Process Métier — Réaliser l'action de formation
Relancer et tracer les pièces de sortie
Obtenir sans délai les pièces établissant la sortie d'un Apprenant qui a cessé de se présenter, et constater contradictoirement la date de sa dernière présence effective. Réduire le volume des heures enregistrées comme absences alors qu'elles ne sont imputables à aucune partie, et rendre leur neutralisation opposable en audit.
- Feuilles d'émargement
- Constat de trois absences consécutives non justifiées
- Dossier de l'Apprenant et coordonnées de l'entreprise
- Relevé d'assiduité de la plateforme de suivi
- Ouvrir la séquence de relance
- Adresser les courriels aux échéances fixées
- Établir l'attestation d'interruption contradictoire
- Enregistrer les deux dates
- Clôturer et archiver la séquence
- Pièces de sortie reçues et datées
- Attestations d'interruption signées ou constat d'absence de réponse
- Date de dernière présence effective enregistrée
- Tableau de suivi des séquences de relance
- Volume d'heures de figuration mesuré
1Objet & finalité
La présente procédure organise la relance des pièces de sortie lorsqu'un Apprenant a cessé de se présenter, et le constat contradictoire de la date de sa dernière présence effective. Elle fixe qui relance, à quelles échéances, sous quelle forme et avec quelle trace.
Elle procède directement du rapport d'absentéisme et d'assiduité du 20 août 2026, dont l'action 5 prescrit la mise en place d'une relance systématique dès la troisième absence consécutive non justifiée, et dont l'écart A2, qualifié de majeur, constate qu'une neutralisation de 476 heures reposait sur une déclaration recueillie en entretien sans aucune pièce au dossier.
Elle ne modifie aucune règle de comptage. La date de sortie opposable demeure celle de la réception des pièces, qui fonde les feuilles d'émargement, les certificats de réalisation et la facturation. Aucun taux publié n'est modifié par la présente procédure.
2Domaine d'application
Tout Apprenant, stagiaire ou alternant, ayant cessé de se présenter aux séances programmées, quel que soit son statut contractuel et quel que soit le cursus, dès lors que trois absences consécutives non justifiées sont constatées sur l'émargement.
La procédure s'applique également lorsque l'Apprenant n'a jamais signé de contrat et suit le parcours au titre du dispositif de maintien prévu par PM-RAF-24.
Elle ne s'applique pas aux absences justifiées, ni aux interruptions programmées, ni aux situations où la rupture est déjà formalisée et les pièces reçues.
3Acteurs & responsabilités
| Acteur | Responsabilité au titre de la procédure |
|---|---|
| Formateur | Constate la troisième absence consécutive non justifiée sur l'émargement et alerte le secrétariat pédagogique le jour même. |
| Responsable de formation | Pilote. Ouvre la séquence, adresse les quatre courriels aux échéances fixées, établit l'attestation d'interruption, arrête la date de dernière présence effective, clôture la séquence et rend compte au gérant. |
| Secrétariat pédagogique | Tient le tableau de suivi des séquences, enregistre les deux dates sur la plateforme, archive chaque courriel et chaque attestation au dossier de l'Apprenant. |
| Entreprise, maître d'apprentissage ou tuteur | Répond aux relances, produit les pièces de rupture le cas échéant, cosigne l'attestation d'interruption ou porte son désaccord sur la date. |
| Apprenant, ou représentant légal si mineur | Répond aux relances, cosigne l'attestation d'interruption ou porte son désaccord sur la date. |
| Gérant | Approbateur du document. Informé du volume annuel des heures de figuration et des neutralisations non appuyées sur une pièce. |
4Déroulement type
5Ouverture de la séquence
La séquence est ouverte dès la troisième absence consécutive non justifiée. Le formateur qui la constate alerte le secrétariat pédagogique le jour même. La responsable de formation ouvre la séquence, relève sur l'émargement la date de la dernière séance suivie et inscrit la situation au tableau de suivi.
L'ouverture de la séquence ne préjuge d'aucune sortie. L'inscription demeure, la place reste ouverte et les séances continuent d'être enregistrées. C'est précisément cette règle prudente qui rend la relance nécessaire.
6Courriels de relance
Les courriels sont repris de la matrice FF / SMQ / MA-01, qui en fixe l'objet, les destinataires et le corps. Aucune rédaction libre n'est admise, les seuls éléments à renseigner étant les champs entre crochets.
| Échéance | Trame | Destinataires |
|---|---|---|
| J+1 | Trame 1, demande de situation | Entreprise, copie à l'Apprenant |
| J+8 | Trame 2, première relance | Entreprise, copie à l'Apprenant |
| J+15 | Trame 3, relance avec attestation d'interruption | Entreprise, Apprenant, représentant légal si mineur |
| J+30 | Trame 4, clôture de la séquence | Entreprise, Apprenant, opérateur de compétences ou financeur |
Le passage à l'échéance suivante n'a lieu qu'en l'absence de réponse ou de pièce. Toute réponse reçue clôt la séquence de relance et ouvre, s'il y a lieu, le traitement prévu par PM-RAF-24.
