Document de référence : Système de management de la qualité
Fonctions, titulaires, suppléants et glossaire
Ce que prouve cette procédure :Qualiopi : 4.18, 5.21, 3.9 (ensemble du SMQ)
Situer ce document dans le SMQ
Permettre à toute personne qui accède au SMQ de savoir qui fait quoi, qui supplée qui, ce que signifie chaque sigle et comment retrouver une procédure par son code.
Ce qui entre
- Organigramme fonctionnel
- Décisions de la Direction
- Procédures du SMQ
→
Activités clés du processus
- Fonctions et suppléances
- Correspondance des intitulés
- Codage
- Glossaire
→
Ce qui sort
- Référentiel unique des fonctions
- Codes uniques
1Objet & finalité
Donner, en un seul endroit, la liste des fonctions utilisées dans tout le SMQ, la personne qui tient chacune et son suppléant, la correspondance avec les intitulés supprimés, la règle de codage des procédures et le glossaire. Toute procédure qui cite une fonction ou un sigle renvoie à ce document : une personne qui découvre le SMQ doit pouvoir savoir, pour chaque activité, à qui elle s'adresse.
2Fonctions, titulaires et suppléants
| Sigle | Fonction et mission dans le SMQ | Titulaire | Suppléant |
|---|---|---|---|
| Dir. | Direction : gérance de FORMAFLOW, approbation de tous les actes et documents du SMQ, communication interne et externe | Jean-Marc LE BLOUCH, Gérant | Aucune délégation permanente (décision du 08/11/2026) ; conduite à tenir en cas d'absence prolongée : risque R10 de PMA-AC-26 |
| RéfP | Référent pédagogique de toutes les formations (indicateurs 4.19 et 4.20) : conception, coordination des intervenants, revue hebdomadaire des déroulés, suivi du seuil d'assiduité, validation des évaluations | Jean-Marc LE BLOUCH | Fabrice PEYROT, formateur |
| RF | Responsable de formation : suivi des Apprenants et des entreprises, alertes et ruptures de parcours, entretiens tripartites, accompagnement socio-professionnel, suivi administratif des BTS | Céline BUNAS BADIER | Jean-Marc LE BLOUCH |
| Réf. H | Référente handicap (Apprenants, salariés et intervenants) | Céline BUNAS BADIER | Jean-Marc LE BLOUCH |
| Réf. VHD | Référente violences, harcèlement et discriminations (dont violences sexistes et sexuelles) | Céline BUNAS BADIER | Jean-Marc LE BLOUCH |
| Médiation | Médiatrice interne du CFA | Céline BUNAS BADIER | Jean-Marc LE BLOUCH |
| RPS | Référente risques psychosociaux (salariés) | Céline BUNAS BADIER | Jean-Marc LE BLOUCH |
| Adm. | Équipe administrative : dossiers, financements, émargements et justificatifs, convocations, clôtures, facturation | Elodie MARQUES, Responsable administrative (titres professionnels) ; Céline BUNAS BADIER (suivi administratif des BTS) | Suppléance mutuelle au sein de l'équipe administrative |
| Staff | Personnel administratif et de direction : seul habilité à saisir ou corriger un émargement après le jour de la séance (motif tracé) | Membres de la Direction et de l'équipe administrative | Sans objet |
| Réf. mob. | Référents mobilité (indicateur 4.20) | Yaryna BARRET (internationale) ; Jean-Marc LE BLOUCH (nationale) | Suppléance mutuelle |
| RQ | Référent qualité : pilotage du SMQ, revues de processus, audits internes, plan d'actions | Jean-Marc LE BLOUCH | Voir risque R10 (PMA-AC-26) |
| Form. | Formateur, salarié ou sous-traitant : conception et animation des séances, émargement, saisie des déroulés, évaluations | Formateurs listés par cursus dans l'organigramme fonctionnel | Sans objet |
| Coord. | Formateur coordonnateur de cursus : relaie l'information entre les intervenants d'un cursus et le référent pédagogique ; il n'est pas référent pédagogique | Un par cursus, selon l'organigramme fonctionnel | Sans objet |
| Écoute | Cellule d'écoute et de soutien, réservée aux Apprenants : écoute ponctuelle et orientation, sans psychothérapie | Céline DELAPORTE, psychopraticienne en Gestalt-thérapie, prestataire (ni psychologue ni psychothérapeute) | Sans objet |
Justification des suppléances : compte tenu de l'étroitesse de l'équipe (7 salariés), le Gérant supplée Céline BUNAS BADIER dans toutes ses fonctions et garde l'approbation de tous les actes (décisions du 08/11/2026). Ce choix et ses limites sont traités comme un risque dans le registre (R10, PMA-AC-26). Les noms sont aussi portés à l'organigramme fonctionnel, publié sur le site de FORMAFLOW ; en cas d'écart, le présent document fait foi pour le SMQ.
