Process Métier : Concevoir une action de formation
Créer une action de formation
Répondre à un besoin de formation. Créer des parcours de formation en adéquation avec les référentiels des organismes certificateurs et les compétences à développer en fonction des expressions de besoins des commanditaires. Homogénéiser les pratiques de construction des scénarios pédagogiques, d'utilisation des méthodes et supports pédagogiques.
- Besoins et priorités du marché
- Référentiels de l'Éducation nationale (BTS)
- Référentiels et REAC du ministère du Travail (titres professionnels)
- Référentiels des certificateurs privés (IFOCOP, EDUCSUP, EXCELIA)
- Déterminer un cahier des charges
- Elaborer des scénarios pédagogiques
- Créer de nouvelles méthodes pédagogiques
- Développer l'offre de services
- Programmes de formation
- Modules pédagogiques
- Supports de formation
1Objet & finalité
Décrire la procédure de création d’une action de formation, à mettre en œuvre selon les clés d’entrée de l’action et la réponse à apporter. La démarche en suivi diffère selon l’origine et la nature de la demande.
Pour toute action visant une certification, FORMAFLOW prouve sa capacité à assurer la certification, y compris en qualité d’organisme habilité par le certificateur, conformément à l’indicateur 2.7 du référentiel issu du décret n° 2026-728 du 1er août 2026. Aucune action certifiante n’est ouverte ni commercialisée sans cette preuve.
2Domaine d’application
S’applique à la conception de toute nouvelle action de formation par FORMAFLOW. Trois clés d’entrée sont distinguées : une demande liée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Ministère de l’Éducation nationale, une demande liée aux besoins du marché, ou la commande d’une entreprise transmise par un commanditaire.
3Logigramme : création selon la clé d’entrée
Vue d’ensemble : la clé d’entrée identifiée oriente vers l’un des trois cas de création.
La création s’appuie sur une certification enregistrée au RNCP ou sur un diplôme relevant de l’Éducation nationale. Préalable obligatoire : vérification de la capacité à certifier (section 4) et inscription de la certification au classeur des habilitations.
La création répond à un besoin identifié sur le marché de la formation.
La création répond à la commande d’une entreprise, formulée par un commanditaire.
Étapes de chaque cas
| Étape | Ce qui est fait | Qui · délai · trace |
|---|---|---|
| Cas 1 · RNCP ou Éducation nationale | 1) Analyse du référentiel : activités, compétences, blocs, modalités et calendrier d'évaluation, durée minimale (1 350 heures pour un BTS en deux ans). 2) Vérification de la capacité à certifier et ligne du classeur des habilitations (section 4). 3) Découpage en enseignements et volumes horaires. 4) Matrice de couverture : chaque compétence du référentiel est rattachée à au moins un enseignement et à une évaluation. 5) Programme et fiche formation publiés (PMA-CO-19). 6) Cursus, programme et thèmes créés dans FORMAFLUXX. 7) Scénario de chaque enseignement (PM-CAF-17.02). 8) Validation par la Direction. | RéfP · avant l'ouverture des inscriptions · classeur, matrice, programme, FORMAFLUXX |
| Cas 2 · Besoin du marché | 1) Besoin identifié par la veille (PMA-ABM-17), des demandes récurrentes, les branches ou les OPCO. 2) Étude d'opportunité : public, financement, certification visée ou non, moyens, concurrence. 3) Décision de la Direction. 4) Objectifs et programme. 5) Si la formation est certifiante, étapes 1 à 4 du cas 1 ; sinon, objectifs et modalités d'évaluation propres. 6) Étapes 5 à 8 du cas 1. | RéfP, Dir. · avant commercialisation · note d'opportunité, décision tracée |
| Cas 3 · Commande d'une entreprise | 1) Cahier des charges établi avec le commanditaire (PM-TDC-17.01, cas 3). 2) Objectifs opérationnels et évaluables validés avec lui. 3) Programme sur mesure, modalités, évaluation, intervenants. 4) Validation écrite du commanditaire. 5) Création dans FORMAFLUXX. 6) Scénario (PM-CAF-17.02). | RéfP · avant la proposition · cahier des charges, programme validé |
4Traduction de la conception dans FORMAFLUXX
La conception se traduit dans FORMAFLUXX, qui est l'outil de référence du formateur et de l'Apprenant :
| Niveau FORMAFLUXX | Ce qui y est saisi |
|---|---|
| Programme du cursus | Enseignements (modules ou blocs) et volumes horaires, conformes au référentiel et à la matrice de couverture. |
| Thème | Chaque thème d'un enseignement comporte un champ « contenu » rédigé en trois rubriques : « Contenu : … », « Attendus : … », « Évaluation : … ». Il est renseigné avant la première séance du thème. |
| Élément daté du déroulé | Pour chaque séance : objectif, méthode (expositive, démonstrative, interrogative ou active, voir PM-CAF-17.03), ressource ; les supports sont déposés par l'icône « fichiers » de l'élément. |
5Capacité à assurer la certification (ind. 2.7)
Classeur des habilitations et conventions par certification
Le référent pédagogique tient un classeur unique (une ligne par certification préparée ou envisagée), visé par la Direction, comprenant :
| Champ | Contenu & pièce justificative |
|---|---|
| Certificateur | Ministère ou organisme certificateur figurant sur la fiche France compétences. |
| Intitulé exact | Tel qu’enregistré au RNCP ou au RS. |
| Code | Code RNCP ou RS en vigueur ; ancien code le cas échéant. |
