Process Management : Mesurer, analyser & améliorer en continu
Analyser les risques sur la qualité des formations
Ce que prouve cette procédure :Qualiopi : 7.31, 7.32 (et, par les risques traités, 1.1, 1.2, 2.7, 3.12, 3.14, 4.19, 4.20, 6.27, 7.33)Mission : O6
Situer cette procédure dans le processus « Mesurer, analyser & améliorer en continu »
Assurer que le management de la qualité soit établi, mis en œuvre et entretenu. Améliorer en permanence l'efficacité du système de management de la qualité.
Ce qui entre
- Exigences du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (référentiel national qualité à 33 indicateurs)
- Exigences de la certification QUALIOPI
- Revues de processus
→
Activités clés du processus
- Maitriser les documents et les enregistrements du SMQ
- Réaliser des audits internes
- Mettre en œuvre les actions de l'amélioration continue
- Surveiller et mesurer la performance du SMQ
- Evaluer la satisfaction des apprenants, stagiaires, Clients/Employeurs et organismes financeurs
→
Ce qui sort
- Documents et enregistrements maitrisés
- Résultats des audits internes
- Fiche de dysfonctionnement ou écart
- Etat des actions d'amélioration mises en œuvre
1Objet & finalité
Formaliser l'analyse des risques sur la qualité des formations délivrées que la démarche d'amélioration continue doit intégrer depuis le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (indicateur 7.32). La procédure fixe la méthode d'identification, de cotation et de traitement des risques, la fréquence de leur revue et leur articulation avec la revue de processus et le conseil de perfectionnement ; elle porte le registre des risques qualité de FORMAFLOW.
Définition : un risque qualité est un événement possible qui, s'il survenait, compromettrait l'atteinte des objectifs d'une action de formation, la sécurité ou les droits des Apprenants, la délivrance de la certification ou la conformité au référentiel national qualité. Il se distingue de l'aléa (événement survenu, traité selon PMA-AC-17.01 Actions correctives) et de la réclamation (PMA-AC-24).
2Domaine d'application
Toutes les actions de formation de FORMAFLOW (apprentissage, formation continue, actions sous-traitées), tous les processus du SMQ et toutes les certifications préparées. Le registre est unique ; chaque risque est rattaché à un processus et à un pilote.
3Déroulement
Pilotes de processus
Identification des risques→Description : causes, effets, processus
Pilote / Référent qualité
Cotation probabilité × gravité→Niveau de criticité ?
Direction
Mesures, responsable, échéance→Validation & inscription au registre
Revue de processus
Suivi des mesures & recotation→Registre révisé & présenté au conseil de perfectionnement
3.1 Identification
Les risques sont identifiés par les pilotes de processus à partir des sources suivantes : aléas enregistrés, réclamations, fiches de dysfonctionnement, écarts d'audit interne et d'audit à blanc, résultats des enquêtes de satisfaction et de l'évaluation des enseignements par les apprentis, rapport des taux de réussite, rapport annuel des ruptures, avis du conseil de perfectionnement, veille réglementaire (certifications, financements). Tout collaborateur peut proposer un risque au Référent qualité.
3.2 Cotation
| Note | Probabilité (P) | Gravité (G) |
|---|---|---|
| 1 | Improbable : jamais constaté, conditions d'apparition peu plausibles | Mineure : gêne ponctuelle, sans effet sur les objectifs ni sur les Apprenants |
| 2 | Possible : déjà constaté ailleurs ou exceptionnellement chez FORMAFLOW | Significative : effet limité sur une séquence ou un groupe, rattrapable |
| 3 | Probable : constaté chez FORMAFLOW au cours des trois dernières années | Grave : objectifs d'une action compromis, préjudice pour des Apprenants, non-conformité au référentiel |
| 4 | Fréquent : constaté chaque année ou plusieurs fois par an | Critique : atteinte à la sécurité ou aux droits des personnes, certification non délivrable, perte de la certification qualité |
Criticité C = P × G (de 1 à 16). Niveaux : C ≤ 4 risque maîtrisé, surveillance en revue annuelle ; 5 ≤ C ≤ 8 risque à traiter, mesure obligatoire avec échéance ; C ≥ 9 risque prioritaire, mesure décidée par la Direction sous un mois et suivi à chaque revue de processus. Toute gravité 4 entraîne une mesure, quelle que soit la probabilité.