7Attestation d'interruption contradictoire
À l'échéance J+15, la responsable de formation établit l'attestation FF / SMQ / EN-02 et l'adresse aux parties. Ce document ne vaut ni rupture, ni démission, ni radiation : il constate contradictoirement une date de fait, celle de la dernière présence effective établie par l'émargement.
Chaque partie confirme la date retenue ou porte celle qu'elle estime exacte, avec son motif. Le désaccord n'empêche pas l'établissement du document, il y est consigné. En l'absence de retour sous quinze jours, l'attestation est versée au dossier avec mention de l'absence de réponse, et la date retenue est celle établie par l'émargement.
8Les deux dates
La procédure impose l'enregistrement de deux dates distinctes, dont la confusion est à l'origine du sujet.
| Date | Ce qu'elle établit | Ce qu'elle ne fait pas |
|---|---|---|
| Date de réception des pièces | Date de sortie opposable. Arrête le décompte des absences, fonde les feuilles d'émargement, le certificat de réalisation et la facturation. | Ne dit pas quand l'Apprenant a cessé de venir. |
| Date de dernière présence effective | Établie par l'émargement et constatée par l'attestation EN-02. Permet de qualifier les heures enregistrées entre les deux dates. | N'emporte aucune conséquence administrative ni financière. |
La différence entre ces deux dates constitue les heures de figuration : des heures enregistrées comme absences alors qu'elles ne sont imputables à aucune partie. Elles ne traduisent aucun défaut d'assiduité et ne peuvent fonder aucune mesure individuelle.
9Traçabilité
Le secrétariat pédagogique tient un tableau de suivi des séquences portant, pour chaque Apprenant concerné, la date du constat, la date de chaque trame envoyée, la date de réception des pièces, la date de dernière présence effective retenue et le volume d'heures correspondant.
Chaque courriel expédié et chaque attestation sont versés au dossier de l'Apprenant. Ces pièces constituent les éléments de preuve présentés en audit au titre de l'indicateur 3.12.
10Articulation avec les autres procédures
| Situation | Suite donnée |
|---|---|
| La réponse annonce la poursuite du parcours | La séquence est close. Un point de suivi est porté au calendrier des visites en entreprise selon PM-RAF-26. |
| La réponse établit une rupture ou un abandon | Traitement selon PM-RAF-24, à laquelle les pièces de la séquence sont jointes. |
| La réponse constitue une réclamation | Traitement selon PMA-AC-24. La présente procédure ne règle que la relance. |
| Aucune réponse à l'issue de la séquence | Clôture, archivage et information du financeur. Ouverture d'une fiche d'écart selon PMA-AC-17 si le délai de trente jours est dépassé. |
11Indicateurs de pilotage
Références de départ issues du rapport du 20 août 2026 : 168 heures de figuration en moyenne par situation, avec un écart de 1 à 34 entre les dossiers, de 14 à 476 heures. C'est la dispersion, plus que la moyenne, qui désigne le levier.
12Documents de référence
| Référence | Intitulé | Objet du renvoi |
|---|---|---|
| FF / SMQ / MA-01 | Matrice de courriel, relance des pièces de sortie | Trames obligatoires et calendrier de la séquence |
| FF / SMQ / EN-02 | Attestation d'interruption de parcours | Constat contradictoire de la date de dernière présence effective |
| PM-RAF-17 | Contrôler l'assiduité | Émargement et constat des absences, en amont de la présente procédure |
| PM-RAF-24 | Prévenir et gérer les ruptures de parcours | Traitement de la rupture une fois les pièces reçues |
| PM-RAF-26 | Assurer le suivi de l'Apprenant en entreprise | Point de suivi en cas de reprise du parcours |
| PMA-AC-17 | Audits internes et revues de processus | Fiche d'écart et suivi des indicateurs |
| PMA-AC-24 | Gérer les réclamations | Réponse constituant une réclamation |
| — | Rapport d'absentéisme et d'assiduité du 20 août 2026 | Origine de la procédure, action 5 et écart A2 |
13Revue
La présente procédure est revue annuellement, en début de septembre, à l'occasion de la revue de processus conduite selon PMA-AC-17, au vu du délai moyen de réception constaté et du volume d'heures de figuration de l'exercice écoulé.