Process Management : Analyser les besoins du marché
Veille
Permettre d'identifier les priorités du marché pour mettre en place de nouvelles actions de formation ou ne plus en réaliser certaines présentes au catalogue. Dresser le plan de développement stratégique à 3 ans. Répondre aux appels d'offres de la Région Centre Val de Loire et des institutionnels. Répondre à la demande issue de ParcourSup.
- Veilles réglementaires et métiers
- Etudes du marché de l'employabilité par la Région Centre Val de Loire ou autres
- Exigences du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (référentiel national qualité à 33 indicateurs)
- Sondages Clients/Employeurs lors de rencontres
- Analyser les composantes du marché et leurs modifications
- Rencontrer et mener des entretiens avec toutes les composantes du marché de la formation
- Veiller aux appels d'offres sur le thème de la formation
- Analyser les demandes réalisées sur ParcourSup
- Document annuel de consolidation des attentes du marché de la formation dans la Région Centre Val de Loire et de la zone de chalandise de l'entreprise
- Dossiers de candidatures sur ParcourSup
1Objet & finalité
Définir les modalités de la veille menée par FORMAFLOW afin de surveiller en continu tout ce qui est en lien étroit avec la formation (axe pédagogique) et avec les métiers suivis dans le cadre des cursus proposés. La veille alimente la démarche d'innovation et l'amélioration continue, avec un focus particulier sur les nouvelles technologies utilisées et émergentes dans la formation et dans les métiers, au regard de l'essor du digital.
2Domaine d'application
L'ensemble de l'activité de veille de FORMAFLOW, structurée autour de trois grandes thématiques traduites en mots-clés pour alimenter les flux d'information :
- Pédagogie : pédagogie, outils, normes, actualités…
- Réglementaire : lois, décrets…
- Métiers : données techniques, normes, actualités.
Les données sur les métiers sont actualisées en fonction du développement de l'offre de formation.
3Déroulement de la veille
Sept étapes structurent le dispositif, de la définition des objectifs au partage des informations.
3 bisVérification annuelle du dépôt des comptes (indicateur 6.23)
Le guide de lecture V10 fait de la vérification du dépôt formel des comptes annuels (articles L232-21 et suivants du code de commerce) une obligation spécifique de l'indicateur 6.23, dont le non-respect entraîne une non-conformité majeure. Chaque année, au plus tard le 31 juillet pour l'exercice clos au 31 décembre précédent, la Direction vérifie que les comptes annuels de FORMAFLOW SARL ont été déposés au greffe du tribunal de commerce de Chartres, conserve le récépissé de dépôt ou l'extrait du site Infogreffe dans le dossier de preuves de la veille, et inscrit cette vérification au registre de veille. Le récépissé de l'exercice 2025 est versé au dossier d'audit avant le 25 janvier 2027.
3 terExploitation de l'arrêté du 28 octobre 2026 (indicateur 6.23)
Texte inscrit au registre Veille_IND23_Reglementaire de novembre 2026 : arrêté du 28 octobre 2026 relatif aux modalités d'audit et d'accréditation (JO du 1er novembre 2026), qui modifie les arrêtés du 6 juin 2019 relatifs aux modalités d'audit et aux exigences d'accréditation. Analyse d'impact et décisions de la Direction du 02/11/2026 :
| Disposition | Effet | Décision FORMAFLOW et trace |
|---|---|---|
| Seuil de l'indicateur 19 : huit intervenants par formation | 01/11/2026 | Un référent pédagogique est déjà désigné pour chaque formation, quel que soit le nombre d'intervenants (PM-RAF-17 V4) ; liste des intervenants par formation tenue pour repérer les formations au-delà de huit. |
| Seuil de l'indicateur 20 : 50 % d'heures d'enseignement réalisées par des intervenants permanents ; mode de calcul à présenter au certificateur pour les formations comportant des modules asynchrones | 01/11/2026 | Calcul et méthode décrits dans PMA-OS-19 V5 ; proportion prévisionnelle 2026-2027 de 65 % (tableau de suivi des ressources humaines du CFA), à confirmer en heures réalisées. |
| Signalement étayé par l'auditeur de tout dysfonctionnement constaté à l'occasion d'un audit, transmis par l'organisme certificateur aux services du ministre | Audits à compter du 01/11/2026 ; circuit des certificateurs au 01/01/2027 | Un fait sans rattachement à un indicateur peut être signalé sans constituer une non-conformité : régularisation de toutes les pièces présentées à l'audit avant le 15/01/2027 (contrats et avenants datés au jour réel de leur signature, signés, identités exactes), revue de cohérence par la Direction. |
| Au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constituent une non-conformité majeure ; l'absence de preuve le jour de l'audit peut fonder une non-conformité | 01/11/2026 | Audit à blanc et confrontation de chaque engagement chiffré des procédures aux traces disponibles avant le 15/01/2027 ; preuves rassemblées dans le dossier d'audit. |
| Participants à l'audit : dirigeants et, le cas échéant, salariés en emploi permanent mandatés par eux, justifiant de leur identité et de leur qualité au démarrage | 01/11/2026 | Mandats écrits du Gérant pour les salariés qui participeront à l'audit ; pièces d'identité présentées à l'ouverture ; aucun consultant extérieur ne représente FORMAFLOW. |
| Dossier préparatoire : SIREN, sites, organigramme, description des activités, dernier bilan pédagogique et financier | 01/11/2026 | Dossier transmis à l'organisme certificateur avant l'audit des 25 et 26/01/2027. |
| Fin de la période transitoire au 31/12/2026 | 01/01/2027 | L'audit de renouvellement des 25 et 26/01/2027 relève entièrement des nouvelles modalités. |
4Sources & modes de surveillance
Sources d'informations identifiées
| Source | Détail |
|---|---|
| Bases de données | OPCO, branches d'activités, syndicats professionnels (Fédération de la formation professionnelle, CPME) |
| Sites web & réseaux sociaux | Sites institutionnels, groupes LinkedIn (formation professionnelle, AFEST), blogs de spécialistes et experts |
| Publications spécialisées | Curées via FORMALERTE et Centre Inffo |
| Réseau CFA | Fédération des directeurs de CFA (FNADIR / e-FNADIR) |
| Événements | Colloques, conférences, congrès, séminaires, salons professionnels |
| Conseil de perfectionnement | Requêtes formulées par ses membres |
Types d'informations collectées : articles, fiches techniques, rapports, thèses, news, newsletters, encarts, posts de forums et articles de blogs.
