Process Métier — Réaliser l'action de formation
Démarrer une session de formation
Homogénéiser les pratiques d'animation de formation. Développer la qualité de l'animation des sessions de formation et de facto de l'apprentissage. Assurer la satisfaction des apprenants et stagiaires lors de l'action de formation. Fiabiliser les informations contenues dans les documents de clôture de la session de formation.
- Besoins d'amélioration
- Innovations pédagogiques
- Scénarios pédagogiques
- Supports pédagogiques
- Accueillir le public formé
- Animer une action de formation
- Prévenir les ruptures de parcours
- Etats de présence
- Evaluation à chaud de la satisfaction des apprenants, stagiaires, clients/employeur et organismes financeurs
- Etats de ruptures et abandons des actions de formation
1Objet & finalité
Décrire les conditions de démarrage d'une session de formation afin de créer, dès les premières minutes, un environnement propice à l'apprentissage : préparation et agencement de la salle, vérification des équipements, prise de possession de l'espace par le formateur, puis lancement de la session. L'organisation matérielle est un facteur déterminant de la réussite de l'action de formation.
2Domaine d'application
Toutes les sessions de formation animées par FORMAFLOW, qu'elles se déroulent dans nos locaux ou sur le site du client, en présentiel comme en FOAD (formation ouverte et à distance). Des dispositions particulières s'appliquent aux formations sur outil informatique (bureautique, CAO/DAO/PAO, digital) et aux sessions à distance.
3Déroulement
4Organiser la salle de formation
Se positionner & gérer les distances
Le formateur doit être vu de tous les stagiaires, pouvoir se rapprocher de chacun et se déplacer facilement. L'équilibre des distances entre l'émetteur (le formateur) et les récepteurs (les stagiaires) est un paramètre essentiel pour optimiser la communication.
| Zone | Distance | Impact | Qualité de communication |
|---|---|---|---|
| 1 | Intime (0,5 m) | Défaut de communication de groupe | Agression et non-écoute |
| 2 | Proche (1 à 2 m) | Contact visuel et déplacement facilité | Optimale |
| 3 | Sociale (3 à 5 m) | Vision d'ensemble du groupe | Bonne |
| 4 | Lointaine (6 m et plus) | Absence de feed-back, faibles interactions | Dégradée |
Disposer les tables
Pour évoluer aux distances proche et sociale, disposer impérativement les tables en U. Si les tables sont solidaires, optimiser son positionnement pour rester dans ces deux zones malgré la contrainte matérielle. Ce dispositif permet au formateur d'être mobile et communicant : « l'homme qui parle est un homme en mouvement ». Ne pas rester assis derrière un bureau, qui crée une barrière avec le groupe. Pour les travaux en sous-groupes liés à l'OPO (objectif pédagogique opérationnel), une disposition dédiée peut être initiée.
Équipements de base à vérifier
- Tableau blanc, chevalet de conférence (paper board), feutres et effaceur ;
- Vidéoprojecteur et connectique associée ;
- À défaut de paper board fixe : blocs de feuilles repositionnables.
Dans nos locaux, vérifier l'état et le fonctionnement du matériel — notamment le vidéoprojecteur — 15 min avant le début de la session. Sur le site du client, s'assurer auprès du personnel administratif que le matériel est disponible ; à défaut, l'apporter sur place.
L'organisation de la salle représente 50 % de la réussite de l'action. L'ensemble du matériel et des logiciels doit être opérationnel dès le début, sous peine de perdre le groupe. Le personnel en charge de l'organisation sur site (J-1) et le formateur (jour J) s'assurent au préalable de cette donnée obligatoire.
Vérifier avant la session tous les systèmes de connexion aux plateformes (ZOOM, WEBEX…) et collecter l'ensemble des adresses e-mail. Le démarrage étant plus statique pour les apprenants, le formateur séquence son travail (animation, exercices pratiques, rendus) : ne pas rester des heures en salle virtuelle.
5Démarrer la session
Une fois la salle prête, le formateur lance la session en respectant les étapes d'ouverture (accueil, présentation, cadre, recueil des attentes).
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — Adm. = personnel administratif · DS = Direction du site · Form. = Formateur.
| Activité clé | Adm. | DS | Form. |
|---|---|---|---|
| Réservation & mise à disposition de la salle | R | A | I |
| Vérification des équipements & connectique | C | A | R |
| Positionnement & disposition des tables | I | A | R |
| Contrôle des logiciels (formation informatique) | C | A | R |
| Lancement de la session | I | A | R |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Taux de participation aux évaluations à chaud | ≥ 80 % | Fin de session ou intermédiaire selon la durée du parcours · Questionnaires |
| Taux de satisfaction à chaud | ≥ 4 / 5 | Fin de session · Questionnaires |
| Taux d'assiduité | ≥ 95 % | Par session · Émargements |
| Taux d'abandon en cours de formation | ≤ 10 % | Annuel · Suivi des parcours |
8Documents & enregistrements associés
| Document | Rôle |
|---|---|
| Checklist d'équipements de salle | Vérification du matériel de base et de la connectique |
| Inventaire de la mallette du formateur | Matériel de secours à emporter |
| Procédure PM-RAF-17 « Animer une action de formation » | Dispositions FOAD et d'animation |