3.3 Mesures, responsable, échéance
Pour chaque risque à traiter ou prioritaire, la Direction arrête une ou plusieurs mesures de prévention (réduire la probabilité) ou de protection (réduire la gravité), désigne un responsable et fixe une échéance. Les mesures sont reportées au plan d'actions de l'amélioration continue. Après réalisation, le risque est recoté (criticité résiduelle).
3.4 Revue
- À chaque revue de processus (au moins une fois par an et par processus) : revue des risques du processus, recotation au vu des aléas et réclamations survenus, vérification des mesures (PMA-AC-17.02 Audits internes & revues de processus).
- Revue globale annuelle du registre par la Direction, avant l'audit à blanc sur le référentiel à 33 indicateurs.
- Revue anticipée dès qu'un aléa grave ou répété, une réclamation fondée grave, un signalement de violence ou de harcèlement ou un changement réglementaire touche un risque inscrit.
- Chaque revue incrémente la version du registre et date les cotations modifiées ; les versions antérieures sont conservées.
4Articulation avec la revue de processus, le conseil de perfectionnement et le DUERP
| Instance | Contribution au registre des risques |
|---|---|
| Revue de processus | Point inscrit à l'ordre du jour : risques du processus, cotations, mesures, risques nouveaux ; décisions consignées au compte rendu et reportées au registre. |
| Conseil de perfectionnement | Présentation, à chaque réunion, de la synthèse des risques prioritaires, des aléas significatifs et des mesures engagées ; recueil de l'avis des apprentis, des formateurs et des entreprises représentés, consigné au compte rendu ; les risques signalés par le conseil sont inscrits au registre (PMA-OS-19). |
| Audit à blanc annuel | Vérifie l'existence et la mise à jour du registre et l'efficacité des mesures ; tout écart d'audit est coté comme risque. |
| Traitement des aléas et des réclamations | Chaque aléa et chaque réclamation fondée sont rattachés à un risque du registre ou font proposer un risque nouveau (PMA-AC-17.01, PMA-AC-24). |
| Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP, version #10) | Partage des objets : le DUERP évalue les risques pour la santé et la sécurité des personnes (salariés, formateurs, intervenants, Apprenants présents dans les locaux), au titre des articles L4121-1 à L4121-5 et R4121-1 à R4121-4 du Code du travail ; le présent registre évalue les risques pour la qualité des formations (indicateur 7.32). Un même événement peut relever des deux : il est alors inscrit dans chacun, avec les mêmes faits, la même cotation et les mêmes mesures, et chaque ligne renvoie à l'autre. Risque commun : R08 (violences, harcèlement, agissements sexistes et discriminations) correspond aux lignes « harcèlement moral et sexuel, agissements sexistes et discriminations » des unités de travail 1 à 3 du DUERP, avec la même cotation. Risque lié : R10 (compétences clés et cumul de fonctions) a pour pendant, côté santé, la ligne « charge mentale » des unités de travail 1 et 2 ; les cotations peuvent différer parce que les conséquences évaluées diffèrent (continuité des formations d'un côté, santé des personnes de l'autre), mais les mesures sont communes et se renvoient l'une à l'autre. Règle commune : le DUERP applique depuis sa version #9 la même échelle et les mêmes seuils que la section 3.2 (C ≤ 4 maîtrisé, 5 à 8 à traiter, C ≥ 9 prioritaire, gravité 4 : mesure obligatoire). Mise à jour conjointe : toute recotation d'un risque commun ou lié, tout signalement ou toute modification de l'organisation qui l'affecte entraîne la mise à jour simultanée des deux documents ; la revue globale annuelle du registre et la révision annuelle du DUERP sont conduites à la même date, et leur bilan est présenté au conseil de perfectionnement (ND-CP-01). |
5Registre initial des risques qualité
Cotation de départ : les risques ci-dessous sont des risques génériques retenus pour l'ouverture du registre. Leur cotation (P, G, C et niveau selon la règle de la section 3.2), leur responsable et leur échéance constituent une cotation de départ, confirmée ou modifiée par la Direction lors de la première revue du registre, avant le 15/12/2026 ; les mesures indiquées sont des mesures existantes ou envisagées à confirmer. Le registre est complété par les pilotes de processus des risques propres à chaque certification.
