Process Support — Gérer les ressources financières & administratives
Facturer et gérer les règlements
Maitriser les ressources financières pour assurer la pérennité de l'entreprise.
- Documents comptables
- Facturation
- Demandes d'investissement
- Bilan et compte de résultat
- Traiter les pièces comptables
- Réaliser la facturation
- Gérer les règlements
- Relancer les clients et organismes financeurs
- Business Plan
- Tableau de bord
- Etat prévisionnel du BFR
- Plan de trésorerie
1Objet & finalité
Assurer la réalisation de la facturation et le contrôle des règlements des actions de formation gérées par FORMAFLOW (apprentissage, professionnalisation, formation professionnelle continue), au sein de la plateforme digitale FORMAFLUX, dans le respect des dispositions réglementaires en vigueur et de la traçabilité comptable.
2Domaine d'application
Toutes les facturations émises et tous les règlements suivis par FORMAFLOW, quel que soit le dispositif de financement : apprentissage (prise en charge OPCO), professionnalisation / FPC financées en heures par mois, et FPC financées par acompte et solde. Sont concernés les financeurs institutionnels (France Travail, Transition Pro, CPF/EDOF, OPCO) comme les entreprises finançant directement.
3Logigramme — facturation de l'apprentissage
Déroulé de référence dans FORMAFLUX à réception de l'accord de prise en charge. Les variantes par dispositif figurent en section 4.
4Traitement selon le dispositif de financement
À réception de l'accord de prise en charge : saisie du n° d'identification apprenti et du tarif dans la fiche apprenant, construction de l'échéancier (date + montant par échéance, solde nul), création et édition des factures à échéance, puis génération du certificat de réalisation (sauf 1ʳᵉ échéance) et envoi au financeur.
La date de facture est établie automatiquement le dernier jour du mois. La facture apparaît au sous-onglet « Factures » au statut « créé » ; elle est créée puis éditée. Le certificat de réalisation est généré pour le mois facturé, puis facture et certificat sont adressés au financeur (plateforme Web ou e-mail). Les feuilles d'émargement peuvent y être jointes.
Onglet « Facturation » > « Générer des factures » > sous-onglet « Génération manuelle ». Dans la « Description », préciser les informations obligatoires : nature (acompte ou solde), intitulé du stage, bénéficiaire(s) (NOM, PRÉNOM), lieu et dates de session, client, et numéro d'accord (code AIF France Travail, code Transition Pro, code agrément CPF ou n° de convention de formation).
5Dispositions réglementaires — décret n° 2025-585 du 27 juin 2025 (apprentissage)
Pour les contrats conclus à compter du 1ᵉʳ juillet 2025 concernant un diplôme ou titre de niveau RNCP 6 et plus (à partir de Bac+3), l'entreprise est redevable d'une participation forfaitaire de 750 €.
- Participation déduite du montant versé par l'OPCO au CFA et recouvrée directement par le CFA, qui adresse la facture à l'employeur — de préférence à l'issue de la période probatoire (45 premiers jours de formation pratique).
- Facturation manuelle à date au nom de l'employeur ; un tableau des échéances est tenu de façon extra-comptable depuis le 1ᵉʳ juillet 2025.
- NPEC désormais calculé selon le nombre de jours de formation (théorique et pratique), et non plus en mois.
- Versements : acompte de 40 % du montant annuel (50 % pour les contrats < 1 an) sous 30 j après réception de la facture ; 3ᵉ versement ramené de 30 % à 20 % ; solde de 10 % versé après réalisation des actions de l'année en cours.
- Dernière échéance : solde versé contre transmission à l'OPCO des justificatifs habituels + copie de la facture de participation ; à défaut de ces documents dans les 4 mois suivant la fin du contrat, le solde n'est pas payé.
6Gestion des règlements (lettrage)
Au fil des paiements des financeurs, mettre à jour le statut des factures via l'onglet « Facturation » > « Factures » par enregistrement du règlement :
- Identifier le n° de la facture à lettrer via le compte bancaire de FORMAFLOW, un avis de virement, un chèque reçu ou les plateformes digitales des financeurs.
- Sélectionner la facture (le plus simple : cocher puis saisir le n° de facture), enregistrer le règlement en indiquant la date d'encaissement (pour faciliter les analyses comptables), puis lettrer l'écriture.
- La facture passe alors au statut « réglé ».
7Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — GF = Gestion facturation · Cpta = Comptabilité · Dir = Direction · RP = Responsable pédagogique/administratif.
| Activité clé | GF | Cpta | Dir | RP |
|---|---|---|---|---|
| Intégration prise en charge & construction de l'échéancier | R | C | A | I |
| Création, édition & envoi des factures | R | C | A | I |
| Génération du certificat de réalisation | R | I | A | C |
| Facturation participation 750 € (décret 2025-585) | R | C | A | I |
| Lettrage & suivi des règlements | R | A | I | I |
8Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Délai moyen d'encaissement (DSO) | ≤ 70 j | Mensuel · Comptabilité |
| Taux de réclamations financeurs | ≤ 2 % | Mensuel · Registre |
| % de cursus à rentabilité > 25 % | ≥ 30 % | Annuel · Comptabilité analytique |
9Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Accord de prise en charge (OPCO / financeur) | Déclenche la facturation ; fournit tarif & n° d'identification apprenti |
| Fiche apprenant & échéancier (FORMAFLUX) | Paramétrage du financement et des échéances |
| Facture & certificat de réalisation | Pièces adressées au financeur (plateforme Web ou e-mail) |
| Feuilles d'émargement | Justificatifs pouvant être joints au financeur |
| Tableau extra-comptable des échéances | Suivi de la participation forfaitaire 750 € (décret 2025-585) |