Documents de référence

15Revue

La présente procédure est revue annuellement, en début de septembre, à l'occasion de la revue de processus conduite selon PMA-AC-17. La revue porte sur les valeurs des indicateurs du chapitre 13, sur les fiches d'écart ouvertes dans l'année, sur les appréciations recueillies auprès des entreprises et sur la pertinence du calendrier et des délais fixés. Toute évolution donne lieu à une nouvelle version et à une nouvelle diffusion.

16Points ouverts

Les points suivants ne sont pas arrêtés à la date d'application du présent document et sont instruits d'ici à la revue de processus de début septembre 2027.