| N° | Risque | Causes possibles | Effets sur la qualité | P | G | C | Mesures (existantes ou proposées) | Responsable | Échéance |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R01 | Indisponibilité d'un formateur | Absence imprévue ou prolongée, fin de mission d'un salarié ou d'un prestataire | Heures non dispensées, rupture de progression, retard sur le référentiel | 3 | 2 | 6 (à traiter) | Vivier de formateurs suppléants par module ; supports et progression déposés sur la plateforme ; clause de prévenance dans les contrats de prestation ; traitement en aléa (PMA-AC-17.01) | référent pédagogique | 31/12/2026 |
| R02 | Certification en fin d'enregistrement ou au code modifié | Échéance RNCP ou RS, non-renouvellement, changement de code, d'intitulé ou de certificateur | Certification non délivrable, information du public erronée, préjudice pour les Apprenants | 3 | 4 | 12 (prioritaire, gravité 4) | Classeur des habilitations avec alerte à six mois (PM-CAF-17.01) ; revue de l'information publiée (PMA-CO-19) ; information écrite des inscrits | JMLB | 31/12/2026 |
| R03 | Changement des règles de financement ou retard de paiement d'un financeur | Évolution des niveaux de prise en charge, des règles OPCO ou CPF, retard ou refus de paiement | Tension de trésorerie, décision de maintien d'une session, impact sur la continuité des prestations | 4 | 3 | 12 (prioritaire) | Veille réglementaire ; suivi mensuel des encaissements par financeur ; relances formalisées ; information des entreprises et Apprenants concernés | JMLB | 31/12/2026 |
| R04 | Promotion à très faible effectif | Inscriptions inférieures aux prévisions, abandons | Dynamique de groupe réduite, équilibre économique fragilisé, maintien de la session en question | 3 | 2 | 6 (à traiter) | Seuil d'ouverture défini par formation ; décision tracée de maintien, regroupement ou report ; information des inscrits et des entreprises | JMLB | 31/12/2026 |
| R05 | Module à distance non suivi | Absence de connexion, activités non réalisées, défaut d'équipement ou d'accompagnement | Heures non effectives, compétences non acquises, non-respect de l'ind. 4.19 | 1 | 2 | 2 (maîtrisé) | Relevé d'activité sur la plateforme ; relance individuelle ; information de l'entreprise pour un apprenti ; remédiation en présentiel (PM-RAF-17.02) | référent pédagogique | revue annuelle |
| R06 | Sous-traitant non conforme | Non-respect du référentiel, de la charte de sous-traitance V5 ou des obligations contractuelles | Qualité des interventions dégradée, non-conformité Qualiopi (ind. 6.27) | 2 | 3 | 6 (à traiter) | Clauses contractuelles de traçabilité (PS-MAP-19) ; audit des prestataires (PS-MAP-24) ; évaluation des enseignements par les apprentis (PM-EC-26.01) | référent pédagogique | 31/12/2026 |
| R07 | Rupture de contrat d'apprentissage | Difficultés chez l'employeur ou au CFA, désengagement de l'apprenti, violences ou discriminations | Interruption du parcours, perte de chance pour l'apprenti | 3 | 3 | 9 (prioritaire) | Repérage précoce et traitement sans délai (PM-RAF-24) ; rapport annuel des ruptures ; médiation | Responsable de formation | 31/12/2026 |
| R08 | Signalement de violence ou de harcèlement | Violence, y compris sexiste ou sexuelle, harcèlement ou discrimination au CFA, chez un prestataire ou en entreprise | Atteinte à la sécurité et à la santé des personnes, responsabilité de FORMAFLOW | 2 | 4 | 8 (à traiter, gravité 4 : mesure obligatoire) | Charte de déontologie, référent désigné, dispositif de signalement FORMAFLUXX, traitement selon PM-RAF-26.01 ; articulation avec les réclamations (PMA-AC-24) ; risque commun avec le DUERP #10 (unités de travail 1 à 3), même cotation 2 × 4 = 8 | référente violences, harcèlement et discriminations (Céline Bunas Badier) | 01/11/2026 |
