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Process Métier — Évaluer & certifier l'action de formation

Certifier une action de formation

FORMAFLOW — Former vers le succès
Référence
PM-EC-17
Version
V6
Date d'application
15/09/2025
Rédacteur / Approbateur
FP / JMLB
Ce que prouve cette procédure —Qualiopi : 1.3, 2.7, 3.11, 3.13, 3.16, 6.23, 7.30, 7.31, 7.32Mission : O3
Situer cette procédure dans le processus « Évaluer & certifier l'action de formation »

Assurer le contrôle entre les séquences pédagogiques réalisées et les référentiels sollicités. Réaliser les différents types d'évaluations. Evaluer le transfert des compétences à l'issue de l'action de formation.

Ce qui entre
  • Exigences relatives au décret du 6 juin 2019
  • Exigences du GIE DATADOCK
  • Exigences de la certification QUALIOPI
  • Référentiels du Ministère de l'Education Nationale
→
Activités clés du processus
  • Proposer et réaliser des évaluations diagnostiques, formatives et sommatives
  • Analyser les évaluations
  • Modifier le séquençage pédagogique lors de l'action de formation
  • Réaliser des actions de remédiation pendant et après l'action de formation
  • Formaliser les plans d'actions correctifs suite à l'analyse des évaluations
→
Ce qui sort
  • Document d'évaluation apprentis/stagiaires/apprenants
  • Document d'évaluation du formateur
  • Document de certification
  • Dossier professionnel
Parties intéressées : Equipe pédagogique, Direction de l'entreprise, Apprenants et stagiaires, Organismes financeurs, CommanditairesRessources & moyens : Documents d'évaluation (Sondages, bulletins, documents de la DREETS et du Ministère de l'Education Nationale, IFOCOP, EDUCSUP, FORMATIVES, HEMA, EXCELIA…), Plateforme digitale FORMAFLUXRessources humaines : Equipe pédagogique

1Objet & finalité

Décrire la certification d'une action de formation menée au sein de FORMAFLOW. Cette certification dépend unilatéralement des Ministères et des organismes certificateurs : le personnel administratif, le Responsable pédagogique et la Direction s'appuient sur les procédures et référentiels édictés par ces autorités, selon les parcours suivis.

2Domaine d'application

L'ensemble des parcours certifiants dispensés par FORMAFLOW, répartis en trois voies : diplômes de l'Éducation nationale (BTS), Titres professionnels du Ministère du Travail (DREETS) et Titres professionnels délivrés par d'autres organismes certificateurs (IFOCOP).

3Voie 1 — Diplômes de l'Éducation nationale (BTS)

Inscription au Rectorat

Chaque année, les apprenants sont pré-inscrits sur le site du rectorat dont dépend l'établissement (portail INSCRINET : ecc.orion.education.fr/inscrinetpro/inscription), à l'aide du code établissement (NUMRAE) et d'un mot de passe. Le service ouvre vers le 7 octobre et ferme le 15 novembre chaque année. Après validation, un numéro d'inscription — à conserver — est attribué et permet de consulter ou modifier la pré-inscription.

Établissement
Éditer les confirmations d'inscription par spécialité (INSCRINET)→Éditer les listes récapitulatives avant fermeture du serveur
Candidats
Vérifier les confirmations (modifications en rouge)→Dater & signer
Établissement
Classer par spécialité & ordre alphabétique→Agrafer les pièces justificatives→Envoi au fil de l'eau au Rectorat

Pièces constitutives du dossier

  • Photocopie de la carte d'identité et photocopie du diplôme (bac)
  • Journée d'appel · Certificat de formation · Contrat de formation · Calendrier de la formation
  • Certificat de travail (CERFA) et attestation de l'employeur
  • Pour les redoublants : relevé de notes

Chaque dossier est accompagné d'une liste récapitulative des candidats classés par spécialité et par ordre alphabétique, signée du chef d'établissement (date + cachet + signature), éditée depuis le service « Suivi Établissement ».

Livret scolaire

Pour garantir la fiabilité du livret : à la fin de chaque année, chaque discipline reçoit une note et une appréciation. L'atelier professionnel est évalué sur des grilles (très insuffisant, insuffisant, satisfaisant, très satisfaisant) pour les deux années, avec appréciation générale complémentaire. Toutes les rubriques — y compris les informations statistiques de bas de page — doivent être remplies. Le graphique matérialise chaque moyenne par un point (jamais une croix), en reliant les points : profil de l'étudiant en rouge, profil de la classe en noir — le respect des couleurs est impératif.

