PM-RAF-17.03 · Contrôler l'assiduité et gérer les absences, SMQ FORMAFLOW

1Objet & finalité

Garantir que la présence de chaque Apprenant est enregistrée le jour même, que toute absence est connue de l'entreprise et suivie par FORMAFLOW, et qu'un taux d'absences préoccupant déclenche un entretien d'accompagnement avant que le décrochage ne s'installe. Les émargements sont aussi les pièces justificatives exigées par les financeurs, les certificateurs et, pour les BTS, par le rectorat (durée minimale de formation de l'article D643-8 du Code de l'éducation : 1 350 heures sur deux ans, 675 heures sur un an).

2Domaine d'application

Tous les Apprenants de FORMAFLOW : apprentis, candidats à l'apprentissage pendant les trois premiers mois (article L6222-12-1 du Code du travail), stagiaires de la formation professionnelle continue, y compris les Apprenants maintenus en formation au titre de la mission (PM-RAF-24, section maintien). Toutes les formations, longues et courtes, en présentiel comme à distance.

La procédure s'arrête à l'entretien d'accompagnement : la suite (plan d'action, risque de rupture, maintien) relève de PM-RAF-24 Prévenir et gérer les ruptures de parcours.

3La règle d'assiduité

Seuil unique d'alerte : 10 %. Dès que les absences d'un Apprenant, justifiées ou non, atteignent 10 % des heures prévues sur le semestre, un entretien d'accompagnement est organisé. Ce seuil remplace toute autre valeur figurant dans le SMQ antérieur (alerte à 10 heures, assiduité cible de 95 %).

Élément	Règle
Ce qui est compté	Toutes les heures d'absence, justifiées ou non (un arrêt maladie compte). Au-delà de quinze minutes de retard, une heure d'absence au moins est comptée (règlement intérieur, article 7).
Base de calcul	Heures prévues au planning FORMAFLUXX sur le semestre en cours. Pour une formation de moins d'un an, heures prévues de la formation entière.
Source unique	Le compteur d'absences de FORMAFLUXX, alimenté par l'émargement saisi par le formateur. Aucun tableau parallèle.
Absences proches du seuil sur deux semestres	Le compteur repartant à chaque semestre, un Apprenant qui termine deux semestres consécutifs au-dessus de 8 % est convoqué au même entretien au début du semestre suivant, même s'il n'a jamais atteint 10 %.
Nature de l'entretien	Entretien d'accompagnement, jamais disciplinaire : il cherche la cause (santé, transport, logement, entreprise, orientation, difficulté d'apprentissage) et une solution. Lorsque la santé ou un handicap est en cause, la référente handicap y est associée (PM-EC-17.05).
Apprenants maintenus au titre de la mission	Ils s'engagent à une assiduité d'au moins 90 % (convention de maintien) : passer sous ce taux revient à atteindre le seuil de 10 % et déclenche le même entretien, qui examine aussi le respect de la convention (PM-RAF-24).

4Déroulement au quotidien

Formateur

Appel en début de demi-journée→Saisie de l'émargement dans FORMAFLUXX le jour même

FORMAFLUXX

Rien déclaré à 17 h ?→Rappel automatique au formateur→Le lendemain : saisie fermée au formateur

Staff

Saisie tardive ou correction, motif noté→Contrôle des justificatifs

Entreprise

Consultation en temps réel (accès tuteur 24 h/24, 7 j/7)→Tableau mensuel des absences injustifiées, si demandé (paie ou tuteur)

Référent pédagogique

Seuil de 10 % atteint ?→Entretien d'accompagnement (PM-RAF-24)