| R09 | Absentéisme des apprentis | Contraintes imposées par l'employeur, désengagement, difficultés de transport, de logement ou de santé, apprenti sans employeur pendant sa recherche, absences non justifiées tolérées | Heures contractualisées non réalisées (taux de réalisation, ind. 1.2), progression interrompue, échec à l'examen, rupture du contrat, contestation de la prise en charge par l'OPCO | 4 | 3 | 12 (prioritaire) | Émargement par demi-journée et relevé d'assiduité FORMAFLUXX (PM-RAF-17.03) ; appel le jour même et justificatif sous 48 h (règlement intérieur, art. 7) ; tableau mensuel des absences injustifiées adressé à l'employeur qui l'a demandé dans la fiche contact (personnel administratif pour la paie, ou maître d'apprentissage ou tuteur) et, pour un mineur, information des représentants légaux ; seuil d'alerte à 10 % d'absence sur un module déclenchant un entretien et un plan de rattrapage ; rapport semestriel de l'absentéisme par promotion présenté au conseil de perfectionnement | Responsable de formation (Céline BUNAS) | 15/12/2026 |
| R10 | Perte ou insuffisance de compétences clés | Départ d'un formateur salarié non remplacé, concentration de plusieurs fonctions sur une même personne (référente handicap, référente violences, médiatrice interne ; Gérant référent pédagogique de toutes les formations, référent mobilité nationale et président du conseil de perfectionnement), compétences non actualisées (pédagogie, violences sexistes et sexuelles, animation à distance), part d'heures assurées par des intervenants permanents proche du seuil réglementaire | Continuité pédagogique et des missions de référent compromise en cas d'absence, qualité des enseignements dégradée, non-conformité aux ind. 4.20, 5.21 et 5.22 | 3 | 3 | 9 (prioritaire) | Cartographie annuelle des compétences et des fonctions (PS-RH-19.02) ; suppléant désigné par écrit pour chaque fonction de référent et pour la médiation ; plan de formation incluant la pédagogie et les violences sexistes et sexuelles ; calcul annuel de la part d'heures assurées par des permanents et, sous le seuil, supervision renforcée (PMA-OS-19) ; procédures et supports déposés sur FORMAFLUXX ; risque lié au DUERP #10 (charge mentale, unités de travail 1 et 2, cotée 3 × 4 = 12), mesures communes. Décision de la Direction du 03/11/2026, confirmée le 08/11/2026 : risque accepté et maîtrisé par suppléance interne, sans recrutement compte tenu de la taille de la structure (7 salariés) : Fabrice PEYROT, suppléant du référent pédagogique ; Jean-Marc LE BLOUCH, suppléant de Céline BUNAS BADIER pour toutes ses fonctions (Responsable de formation, référente handicap, référente violences, harcèlement et discriminations, médiatrice interne) ; fonctions et suppléances inscrites dans SMQ-FON-01. Conduite à tenir en cas d'absence prolongée du Gérant (plus de cinq jours ouvrés) : Fabrice PEYROT assure la revue hebdomadaire des déroulés et la coordination pédagogique ; Céline BUNAS BADIER assure la continuité du suivi des Apprenants et des entreprises ; les heures de formation du Gérant sont réattribuées en priorité à des formateurs permanents (indicateur 4.20) ; les approbations restent au Gérant, qui les donne à distance lorsqu'il le peut ; si l'absence l'en empêche, une délégation écrite, temporaire et limitée aux actes qui ne peuvent attendre (signature de contrats et de conventions, engagements financiers urgents) est établie par le Gérant ou, à défaut, selon les statuts de la société. | JMLB | 31/01/2027 |
| R11 | Fragilisation du réseau de partenaires | Entreprises d'accueil qui ne reconduisent pas leur apprenti ou se désengagent du suivi, apprentis sans employeur à la rentrée, visites en entreprise insuffisamment tracées, retrait ou changement d'un certificateur ou d'un partenaire de formation, liens non formalisés avec France Travail, le service public de l'orientation ou les branches | Apprentis sans contrat ou en rupture, perte d'une certification préparée, recrutement fragilisé, non-conformité aux ind. 6.28 et 6.29 | 3 | 3 | 9 (prioritaire) | Fichier des entreprises partenaires et des maîtres d'apprentissage tenu à jour ; visite ou échange tracé par compte rendu pour chaque apprenti ; réunions périodiques avec les tuteurs ; représentation des entreprises au conseil de perfectionnement (ND-CP-01) ; conventions ou échanges écrits avec France Travail, le service public de l'orientation et les branches ; suivi des habilitations et des partenaires certificateurs (lien avec R02) | Responsable de formation (Céline BUNAS) et JMLB | 31/12/2026 |
