Process Support : Gérer les ressources financières & administratives
Adresser la facturation
Maitriser les ressources financières pour assurer la pérennité de l'entreprise.
- Documents comptables
- Facturation
- Demandes d'investissement
- Bilan et compte de résultat
- Traiter les pièces comptables
- Réaliser la facturation
- Gérer les règlements
- Relancer les clients et organismes financeurs
- Business Plan
- Tableau de bord
- Etat prévisionnel du BFR
- Plan de trésorerie
1Objet & finalité
Assurer l'envoi de la facturation mensuelle aux financeurs et aux entreprises, en tenant compte des dispositions liées à la création des OPCO et des financeurs institutionnels ainsi que des nouvelles plateformes d'échanges dématérialisées.
2Domaine d'application
Toutes les factures mensuelles adressées par FORMAFLOW : aux OPCO et autres financeurs institutionnels via leurs plateformes d'échanges, et aux entreprises finançant directement les actions de formation.
3Logigramme d'envoi
4Modalités selon le destinataire
Depuis le regroupement des OPCA au sein des OPCO et l'intégration de leurs plateformes, les factures sont adressées via les plateformes d'échanges dédiées de chaque financeur.
Se rapprocher des interlocuteurs en charge de la comptabilité fournisseurs pour obtenir la procédure en vigueur, si elle existe. À défaut, les factures sont systématiquement adressées par voie postale.
5Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : GF = Gestion facturation · Cpta = Comptabilité · Dir. = Direction. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | GF | Cpta | Dir. |
|---|---|---|---|
| Identification du canal d'envoi selon le financeur | R | C | A |
| Dépôt des factures sur les plateformes OPCO / institutionnels | R | I | A |
| Envoi aux entreprises (procédure fournisseur ou voie postale) | R | C | A |
6Indicateurs de pilotage
Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Factures émises dans le délai prévu après le service fait | 100 % | Mensuel · journal des ventes |
| Factures rejetées par les plateformes (EDOF, Chorus Pro, OPCO) | ≤ 2 % | Trimestriel · retours des plateformes |
| Réclamations des financeurs sur la facturation | Suivi, sans cible | Trimestriel · registre PMA-AC-24 |
7Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Factures mensuelles | Pièces adressées aux financeurs et entreprises |
| Plateformes d'échanges OPCO / financeurs institutionnels | Canaux de transmission dématérialisés |
| Procédure comptabilité fournisseurs (entreprise) | Modalités d'envoi propres à chaque entreprise, à défaut voie postale |