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Process Support — Gérer les ressources financières & administratives

Adresser la facturation

FORMAFLOW — Former vers le succès
Référence
PS-RF-19
Version
V4
Date d'application
15/09/2025
Rédacteur / Approbateur
EM / JMLB
Procédure interne — sans rattachement direct Qualiopi / Mission.
Situer cette procédure dans le processus « Gérer les ressources financières & administratives »

Maitriser les ressources financières pour assurer la pérennité de l'entreprise.

Ce qui entre
  • Documents comptables
  • Facturation
  • Demandes d'investissement
  • Bilan et compte de résultat
→
Activités clés du processus
  • Traiter les pièces comptables
  • Réaliser la facturation
  • Gérer les règlements
  • Relancer les clients et organismes financeurs
→
Ce qui sort
  • Business Plan
  • Tableau de bord
  • Etat prévisionnel du BFR
  • Plan de trésorerie
Parties intéressées : Direction du Groupe PSB, Direction de l'organisme, Etablissements bancaires, Cabinet d'expertise comptable STREGORessources & moyens : Logiciel CEGID / STREGO, Plateforme Web Manager STREGO, FORMAFLUX, Pack Office MicrosoftRessources humaines : Direction du Groupe PSB, Direction de l'organisme, Equipe administrative

1Objet & finalité

Assurer l'envoi de la facturation mensuelle aux financeurs et aux entreprises, en tenant compte des dispositions liées à la création des OPCO et des financeurs institutionnels ainsi que des nouvelles plateformes d'échanges dématérialisées.

2Domaine d'application

Toutes les factures mensuelles adressées par FORMAFLOW : aux OPCO et autres financeurs institutionnels via leurs plateformes d'échanges, et aux entreprises finançant directement les actions de formation.

3Logigramme d'envoi

Gestion facturation
Facture mensuelle établie→Type de financeur ?
OPCO / financeur institutionnel
Dépôt / envoi via la plateforme d'échanges dédiée du financeur→Facture adressée
Entreprise (financement direct)
Contact de la comptabilité fournisseurs : procédure en vigueur ?→À défaut : envoi par voie postale→Facture adressée

4Modalités selon le destinataire

Cas 1 OPCO & financeurs institutionnels

Depuis le regroupement des OPCA au sein des OPCO et l'intégration de leurs plateformes, les factures sont adressées via les plateformes d'échanges dédiées de chaque financeur.

Cas 2 Entreprises finançant directement

Se rapprocher des interlocuteurs en charge de la comptabilité fournisseurs pour obtenir la procédure en vigueur, si elle existe. À défaut, les factures sont systématiquement adressées par voie postale.

5Rôles & responsabilités (RACI)

Fonctions — GF = Gestion facturation · Cpta = Comptabilité · Dir = Direction.

Activité cléGFCptaDir
Identification du canal d'envoi selon le financeurRCA
Dépôt des factures sur les plateformes OPCO / institutionnelsRIA
Envoi aux entreprises (procédure fournisseur ou voie postale)RCA
R ResponsableA Approbateur C ConsultéI Informé

6Indicateurs de pilotage

Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).

IndicateurCibleFréquence / Source
Délai moyen d'encaissement (DSO)≤ 70 jMensuel · Comptabilité
Taux de réclamations financeurs≤ 2 %Mensuel · Registre
% de cursus à rentabilité > 25 %≥ 30 %Annuel · Comptabilité analytique

7Documents & enregistrements associés

Document / enregistrementRôle
Factures mensuellesPièces adressées aux financeurs et entreprises
Plateformes d'échanges OPCO / financeurs institutionnelsCanaux de transmission dématérialisés
Procédure comptabilité fournisseurs (entreprise)Modalités d'envoi propres à chaque entreprise, à défaut voie postale

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