Process Métier : Organiser l'action de formation
Clôturer une action de formation
Clôturer chaque action dans les délais : documents de fin remis, financeurs informés, écarts analysés, résultats enregistrés, suivi à six mois engagé, dossier complet archivé.
- Émargements et évaluations
- Documents financeurs
- Résultats de certification
- Documents de fin
- Déclarations financeurs
- Analyse des écarts
- Archivage
- Certificats et attestations
- Dossiers clos
- Inscriptions à l'enquête à six mois
1Objet & finalité
Décrire la clôture d'une action de formation par la personne en charge de l'administratif : constitution et signature des documents de fin de stage, déclarations auprès des financeurs, génération et envoi de l'attestation ou du certificat de réalisation, analyse des documents de clôture et archivage du dossier, dans le respect des délais.
2Domaine d'application
Toutes les actions de formation à clôturer : formations courtes (documents de fin de stage générés dans FORMAFLUXX, cas n° 1) et cursus longs, notamment en apprentissage (clôture du parcours et du contrat, cas n° 2). La clôture administrative relève de l'équipe administrative ; le référent pédagogique valide la fin du parcours pédagogique.
3Logigramme synthétique
Qui fait quoi, de l'émargement à l'archivage du dossier.
4Cas n°1 : Formations courtes
Cas général
Cas spécifiques de financement
En cas de financement CPF ou France Travail, intégrer les documents sous FORMAFLUXX puis se connecter aux plateformes concernées :
| Dispositif | Actions de clôture |
|---|---|
| CPF : EDOF (Mon Compte Formation) | Sélectionner le dossier, puis déclarer la sortie de formation. |
| France Travail : Chorus Pro | Sélectionner sur Chorus Pro, déposer la facture, choisir le code SIRET du site de la région France Travail du stagiaire et déposer les documents du stage. |
5Attestation & envoi au stagiaire
Générer l'attestation de présence ou le certificat de réalisation : dans la liste des apprenants ou stagiaires, choisir le menu « Certificat de réalisation », indiquer le nom du stagiaire et l'employeur associé, puis générer automatiquement le certificat.
6Analyse des documents de clôture & écarts
À réception des documents de clôture, l'analyse des 3 documents reçus par le formateur est obligatoire. En cas d'écart, utiliser la fiche de dysfonctionnement ou d'écart du Process Management « Mesurer, analyser et améliorer », et la transmettre à la Direction.
Vérification des présences et signatures ; actions à réaliser en cas de manquement.
Un écart s'évalue à partir des commentaires / dysfonctionnements libellés, selon la grille de lecture du feuillet d'évaluation (zone entourée en pointillé rouge).
Un écart s'évalue selon la même grille de lecture sur le feuillet d'évaluation du stage.
Clôture du dossier
Pour être clos, le dossier, dématérialisé dans FORMAFLUXX (le papier restant l'exception), doit comporter tous les documents :
- Feuillet(s) d'émargement
- Document(s) d'évaluation du ou des stagiaire(s)
- Document d'évaluation du formateur
- Fiche de dysfonctionnement ou d'écart
- Facture(s)
- Accord(s) de prise en charge (si financement) et/ou convention(s) de formation
- Bon(s) de commande si nécessaire
7Cas n°2 : Cursus longs et apprentissage
| Étape | Ce qui est fait | Qui · délai · trace |
|---|---|---|
| 1. Fin du parcours pédagogique | Le référent pédagogique vérifie que les enseignements, les évaluations et le livret (livret scolaire des BTS, livret d'évaluations des titres) sont complets (PM-EC-26.02) et que l'Apprenant est inscrit à la certification (PM-EC-17.04). | RéfP · fin du cursus · livrets complets |
| 2. Enquête de fin de formation | L'équipe administrative lance l'enquête de satisfaction de fin de formation par SurveyMonkey (PM-EC-17.02). | Adm. · dernière semaine · résultats |
| 3. Documents de fin | Certificat de réalisation et attestation de fin de formation générés et remis à l'Apprenant et à l'employeur ; émargements arrêtés (PM-RAF-17.03). | Adm. · 5 jours ouvrés après la fin · dossier FORMAFLUXX |
| 4. Résultats de la certification | Résultats enregistrés pour chaque Apprenant dès leur publication ; ils alimentent les taux publiés (PM-EC-17.03, PMA-CO-19). | Adm. · publication des résultats · registre des résultats |
| 5. Financement | Solde de la prise en charge OPCO selon PS-RF-19.03 ; en cas de rupture anticipée, facturation au prorata selon les règles de l'OPCO. | Adm. · à la fin du contrat · factures |
| 6. Suivi à six mois | Inscription de l'Apprenant dans l'enquête de retour à l'emploi et de poursuite d'études (PM-EC-17.03). | Adm. · fin du cursus · liste de l'enquête |
| 7. Archivage | Dossier clos dans FORMAFLUXX : contrat, convention, accords OPCO, émargements, évaluations, livrets, résultats, documents de fin. | Adm. · 1 mois après la fin · dossier clos |
8Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Adm. = équipe administrative · Form. = formateur (salarié ou sous-traitant) · RéfP = référent pédagogique · Dir. = Direction. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Adm. | Form. | RéfP | Dir. |
|---|---|---|---|---|
| Documents de fin de stage et émargement (FORMAFLUXX) | R | I | C | A |
| Déclarations financeurs (EDOF, KAIROS, Chorus Pro) | R | I | A | |
| Certificat de réalisation envoyé sous 48 h (formations courtes) | R | I | A | |
| Analyse des 3 documents de clôture et fiche d'écart | C | C | R | A |
| Fin du parcours pédagogique d'un cursus long | C | C | R | A |
| Résultats, solde OPCO, suivi à six mois, archivage | R | I | A |
9Indicateurs de pilotage
Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Certificats de réalisation des formations courtes envoyés sous 48 h | 100 % | Par session · FORMAFLUXX |
| Attestations de fin de formation des cursus longs remises dans les 5 jours ouvrés | 100 % | Par cursus · FORMAFLUXX |
| Dossiers clos complets un mois après la fin | 100 % | Trimestriel · contrôle des dossiers |
| Apprenants sortis inscrits dans l'enquête à six mois | 100 % | Annuel · liste PM-EC-17.03 |
10Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Feuille de présence / d'émargement | Preuve d'assiduité, signée par profil |
| Attestation de présence / Certificat de réalisation | Généré via FORMAFLUXX, envoyé sous 48 h |
| Document d'évaluation à chaud du stagiaire | Analyse des écarts (grille de lecture) |
| Document d'évaluation du stage par le formateur | Analyse des écarts (grille de lecture) |
| Fiche de dysfonctionnement ou d'écart | Process « Mesurer, analyser et améliorer » |
| Factures, accords de prise en charge / conventions, bons de commande | Pièces du dossier (dématérialisé dans FORMAFLUXX) de clôture |
| Plateformes EDOF · Chorus Pro · FORMAFLUXX · SurveyMonkey | Déclarations financeurs, gestion & enquêtes |