4Voie 2 — Titres professionnels du Ministère du Travail (DREETS)

Pour chaque Titre professionnel sollicité, FORMAFLOW reçoit un courrier d'agrément précisant les informations essentielles à la certification.

À l'arrivée des apprenants
Identifier les apprenants sur CERES (1 seul identifiant par personne)→Débuter la recherche du jury (2 personnes) sur CERES→Désigner un surveillant si le titre l'exige
3 mois avant le titre
Créer la session (dates) sur CERES→Commander les sujets→Rechercher les membres du jury (liste d'habilitation)
1 mois avant le titre
Envoyer les convocations aux apprenants & au jury1 mois avant

Le jour de la certification

Locaux & matériels
  • Locaux prêts pour candidats & jury
  • Salle de composition écrite + salle pour l'étude des dossiers professionnels par le jury
  • Mise à disposition du matériel prévu à l'accréditation
Épreuves
  • Modalités variables selon le référentiel du Ministère du Travail
  • Se référer au Référentiel du Titre professionnel concerné
Délibération du jury
  • Fiche individuelle renseignée sur CERES, non-obtention justifiée
  • Jury souverain : titre complet ou blocs de compétences
  • PV + fiches signés par le jury & le Responsable de session

Le procès-verbal et l'ensemble des fiches individuelles sont validés, imprimés et signés, puis envoyés à l'unité départementale de la DREETS pour validation. Le jury et le Responsable de session ne peuvent divulguer les résultats avant validation. Une fois le PV validé, le Responsable de session transmet les résultats aux candidats et les informe qu'ils peuvent venir retirer leur titre dans l'établissement.

5Voie 3 — Autres organismes certificateurs (IFOCOP)

Depuis un partenariat conclu en février 2020 avec l'IFOCOP, FORMAFLOW propose 2 Titres professionnels dont les conditions de certification sont établies par ce certificateur dans un référentiel particulier.

Titre professionnelModalités de certification
Responsable de la RSE et du DDCritères de certification définis via des critères attendus pour chaque bloc de compétences, ainsi qu'un règlement spécifique du certificateur.
Manager Commercial et MarketingSe référer au réseau FORMATIVES, diffuseur du certificateur, via la base ELIOP.

6Rôles & responsabilités (RACI)

Fonctions — Adm. = Personnel administratif · RP = Responsable pédagogique · Dir. = Direction · Cert. = Autorité / organisme certificateur.

Activité cléAdm.RPDir.Cert.
Inscription / pré-inscription (INSCRINET, CERES)RCAI
Constitution & envoi des dossiersRIAI
Recherche & constitution du juryRCAC
Organisation matérielle des épreuvesRCAI
Délibération & délivrance de la certificationICCR
Transmission des résultats aux candidatsCRAI
R ResponsableA Approbateur C ConsultéI Informé

7Indicateurs de pilotage

Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).

IndicateurCibleFréquence / Source
Taux de réussite aux certificationsobjectif défini par parcoursAnnuel / session · PV de jury
Taux de présentation à la certification100 %Par session · Dossiers jury
Complétude des dossiers réglementaires (MEN, jury)100 %Par session · Dossiers
Taux de satisfaction en fin de formation≥ 4 / 5Fin de cursus · Enquête
Taux d'insertion / poursuite à 6 moistaux de réponse ≥ 40 %Annuel (6 mois) · Enquête anciens

8Documents & enregistrements associés

Document / plateformeRôle
Portail INSCRINET (NUMRAE)Pré-inscription des candidats BTS au Rectorat
Confirmations d'inscription · Listes récapitulativesConstitution & envoi des dossiers BTS
Livret scolaireNotes, appréciations & graphiques de suivi BTS
Plateforme CERESSessions, jurys, fiches individuelles & PV (Titres pro DREETS)
Courrier d'agrément DREETSAutorisation & informations de certification par titre
Référentiels certificateurs · Base ELIOP (FORMATIVES)Modalités de certification IFOCOP

SMQ FORMAFLOW — PM-EC-17 · Page remise en forme à la charte FORMAFLOW à partir du document V6. © Groupe PSB « Priorités Solutions Bénéfices » — FORMAFLOW.