Étape	Ce qui est fait	Qui · délai · trace
1. Appel et émargement	Le formateur fait l'appel au début de chaque demi-journée et saisit l'émargement dans FORMAFLUXX le jour même, présences, absences et retards de plus de quinze minutes. En formation courte hors FORMAFLUXX, il fait signer la feuille d'émargement par demi-journée et la remet à l'équipe administrative le jour même.	Formateur · jour de la séance · émargement FORMAFLUXX ou feuille signée
2. Rappel et verrouillage	À 17 h, FORMAFLUXX envoie un rappel automatique au formateur qui n'a rien déclaré. Le lendemain, la saisie lui est fermée : seul le staff (personnel administratif et de direction de FORMAFLOW) peut encore saisir ou corriger un émargement, en notant le motif dans FORMAFLUXX. Le délai de saisie est ainsi imposé par la plateforme et toute modification ultérieure est tracée.	FORMAFLUXX, puis staff · J et J+1 · rappel, journal des corrections
3. Information de l'entreprise	Le tuteur ou le maître d'apprentissage voit les absences en temps réel grâce à son accès permanent à FORMAFLUXX. Lors de la prise de contact avec l'employeur, la fiche contact qui sert à instruire le CERFA et la convention de formation lui demande expressément s'il souhaite recevoir un tableau mensuel des absences injustifiées et à qui l'adresser : au personnel administratif, pour la paie, ou au maître d'apprentissage ou tuteur. Sa réponse est consignée dans le dossier FORMAFLUXX de l'Apprenant ; l'équipe administrative adresse ensuite le tableau chaque mois au destinataire désigné, et la trace de l'envoi sert de preuve de l'information de l'employeur. Transition jusqu'au 02/01/2027 : tant que l'article 7 du règlement intérieur du 01/11/2026 prévoit un relevé mensuel des absences pour tout employeur, le tableau est adressé à tous les employeurs ; la fiche contact sert alors à désigner son destinataire. La possibilité de ne pas le recevoir s'appliquera avec le règlement intérieur révisé au 02/01/2027. Pour un Apprenant mineur, les représentants légaux sont informés des absences injustifiées, sauf si cela mettait le mineur en danger.	FORMAFLUXX et équipe administrative · en continu ; mensuellement si l'employeur l'a demandé · choix consigné dans la fiche contact, envois tracés
4. Justification	L'Apprenant prévient le Responsable de formation le jour même et justifie son absence sous 48 heures. Seuls sont acceptés l'arrêt de travail, la convocation officielle et le certificat de décès d'un proche (règlement intérieur, article 7). Le justificatif est déposé dans le dossier FORMAFLUXX de l'Apprenant. Une absence non justifiée reste comptée et peut donner lieu à une retenue sur salaire par l'employeur.	Apprenant, puis staff · 48 h · justificatif dans FORMAFLUXX
5. Contact après une absence non justifiée	Le Responsable de formation contacte l'Apprenant (téléphone, SMS, messagerie FORMAFLUXX) dès la première absence non justifiée, pour en connaître la cause. Cette prise de contact vise le décrochage, pas la sanction : elle révèle souvent un problème de transport, de santé ou de relation avec l'entreprise. Une remontée de catégorie « absence » déposée par l'Apprenant dans l'outil de remontées de FORMAFLUXX est traitée de la même façon.	Responsable de formation · dès le constat · trace du contact dans FORMAFLUXX
6. Suivi du seuil	Chaque lundi, lors de la revue hebdomadaire (PMA-OS-19), le référent pédagogique relève dans le compteur FORMAFLUXX les Apprenants qui atteignent 10 % des heures prévues sur le semestre, et en fin de semestre ceux qui dépassent 8 % pour la seconde fois consécutive.	Référent pédagogique · chaque lundi · liste datée
7. Entretien d'accompagnement	L'entretien a lieu dans les cinq jours ouvrés suivant le constat, avec l'Apprenant et, pour un apprenti, en associant l'employeur (présence, appel ou compte rendu transmis). Il suit le guide d'entretien de PM-RAF-24 (perception, difficultés, projet, solutions, engagement) et se conclut par un compte rendu daté dans FORMAFLUXX. Les suites (plan d'action, fiche « risque de rupture », médiation, maintien) relèvent de PM-RAF-24.	Référent pédagogique ou Responsable de formation · 5 jours ouvrés · compte rendu FORMAFLUXX
8. Conservation	Les émargements, justificatifs et comptes rendus sont conservés dans FORMAFLUXX, qui fait foi ; les feuilles papier des formations courtes sont numérisées et classées dans le dossier de la session. Ils sont produits sur demande au financeur, au certificateur ou au rectorat.	Équipe administrative · fin de session · dossier FORMAFLUXX

5Cas particuliers

Cas 1 Séance à distance

La présence est constatée par la connexion et la participation (caméra ou échanges) ; le formateur saisit l'émargement dans FORMAFLUXX selon les mêmes règles. Une connexion sans participation est traitée comme une absence après un rappel à l'Apprenant pendant la séance.

Cas 2 Formation courte (formation continue)

Feuille d'émargement signée par demi-journée par chaque stagiaire et le formateur, remise le jour même à l'équipe administrative, qui la contrôle et la classe. Une absence est signalée immédiatement à l'équipe administrative, qui contacte le stagiaire et le client (PM-RAF-24, formation de courte durée). Le certificat de réalisation reprend les heures effectivement suivies.

Cas 3 Candidat à l'apprentissage sans contrat et Apprenant maintenu

Le candidat pendant les trois premiers mois et l'Apprenant maintenu au-delà sont suivis comme les autres Apprenants. Leur assiduité est l'un des critères examinés par la commission de maintien (assiduité supérieure à 85 % durant les trois premiers mois) puis l'un de leurs engagements (au moins 90 %).

6Rôles & responsabilités (RACI)

Fonctions : Form. = formateur (salarié ou sous-traitant) · Adm. = équipe administrative · RF = Responsable de formation · RéfP = référent pédagogique · Dir. = Direction. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.

Activité clé	Form.	Adm.	RF	RéfP	Dir.
Appel et saisie de l'émargement le jour même	R	I		I	A
Saisie tardive ou correction après verrouillage (motif noté)	C	R	R	I	A
Contrôle des justificatifs et tableau mensuel des absences injustifiées au destinataire désigné par l'employeur		R	C	I	A
Contact de l'Apprenant après une absence non justifiée	I	C	R	I	A
Suivi hebdomadaire du seuil de 10 %		C	C	R	A
Entretien d'accompagnement	C	I	R	R	A

R RéaliseA ApprouveC ConsultéI Informé

7Indicateurs de pilotage

Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.

Indicateur	Cible	Fréquence / Source
Demi-journées dont l'émargement est saisi le jour même (sans saisie tardive par le staff)	≥ 98 %	Mensuel · journal FORMAFLUXX
Apprenants ayant atteint le seuil de 10 % reçus en entretien dans les 5 jours ouvrés	100 %	Mensuel · compteur et comptes rendus FORMAFLUXX
Tableaux mensuels des absences injustifiées transmis, au destinataire désigné, aux employeurs qui les ont demandés	100 %	Mensuel · envois tracés
Absences justifiées sous 48 h	≥ 90 %	Semestriel · dossiers FORMAFLUXX

8Documents & enregistrements associés

Document	Rôle
Émargement et compteur d'absences FORMAFLUXX	Source unique de la présence et du taux d'absences (formations longues)
Feuille d'émargement par demi-journée	Pièce justificative des formations courtes hors FORMAFLUXX
Journal des corrections FORMAFLUXX	Trace des saisies tardives et corrections faites par le staff
Fiche contact employeur (choix du tableau mensuel et de son destinataire) · tableau mensuel des absences injustifiées	Information de l'employeur selon son choix : personnel administratif pour la paie, ou maître d'apprentissage ou tuteur
Justificatifs d'absence	Classés dans le dossier FORMAFLUXX de l'Apprenant
Compte rendu d'entretien d'accompagnement	Trace de l'entretien au seuil de 10 %, suite dans PM-RAF-24
Règlement intérieur du 01/11/2026, article 7	Règles d'absence, de retard et de justification opposables aux Apprenants