3Intitulés supprimés et correspondance
| Intitulé supprimé | Remplacé par |
|---|---|
| Responsable pédagogique | Référent pédagogique (avec le RNQ, une seule fonction, tenue par le Gérant ; Fabrice PEYROT en est le suppléant) |
| Référent pédagogique de la formation, formateur principal, formateur référent | Référent pédagogique (fonction unique) ; le relais dans un cursus est le formateur coordonnateur de cursus |
| Direction du site, Direction FORMAFLOW, Direction de l'organisme, Directrice d'établissement, Directeur | Direction |
| Référent de l'organisme | Responsable de formation |
| Concepteur pédagogique, ingénieur pédagogique | Référent pédagogique (le formateur conçoit son module sous sa validation) |
| Équipe commerciale | Direction, en charge de la communication |
| Comité pédagogique | Référent pédagogique, avec les formateurs coordonnateurs de cursus |
| Personnel administratif, traitement administratif, gestion | Équipe administrative |
4Codage des procédures
Chaque procédure porte un code unique de la forme famille-année.ordre : PMA pour le management, PM pour les processus métier, PS pour le support ; la famille désigne le processus (TDC traiter la demande et la commande, OAF organiser, CAF concevoir, RAF réaliser, EC évaluer et certifier, AC améliorer en continu, RH, RF, MAP, RS…) ; le nombre indique l'année de création de la famille ; le suffixe « .01 », « .02 »… distingue les procédures d'une même famille. Les noms de fichiers sont inchangés, afin que les liens du site restent valides.
| Code | Procédure ou document |
|---|---|
| PMA-OS-19 | Définir les orientations stratégiques |
| PMA-ABM-17 | Veille |
| PMA-CO-19 | Communiquer en interne et externe |
| PMA-AC-17.01 | Actions correctives, dysfonctionnements et écarts |
| PMA-AC-17.02 | Audits internes et revues de processus |
| PMA-AC-24 | Gérer les réclamations |
| PMA-AC-26 | Analyser les risques sur la qualité |
| PM-TDC-17.01 | Traiter une demande de formation |
| PM-TDC-17.02 | Contractualiser une demande de formation |
| PM-TDC-19 | Admettre un apprenant |
| PM-OAF-17.01 | Préparer une action de formation |
| PM-OAF-17.02 | Accueillir un Apprenant |
| PM-OAF-17.03 | Clôturer une action de formation |
| PM-CAF-17.01 | Créer une action de formation |
| PM-CAF-17.02 | Définir et créer le scénario pédagogique |
| PM-CAF-17.03 | Choisir les méthodes pédagogiques |
| PM-CAF-17.04 | Concevoir le support pédagogique |
| PM-RAF-17.01 | Démarrer une session |
| PM-RAF-17.02 | Animer une action de formation |
| PM-RAF-17.03 | Contrôler l'assiduité et gérer les absences |
| PM-RAF-17.04 | Conclure une action de formation |
| PM-RAF-24 | Prévenir et gérer les ruptures de parcours (dont le maintien au titre de la mission) |
| PM-RAF-26.01 | Prévenir et traiter les violences, le harcèlement et les discriminations |
| PM-RAF-26.02 | Suivre l'apprenti en entreprise |
| PM-RAF-26.03 | Accompagner les Apprenants dans leurs difficultés socio-professionnelles |
| PM-RAF-26.04 | Accompagner une mobilité |
| PM-EC-17.01 | Évaluer la satisfaction à chaud |
| PM-EC-17.02 | Enquêtes de satisfaction des Apprenants |
| PM-EC-17.03 | Enquêtes de retour à l'emploi |
| PM-EC-17.04 | Certifier une action de formation |
| PM-EC-17.05 | Aménagements des Apprenants en situation de handicap |
| PM-EC-19 | Enquêtes employeurs et clients |
| PM-EC-26.01 | Évaluer les enseignements par les apprentis |
| PM-EC-26.02 | Évaluer les acquis des Apprenants |
| PS-MAP-19 | Maîtriser et gérer les prestataires |
| PS-MAP-24 | Auditer un prestataire |
| PS-RH-19.01 | Recruter |
| PS-RH-19.02 | Gestion prévisionnelle des emplois et compétences |
