Process Support — Gérer les ressources matérielles
Gérer les ressources matérielles
Maitriser la disponibilité des ressources matérielles pour assurer avec qualité les actions de formation.
- Cahier des charges (analyse des besoins en fonction des cursus et des modules)
- Proposition de prix
- Accréditation des nouveaux fournisseurs
- Politique RSE et DD
- Analyse des réponses
- Entretiens
- Négociation
- Tests du matériel et des logiciels
- Gérer les stocks et les immobilisations
- Contrats de référencement
- Demandes de prix
- Bon de commandes
- Notation qualité
1Objet & finalité
Cette procédure décrit le processus de gestion des ressources matérielles. Sa finalité est de maîtriser la disponibilité des ressources matérielles pour assurer avec qualité les actions de formation, depuis la sélection des fournisseurs jusqu'à la gestion des stocks et des immobilisations.
2Domaine d'application
Le processus s'applique à l'acquisition, à la mise à disposition et au suivi de l'ensemble des matériels et logiciels nécessaires aux actions de formation, ainsi qu'au référencement et à l'évaluation des fournisseurs associés.
3Logigramme / déroulement
Éléments d'entrée · activités · éléments de sortie
| Éléments d'entrée | Principales activités | Éléments de sortie |
|---|---|---|
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4Parties intéressées, ressources & moyens
- Direction du Groupe PSB
- Direction de l'organisme
- Équipe pédagogique
- Apprenants / Stagiaires
- Études comparatives des performances des matériels
- Contrats SAV
- Conditions générales de vente et/ou de location
- Charte RSE et DD du fournisseur
- Direction du Groupe PSB
- Direction de l'organisme
- Équipe pédagogique
- Équipe administrative
5Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — Dir. PSB = Direction du Groupe PSB · Dir. org. = Direction de l'organisme · Éq. péd. = Équipe pédagogique · Éq. adm. = Équipe administrative.
| Activité clé | Dir. PSB | Dir. org. | Éq. péd. | Éq. adm. |
|---|---|---|---|---|
| Analyse des besoins & cahier des charges | I | A | R | C |
| Sélection des fournisseurs (analyse, entretiens, négociation) | A | R | C | C |
| Tests du matériel & des logiciels | I | C | R | C |
| Commande & référencement | A | R | I | R |
| Gestion des stocks & immobilisations | I | A | C | R |
6Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Taux de conformité des commandes | 100 % | Continu · Suivi commandes |
| Respect des délais de livraison | ≥ 95 % | Continu · Suivi commandes |
| Disponibilité des moyens au démarrage | ≥ 90 % | Par session · Check-list démarrage |
7Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Cahier des charges de sélection des fournisseurs | Cadre l'analyse des besoins et la mise en concurrence |
8Liens avec les référentiels qualité
| Référentiel | Critères |
|---|---|
| DATADOCK | 1.3, 2.1, 2.2, 3.1, 3.2 |
| QUALIOPI | 4.17, 4.19 |