Process Métier : Réaliser l'action de formation
Démarrer une session de formation
Homogénéiser les pratiques d'animation de formation. Développer la qualité de l'animation des sessions de formation et de facto de l'apprentissage. Assurer la satisfaction des apprenants et stagiaires lors de l'action de formation. Fiabiliser les informations contenues dans les documents de clôture de la session de formation.
- Scénarios et supports pédagogiques
- Plannings FORMAFLUXX
- Besoins particuliers des Apprenants
- Accueillir le public formé
- Animer une action de formation
- Prévenir les ruptures de parcours
- Etats de présence
- Evaluation à chaud de la satisfaction des apprenants, stagiaires, clients/employeur et organismes financeurs
- Etats de ruptures et abandons des actions de formation
1Objet & finalité
Décrire les conditions de démarrage d'une session de formation afin de créer, dès les premières minutes, un environnement propice à l'apprentissage : préparation et agencement de la salle, vérification des équipements, prise de possession de l'espace par le formateur, puis lancement de la session. L'organisation matérielle est un facteur déterminant de la réussite de l'action de formation.
2Domaine d'application
Toutes les sessions de formation animées par FORMAFLOW, qu'elles se déroulent dans nos locaux ou sur le site du client, en présentiel comme en FOAD (formation ouverte et à distance). Des dispositions particulières s'appliquent aux formations sur outil informatique (bureautique, CAO/DAO/PAO, digital) et aux sessions à distance.
3Déroulement
4Organiser la salle de formation
Se positionner & gérer les distances
Le formateur doit être vu de tous les Apprenants, pouvoir se rapprocher de chacun et se déplacer facilement : une distance trop grande réduit les échanges, une proximité excessive met mal à l'aise. Il circule dans la salle plutôt que de rester derrière un bureau.
Disposer les tables
Lorsque la salle le permet, disposer les tables en U, qui facilite les échanges et les déplacements du formateur. Si les tables sont solidaires, optimiser son positionnement pour rester proche de chacun malgré la contrainte matérielle. Ce dispositif permet au formateur d'être mobile et communicant : Ne pas rester assis derrière un bureau, qui crée une barrière avec le groupe. Pour les travaux en sous-groupes liés à l'OPO (objectif pédagogique opérationnel), une disposition dédiée peut être initiée.
Équipements de base à vérifier
- Tableau blanc, chevalet de conférence (paper board), feutres et effaceur ;
- Vidéoprojecteur et connectique associée ;
- À défaut de paper board fixe : blocs de feuilles repositionnables.
Dans nos locaux, vérifier l'état et le fonctionnement du matériel (notamment le vidéoprojecteur) 15 min avant le début de la session. Sur le site du client, s'assurer auprès du personnel administratif que le matériel est disponible ; à défaut, l'apporter sur place.
L'organisation de la salle est déterminante pour ce type d'action. L'ensemble du matériel et des logiciels doit être opérationnel dès le début, sous peine de perdre le groupe. Le personnel en charge de l'organisation sur site (J-1) et le formateur (jour J) s'assurent au préalable de cette donnée obligatoire.
Vérifier avant la session tous les systèmes de connexion aux plateformes (ZOOM, WEBEX…) et collecter l'ensemble des adresses e-mail. Le démarrage étant plus statique pour les apprenants, le formateur séquence son travail (animation, exercices pratiques, rendus) : ne pas rester des heures en salle virtuelle.
- Appel et saisie de l'émargement dans FORMAFLUXX le jour même (PM-RAF-17.03).
- Rappel de la séance précédente et annonce de l'objectif du jour, tel qu'il figure dans le déroulé FORMAFLUXX.
- Vérification que les Apprenants absents à la séance précédente savent où retrouver les ressources (déroulé, supports déposés).
- Saisie du déroulé de la séance selon PM-RAF-17.04.
5Démarrer la session
Une fois la salle prête, le formateur lance la session en respectant les étapes d'ouverture (accueil, présentation, cadre, recueil des attentes).
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Adm. = équipe administrative · Dir. = Direction · Form. = formateur (salarié ou sous-traitant). Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Adm. | Dir. | Form. |
|---|---|---|---|
| Réservation & mise à disposition de la salle | R | A | I |
| Vérification des équipements & connectique | C | A | R |
| Positionnement & disposition des tables | I | A | R |
| Contrôle des logiciels (formation informatique) | C | A | R |
| Lancement de la session | I | A | R |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Satisfaction des Apprenants sur les conditions matérielles (enquête à chaud) | ≥ 4 / 5 | Fin de session ou de semestre · questionnaires PM-EC-17.01 |
| Incidents matériels signalés traités avant la séance suivante | 100 % | Mensuel · signalements à l'équipe administrative |
8Documents & enregistrements associés
| Document | Rôle |
|---|---|
| Checklist d'équipements de salle | Vérification du matériel de base et de la connectique |
| Inventaire de la mallette du formateur | Matériel de secours à emporter |
| Procédure PM-RAF-17.02 « Animer une action de formation » | Dispositions FOAD et d'animation |