Process Métier — Organiser l'action de formation
Clôturer une action de formation
Créer une action de formation. Optimiser les moyens humains et matériels à mettre en œuvre pour réaliser l'action de formation. Etablir tous les documents nécessaires au suivi de la formation. Générer une facturation de qualité en vue d'un financement dans les meilleurs délais.
- Exigences relatives au décret du 6 juin 2019
- Exigences du GIE DATADOCK
- Exigences de la certification QUALIOPI
- Exigences des modalités de fonctionnement d'un CFA
- Préparer les moyens matériels pour assurer une action de formation
- Adresser les documents au formateur pour mener et évaluer l'action de formation
- Accueillir les stagiaires, apprentis ou apprenants
- Générer la facturation
- Planning de réservation des salles de formation
- Convocations
- Livrets d'accueil et d'apprentissage
- Feuilles de présence
1Objet & finalité
Décrire la clôture d'une action de formation par la personne en charge de l'administratif : constitution et signature des documents de fin de stage, déclarations auprès des financeurs, génération et envoi de l'attestation ou du certificat de réalisation, analyse des documents de clôture et archivage du dossier, dans le respect des délais.
2Domaine d'application
Toutes les actions de formation à clôturer, selon le type de parcours : formations courtes (traitées via FORMAFLUX) et formations longues (traitement manuel par le Responsable pédagogique, l'automatisation étant à ce jour impossible).
3Logigramme synthétique
Qui fait quoi, de l'émargement à l'archivage du dossier.
4Cas n°1 — Formations courtes
Cas général
Cas spécifiques de financement
En cas de financement CPF ou Pôle Emploi, intégrer les documents sous FORMAFLUX puis se connecter aux plateformes concernées :
| Dispositif | Actions de clôture |
|---|---|
| CPF — EDOF (Mon Compte Formation) | Sélectionner le dossier, puis déclarer la sortie de formation. |
| Pôle Emploi — CHORUS | Sélectionner sur CHORUS, déposer la facture, choisir le code SIRET du site de la région Pôle Emploi du stagiaire et déposer les documents du stage. |
5Attestation & envoi au stagiaire
Générer l'attestation de présence ou le certificat de réalisation : dans la liste des apprenants ou stagiaires, choisir le menu « Certificat de réalisation », indiquer le nom du stagiaire et l'employeur associé, puis générer automatiquement le certificat.
6Analyse des documents de clôture & écarts
À réception des documents de clôture, l'analyse des 3 documents reçus par le formateur est obligatoire. En cas d'écart, utiliser la fiche de dysfonctionnement ou d'écart du Process Management « Mesurer, analyser et améliorer », et la transmettre à la Direction du site et de l'entreprise.
Vérification des présences et signatures ; actions à réaliser en cas de manquement.
Un écart s'évalue à partir des commentaires / dysfonctionnements libellés, selon la grille de lecture du feuillet d'évaluation (zone entourée en pointillé rouge).
Un écart s'évalue selon la même grille de lecture sur le feuillet d'évaluation du stage.
Clôture du dossier physique
Pour être clos, le dossier physique doit comporter tous les documents :
- Feuillet(s) d'émargement
- Document(s) d'évaluation du ou des stagiaire(s)
- Document d'évaluation du formateur
- Fiche de dysfonctionnement ou d'écart
- Facture(s)
- Accord(s) de prise en charge (si financement) et/ou convention(s) de formation
- Bon(s) de commande si nécessaire
7Cas n°2 — Formations longues
Compte tenu de la durée, l'automatisation via FORMAFLUX est pour l'instant impossible : le traitement est réalisé manuellement par le Responsable pédagogique.
- Évaluation à chaud du stagiaire : la clôture ne peut être réalisée qu'à l'issue de la formation, par le personnel administratif via l'outil d'enquête en ligne SURVEY MONKEY.
- Feuille d'émargement : actions à réaliser conformément à la procédure « Facturer et gérer les règlements » du Process Support « Gérer les ressources financières ».
8Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — Adm. = traitement administratif · F = Formateur · RP = Responsable pédagogique · DS = Direction du site.
| Activité clé | Adm. | F | RP | DS |
|---|---|---|---|---|
| Préparation des documents & émargement (FORMAFLUX) | R | I | C | A |
| Déclarations financeurs (EDOF / CHORUS) | R | I | I | A |
| Génération & envoi attestation / certificat (≤ 48 h) | R | I | C | A |
| Analyse des 3 documents de clôture | I | R | C | A |
| Fiche de dysfonctionnement / écart | C | C | R | A |
| Clôture du dossier physique | R | I | C | A |
| Cas formations longues (manuel + SURVEY MONKEY) | C | I | R | A |
9Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Taux de sessions ouvertes au seuil de viabilité | ≥ 80 % | Annuel/session · Planning des sessions |
| Complétude des dossiers apprenants avant démarrage | 100 % | Par session · Dossiers d'inscription |
10Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Feuille de présence / d'émargement | Preuve d'assiduité, signée par profil |
| Attestation de présence / Certificat de réalisation | Généré via FORMAFLUX, envoyé sous 48 h |
| Document d'évaluation à chaud du stagiaire | Analyse des écarts (grille de lecture) |
| Document d'évaluation du stage par le formateur | Analyse des écarts (grille de lecture) |
| Fiche de dysfonctionnement ou d'écart | Process « Mesurer, analyser et améliorer » |
| Factures, accords de prise en charge / conventions, bons de commande | Pièces du dossier physique de clôture |
| Plateformes EDOF · CHORUS · FORMAFLUX · SURVEY MONKEY | Déclarations financeurs, gestion & enquêtes |