Process Métier : Évaluer & certifier l'action de formation
Certifier une action de formation
Présenter chaque Apprenant à la certification visée dans le respect des exigences formelles de chaque certificateur : inscription, dossier, jury, organisation des épreuves, résultats.
- Exigences des certificateurs
- Résultats des évaluations et enquêtes
- Exigences du décret n° 2026-728
- Inscriptions (INSCRINET, CERES, certificateurs privés)
- Dossiers
- Organisation des épreuves
- Résultats
- Candidats inscrits et présentés
- Procès-verbaux
- Résultats enregistrés
1Objet & finalité
Décrire la certification d'une action de formation menée au sein de FORMAFLOW. Cette certification dépend unilatéralement des Ministères et des organismes certificateurs : le personnel administratif, le référent pédagogique et la Direction s'appuient sur les procédures et référentiels édictés par ces autorités, selon les parcours suivis.
2Domaine d'application
L'ensemble des parcours certifiants dispensés par FORMAFLOW, répartis en trois voies : diplômes de l'Éducation nationale (BTS), titres professionnels du ministère du Travail (sessions organisées sous le contrôle de la DREETS) et titres et diplômes enregistrés au RNCP par des certificateurs privés (IFOCOP, EDUCSUP, EXCELIA).
3Voie 1 : Diplômes de l'Éducation nationale (BTS)
Inscription au Rectorat
Chaque année, les apprenants sont pré-inscrits sur le site du rectorat dont dépend l'établissement (portail INSCRINET : ecc.orion.education.fr/inscrinetpro/inscription), à l'aide du code établissement (NUMRAE) et d'un mot de passe. Le service ouvre vers le 7 octobre et ferme le 15 novembre chaque année. Après validation, un numéro d'inscription (à conserver) est attribué et permet de consulter ou modifier la pré-inscription.
Pièces constitutives du dossier
- Photocopie de la carte d'identité et photocopie du diplôme (bac)
- Journée d'appel · Certificat de formation · Contrat de formation · Calendrier de la formation
- Certificat de travail (CERFA) et attestation de l'employeur
- Pour les redoublants : relevé de notes
Chaque dossier est accompagné d'une liste récapitulative des candidats classés par spécialité et par ordre alphabétique, signée du chef d'établissement (date + cachet + signature), éditée depuis le service « Suivi Établissement ».
Livret scolaire
Pour garantir la fiabilité du livret : à la fin de chaque année, chaque discipline reçoit une note et une appréciation. L'atelier professionnel est évalué sur des grilles (doit faire ses preuves, favorable, très favorable) pour les deux années, avec appréciation générale complémentaire. Toutes les rubriques (y compris les informations statistiques de bas de page) doivent être remplies. Le graphique matérialise chaque moyenne par un point (jamais une croix), en reliant les points : profil de l'étudiant en rouge, profil de la classe en noir : le respect des couleurs est impératif.
Titres concernés, selon le classeur des habilitations (PM-CAF-17.01) : notamment Secrétaire assistant médico-administratif (SAMA), Formateur professionnel d'adultes (FPA), Conseiller en insertion professionnelle (CIP) et Comptable assistant. Les sessions sont organisées sous le contrôle de l'unité départementale de la DREETS, qui valide les procès-verbaux ; le titre est délivré au nom du ministère chargé de l'emploi.
4Voie 2 : Titres professionnels du ministère du Travail
Pour chaque Titre professionnel sollicité, FORMAFLOW reçoit un courrier d'agrément précisant les informations essentielles à la certification.
Le jour de la certification
- Locaux prêts pour candidats & jury
- Salle de composition écrite + salle pour l'étude des dossiers professionnels par le jury
- Mise à disposition du matériel prévu à l'accréditation
- Modalités variables selon le référentiel du Ministère du Travail
- Se référer au Référentiel du Titre professionnel concerné
- Fiche individuelle renseignée sur CERES, non-obtention justifiée
- Jury souverain : titre complet ou blocs de compétences
- PV + fiches signés par le jury & le Responsable de session
Le procès-verbal et l'ensemble des fiches individuelles sont validés, imprimés et signés, puis envoyés à l'unité départementale de la DREETS pour validation. Le jury et le Responsable de session ne peuvent divulguer les résultats avant validation. Une fois le PV validé, le Responsable de session transmet les résultats aux candidats et les informe qu'ils peuvent venir retirer leur titre dans l'établissement.
5Voie 3 : Certificateurs privés (IFOCOP, EDUCSUP, EXCELIA)
Ces certifications sont enregistrées au RNCP par leur certificateur, qui fixe les conditions de préparation, d'évaluation et de délivrance ; FORMAFLOW s'y conforme en vertu d'une convention ou d'un partenariat inscrit au classeur des habilitations (PM-CAF-17.01).
| Certificateur | Certifications préparées | Modalités de certification |
|---|---|---|
| IFOCOP (partenariat depuis février 2020) | TP Responsable marketing opérationnel (RNCP36727), TP Responsable en ressources humaines, TP Community Manager | Critères attendus par bloc de compétences et règlement d'évaluation du certificateur. Le TP RMO fait l'objet d'une fin d'enregistrement annoncée : conduite à tenir de PM-CAF-17.01 (information des Apprenants engagés, certification de substitution). |
| EDUCSUP | M2 Manager commercial et marketing (RNCP 35208) | Règles du certificateur diffusées par le réseau FORMATIVES, via la base ELIOP. |
| EXCELIA | Master RSE et développement durable (RNCP 37769) | Grilles d'évaluation et règles de délivrance d'EXCELIA, dans le cadre du partenariat. |
Les demandes d'aménagement d'épreuves pour un candidat en situation de handicap suivent PM-EC-17.05.
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Adm. = équipe administrative · RéfP = référent pédagogique · Dir. = Direction · Cert. = Autorité / organisme certificateur. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Adm. | RéfP | Dir. | Cert. |
|---|---|---|---|---|
| Inscription / pré-inscription (INSCRINET, CERES) | R | C | A | I |
| Constitution & envoi des dossiers | R | I | A | I |
| Recherche & constitution du jury | R | C | A | C |
| Organisation matérielle des épreuves | R | C | A | I |
| Délibération & délivrance de la certification | I | C | C | R |
| Transmission des résultats aux candidats | C | R | A | I |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Apprenants inscrits et présentés à la certification visée | 100 % | Par session · dossiers et listes d'inscription |
| Pré-inscriptions BTS validées sur INSCRINET avant la fermeture du serveur (mi-novembre) | 100 % | Annuel · confirmations INSCRINET |
| Dossiers de candidature complets transmis avant la date limite du certificateur | 100 % | Par session · accusés de transmission |
| Taux de réussite par certification, publié avec ses modalités de calcul | Suivi, publié | Annuel · procès-verbaux, PM-EC-17.03 |
8Documents & enregistrements associés
| Document / plateforme | Rôle |
|---|---|
| Portail INSCRINET (NUMRAE) | Pré-inscription des candidats BTS au Rectorat |
| Confirmations d'inscription · Listes récapitulatives | Constitution & envoi des dossiers BTS |
| Livret scolaire | Notes, appréciations & graphiques de suivi BTS |
| Plateforme CERES | Sessions, jurys, fiches individuelles & PV (titres professionnels du ministère du Travail) |
| Courrier d'agrément DREETS | Autorisation & informations de certification par titre |
| Référentiels et règlements des certificateurs privés · base ELIOP (réseau FORMATIVES, pour EDUCSUP) | Modalités de certification IFOCOP, EDUCSUP et EXCELIA |