| R12 | Fragilité du modèle économique | Baisse des effectifs (41 inscrits à la rentrée 2026 contre 50 en 2025), suspension de cursus faute de candidats, désaffection d'une filière, évolution des niveaux de prise en charge, retards de paiement des financeurs (R03), promotions à faible effectif (R04) | Moyens pédagogiques réduits, regroupements de cursus au détriment des spécificités pédagogiques, difficulté à mener les apprentis engagés jusqu'au terme de leur formation, perte de la capacité à recruter ou retenir les formateurs | 3 | 4 | 12 (prioritaire, gravité 4) | Tableau de bord mensuel des effectifs, du chiffre d'affaires et de la trésorerie par formation ; budget prévisionnel et révision trimestrielle (PS-RF-19.01) ; seuils d'ouverture et décision tracée de maintien ou de regroupement, avec validation pédagogique préalable ; plan de recrutement et de cooptation ; diversification de l'offre (titres, AFEST) ; engagement écrit de mener à leur terme les formations engagées ; synthèse annuelle présentée au conseil de perfectionnement | JMLB | 31/12/2026 |
Cotation de départ proposée le 23/10/2026 (R01 à R08) et le 31/10/2026 (R09 à R12), à confirmer par JMLB lors de la première revue. Les risques R09 à R12 répondent à l'obligation spécifique CFA de l'indicateur 7.32 du guide de lecture V10 : analyse des risques portant sur la gestion des absences (R09), des compétences (R10), des partenariats (R11) et du modèle économique (R12).
Registre version V2 du 31/10/2026. Première revue du registre : avant le 15/12/2026.
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Pil. = Pilote de processus · Réf. = Référent qualité · Dir. = Direction · CP = conseil de perfectionnement. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Pil. | Réf. | Dir. | CP |
|---|---|---|---|---|
| Identification & description des risques | R | C | A | C |
| Cotation probabilité × gravité | R | C | A | I |
| Décision des mesures, responsables & échéances | C | C | R | I |
| Tenue & versionnage du registre | C | R | A | I |
| Revue en revue de processus & revue globale annuelle | R | C | A | I |
| Présentation au conseil de perfectionnement & recueil de son avis | I | C | R | C |
R ResponsableA Approbateur
C ConsultéI Informé
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART, reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Risques du registre cotés, avec responsable et échéance | 100 % | À chaque revue · Registre |
| Processus dont les risques ont été revus dans l'année | 100 % | Annuel · Comptes rendus de revue |
| Mesures réalisées à l'échéance | ≥ 90 % | Semestriel · Registre & plan d'actions |
| Aléas rattachés à un risque du registre | 100 % | Trimestriel · Registre des aléas |
8Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Registre des risques qualité (versionné) | Risques, cotations, mesures, responsables, échéances, revues |
| Registre des aléas & fiches de dysfonctionnement (PMA-AC-17.01) | Événements survenus, base de la recotation |
| Registre des réclamations (PMA-AC-24) | Réclamations fondées, base de la recotation |
| Comptes rendus des revues de processus | Décisions relatives aux risques |
| Comptes rendus du conseil de perfectionnement | Information et avis sur les risques |
| Rapport d'audit à blanc (33 indicateurs) | Vérification de la démarche et des mesures |
| Plan d'actions de l'amélioration continue | Mise en œuvre et suivi des mesures |