| Date d’enregistrement et date d’échéance | Relevées sur la fiche France compétences ; date de consultation notée ; capture de la fiche classée. |
| Fondement de la capacité à certifier | Diplôme d’État ouvert à FORMAFLOW (déclaration ou autorisation d’ouverture de la section, centre d’examen) ; titre professionnel (agrément du centre ou convention avec un centre agréé) ; titre RNCP ou certification RS d’un autre certificateur (convention ou contrat de partenariat, d’habilitation ou de délégation à préparer et, le cas échéant, à organiser les évaluations) ; partenariat universitaire ou d’école (convention de partenariat). |
| Période couverte | Dates de début et de fin de validité de l’habilitation ou de la convention ; promotions couvertes. |
| Échéance de la convention | Date de fin, conditions et préavis de renouvellement ; date d’alerte fixée à six mois avant l’échéance. |
| Périmètre | Certification complète ou blocs de compétences ; voies d’accès autorisées (apprentissage, formation continue, VAE) ; site de formation. |
| Obligations envers le certificateur | Conditions d’habilitation (qualification des formateurs, jurys, modalités d’évaluation, remontées de résultats) et preuve de leur respect. |
| Dernière vérification | Date, auteur, résultat (conforme / à régulariser), action engagée. |
Vérifications
| Moment | Qui | Vérification & trace |
|---|---|---|
| À chaque création d’action certifiante | référent pédagogique, visa Direction | Fiche France compétences consultée, habilitation ou convention en vigueur couvrant toute la durée du parcours et la date d’examen, périmètre conforme ; ligne du classeur créée ou mise à jour. Sans preuve, la création est suspendue. |
| À chaque rentrée | référent pédagogique, visa Direction | Revue de toutes les lignes du classeur avant l’ouverture des inscriptions : validité de l’enregistrement et de la convention jusqu’à la fin des parcours ouverts ; résultat transmis à la Direction (communication) pour la revue de conformité de l’information publiée (PMA-CO-19). |
| En continu | référent pédagogique | Veille sur les décisions de France compétences et les courriers des certificateurs ; alerte à six mois de toute échéance (enregistrement ou convention). |
Certification en fin d’enregistrement ou changement de code
- Échéance d’enregistrement ou de convention avant la fin d’un parcours : le référent pédagogique interroge par écrit le certificateur sur le renouvellement et sur les modalités de délivrance aux candidats déjà engagés ; la Direction décide d’ouvrir, de reporter ou de suspendre les inscriptions ; la décision est tracée au classeur et inscrite au registre des risques (PMA-AC-26).
- Non-renouvellement : arrêt des inscriptions, information écrite des Apprenants inscrits et des entreprises sur la certification qu’ils pourront obtenir et les conditions de sa délivrance ; recherche d’une certification de substitution suivant le cas 1 de la présente procédure ; retrait de l’offre des supports (PMA-CO-19).
- Changement de code ou d’intitulé : mise à jour du classeur (ancien et nouveau code), avenant ou nouvelle convention avec le certificateur si nécessaire, mise en correspondance du programme avec le nouveau référentiel (matrice de couverture), mise à jour des supports, des contrats et des conventions de formation ; les résultats antérieurs restent rattachés à l’ancien code.
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : RéfP = référent pédagogique · Dir. = Direction. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | RéfP | Dir. |
|---|---|---|
| Identification de la clé d'entrée et choix du cas | R | A |
| Analyse du référentiel, matrice de couverture, programme | R | A |
| Étude d'opportunité (cas 2) | R | A |
| Création du cursus, du programme et des thèmes dans FORMAFLUXX | R | I |
| Classeur des habilitations et vérification de la capacité à certifier | R | A |
| Décision en cas de fin d'enregistrement ou de changement de code | C | R A |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Actions certifiantes ouvertes disposant d'une habilitation ou convention en vigueur couvrant tout le parcours | 100 % | À chaque création et à chaque rentrée · classeur des habilitations |
| Échéances (enregistrement ou convention) identifiées au moins six mois à l'avance | 100 % | Continu · classeur des habilitations |
| Actions certifiantes disposant d'une matrice de couverture du référentiel | 100 % | À chaque création · matrice |
| Cursus, programme et thèmes créés dans FORMAFLUXX avant la première séance | 100 % | Par rentrée · FORMAFLUXX |
8Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Référentiels RNCP / Éducation nationale | Clé d’entrée du Cas 1 |
| Analyse des besoins du marché | Clé d’entrée du Cas 2 |
| Commande / cahier des charges entreprise | Clé d’entrée du Cas 3 |
| Dossier de l’action de formation créée | Formalisation de l’action conçue |
| Classeur des habilitations et conventions par certification | Preuve de la capacité à assurer la certification (ind. 2.7) |
| Habilitations, agréments et conventions signés avec les certificateurs | Pièces justificatives classées par certification |
| Captures datées des fiches France compétences | Preuve du code, de l’intitulé et des dates d’enregistrement et d’échéance |