| PS-RH-19.03 | Créer une CVthèque |
| PS-RH-19.04 | Accompagner un salarié ou intervenant en situation de handicap |
| PS-RS-19 | Gérer les ressources matérielles |
| PS-RF-19.01 | Établir le budget prévisionnel |
| PS-RF-19.02 | Adresser la facturation |
| PS-RF-19.03 | Facturer et gérer les règlements |
| SMQ-Q33 · SMQ-FON-01 · CH-02 · LA-ENC-01 · ND-CP-01 | Documents de référence : correspondance Qualiopi, fonctions, charte de déontologie, encart du livret, conseil de perfectionnement |
| MOD-MAINT-01 à 05 · RI-ANX-01 | Modèles du dispositif de maintien en formation au titre de la mission (PM-RAF-24) |
5Glossaire
| Terme | En clair |
|---|---|
| Apprenant | Toute personne en formation chez FORMAFLOW : apprenti, salarié en contrat de professionnalisation, candidat à l'apprentissage, stagiaire de la formation continue |
| RACI | Tableau qui indique, pour chaque activité, qui la réalise (R), qui l'approuve (A), qui est consulté (C) et qui est informé (I) |
| FORMAFLUXX | Plateforme de FORMAFLOW : plannings, programmes, thèmes, déroulés, émargement et compteur d'absences, évaluations, outil de remontées, accès des Apprenants et des tuteurs |
| Déroulé | Trace de chaque séance dans FORMAFLUXX : thème, éléments datés (objectif, méthode, ressource), supports, évaluation ; mise à jour effective en fin de semaine, revue le lundi |
| Champ « contenu » | Texte de chaque thème FORMAFLUXX en trois rubriques : « Contenu : … », « Attendus : … », « Évaluation : … » |
| Seuil d'assiduité | Absences, justifiées ou non, atteignant 10 % des heures prévues du semestre : déclenche un entretien d'accompagnement (PM-RAF-17.03) |
| Commission de maintien | Instance qui décide du maintien gratuit en formation, au titre de la mission, d'un candidat sans contrat après trois mois (PM-RAF-24) |
| OPO / OI | Objectif pédagogique opérationnel / objectif intermédiaire : ce que l'Apprenant saura faire, observable et évaluable (règle des 3C : comportement, conditions, critères) |
| PAA | Préparation, acquisition, application : découpage d'une séance |
| FOAD | Formation ouverte et à distance |
| PSH · RQTH · MDPH · CDAPH | Personne en situation de handicap · reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé · maison départementale des personnes handicapées · commission des droits et de l'autonomie |
| RHF | Ressource Handicap Formation : démarche d'accessibilité accompagnée par l'AGEFIPH |
| VHD | Violences, harcèlement et discriminations |
| RNCP · RS · REAC | Répertoire national des certifications professionnelles · répertoire spécifique · référentiel emploi activités compétences d'un titre du ministère du Travail |
| OPCO · NPEC | Opérateur de compétences, financeur de l'alternance · niveau de prise en charge d'un contrat d'apprentissage |
| CPF · EDOF · KAIROS · Chorus Pro | Compte personnel de formation · plateforme des organismes sur Mon Compte Formation · plateforme de France Travail pour les organismes · plateforme de facturation aux organismes publics |
| INSCRINET · CERES | Plateforme d'inscription aux examens de l'Éducation nationale · plateforme des sessions des titres professionnels du ministère du Travail |
| DREETS · DDETSPP | Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (organise les sessions des titres professionnels) · direction départementale qui comprend l'inspection du travail |
| QPV · ZRR | Quartier prioritaire de la politique de la ville · zone de revitalisation rurale |
| DUERP | Document unique d'évaluation des risques professionnels |
| Indicateur 3.12 | Numérotation « critère.indicateur » du référentiel national qualité issu du décret n° 2026-728 (33 indicateurs) |