Modes de surveillance
- Flux RSS pour toutes les informations à collecter sur le web ;
- Abonnements à des newsletters ;
- Alertes sur requêtes via Google ;
- L'humain : l'équipe dirigeante (formation) et l'équipe pédagogique (métiers), avec un formateur référent par métier ;
- La veille terrain auprès des Clients / Employeurs sur les métiers et leurs attentes.
Agent de veille mensuel (depuis octobre 2026)
Depuis le 08/10/2026, la collecte et la première analyse des veilles des indicateurs 23, 24 et 25 sont confiées à un agent de veille (tâche planifiée de l'assistant Claude, pilotée depuis l'espace de veille), qui s'exécute le 2 de chaque mois et traite les informations publiées au cours du mois précédent. Un rattrapage des mois d'août et de septembre 2026 a été exécuté le 09/10/2026 ; la première exécution mensuelle ordinaire, le 02/11/2026, couvre octobre 2026.
- L'agent applique trois documents de référence : la spécification de la veille, les matrices des trois registres et le registre de couverture (dernier mois couvert, entrées ajoutées, points ouverts). Il traite tout mois non couvert, dans l'ordre chronologique.
- Pour chaque indicateur, il mène une recherche approfondie (8 à 15 recherches par indicateur et par mois), remonte aux sources primaires et vérifie la date, l'émetteur et la référence de chaque information.
- Il rédige 4 à 8 entrées par indicateur et par mois : numéro, titre, résumé reformulé de 4 à 7 phrases relié au périmètre de FORMAFLOW, source datée et adresse. Il distingue toujours le droit en vigueur, le texte publié non encore applicable et le projet, et signale les divergences de sources.
- Le registre IND24 est organisé par famille de métiers, avec un encart « Incidences pour l'équipe pédagogique ».
- Chaque registre se termine par des propositions de mise à jour des tableaux finaux : analyse d'impact et prise en compte (IND23), tableau d'exploitation (IND24), analyse d'opportunité et de faisabilité, y compris les décisions écartées, puis exploitation et diffusion (IND25). En fin de trimestre, l'agent propose une mise à jour consolidée.
- L'agent livre trois fichiers Word par mois (Veille_IND23_Reglementaire, Veille_IND24_Metiers, Veille_IND25_Pedagogique, suffixés AAAA-MM), une synthèse (trois signaux forts, points ouverts, réserves de vérification), et archive le texte intégral des entrées.
- L'agent propose, la Direction valide : il n'envoie aucun message et ne présente aucune évolution comme réalisée. Les sources et modes de surveillance ci-dessus restent ceux de l'équipe ; l'agent les complète sans les remplacer.
5Traitement, diffusion & amélioration
- Registres mensuels produits par l'agent le 2 du mois
- Lecture et validation par le référent pédagogique dans la semaine
- Compléments de la veille terrain et des formateurs référents
- Décision sur chaque proposition de mise à jour des tableaux finaux
- Dépôt des trois registres validés sur FORMAFLUXX
- Diffusion à l'ensemble des intervenants pédagogiques
- Réunions projets, journées thématiques, échanges avec le Conseil de perfectionnement
- Revue trimestrielle consolidée des tableaux finaux et de la pertinence des sources
- Process d'amélioration continue de la veille et de l'innovation
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Dir. = Direction · RéfP = référent pédagogique · Form. = formateur (salarié ou sous-traitant) · CP = conseil de perfectionnement. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Dir. | RéfP | Form. | CP |
|---|---|---|---|---|
| Définir objectifs & périmètres de veille | A | R | I | C |
| Identifier les sources & le dispositif | A | R | C | I |
| Collecte mensuelle par l'agent de veille et validation des registres | I | R | C | I |
| Veille terrain et compléments des formateurs référents | I | A | R | C |
| