Process Métier — Réaliser l'action de formation
Contrôler la présence en session de formation
Homogénéiser les pratiques d'animation de formation. Développer la qualité de l'animation des sessions de formation et de facto de l'apprentissage. Assurer la satisfaction des apprenants et stagiaires lors de l'action de formation. Fiabiliser les informations contenues dans les documents de clôture de la session de formation.
- Besoins d'amélioration
- Innovations pédagogiques
- Scénarios pédagogiques
- Supports pédagogiques
- Accueillir le public formé
- Animer une action de formation
- Prévenir les ruptures de parcours
- Etats de présence
- Evaluation à chaud de la satisfaction des apprenants, stagiaires, clients/employeur et organismes financeurs
- Etats de ruptures et abandons des actions de formation
1Objet & finalité
Décrire les modalités de contrôle de la présence (assiduité) des stagiaires et apprenants en session de formation, afin d'assurer l'édition et la conservation des feuilles d'émargement, pièces justificatives indispensables au financement, à la facturation et aux exigences des certificateurs.
2Domaine d'application
Toutes les sessions de formation FORMAFLOW. Les modalités de contrôle diffèrent selon le type de formation : formations courtes et formations longues. Le personnel en charge de l'administratif et le formateur veillent conjointement au respect de la procédure.
3Déroulement
4Modalités selon le type de formation
Le contrôle de présence s'appuie sur un modèle de feuille d'émargement renseigné en séance. La feuille est signée par les stagiaires et le formateur, puis transmise au personnel administratif pour contrôle et archivage.
Le suivi s'effectue via les écrans de contrôle de la plateforme FORMAFLUX, qui assurent l'édition régulière des feuilles d'émargement tout au long du parcours. La plateforme LMS centralise et conserve les émargements.
5Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — Adm. = personnel administratif · DS = Direction du site · Form. = Formateur.
| Activité clé | Adm. | DS | Form. |
|---|---|---|---|
| Émargement en séance (par demi-journée) | C | A | R |
| Édition des feuilles d'émargement | R | A | C |
| Contrôle de complétude & relance | R | A | I |
| Archivage & conservation (FORMAFLUX) | R | A | I |
6Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Taux de participation aux évaluations à chaud | ≥ 80 % | Fin de session ou intermédiaire selon la durée du parcours · Questionnaires |
| Taux de satisfaction à chaud | ≥ 4 / 5 | Fin de session · Questionnaires |
| Taux d'assiduité | ≥ 95 % | Par session · Émargements |
| Taux d'abandon en cours de formation | ≤ 10 % | Annuel · Suivi des parcours |
7Documents & enregistrements associés
| Document | Rôle |
|---|---|
| Modèle de feuille d'émargement | Pièce justificative de présence (formations courtes) |
| Écrans de contrôle FORMAFLUX / LMS | Suivi et édition des émargements (formations longues) |
| Registre de présence | Traçabilité pour financeurs et certificateurs |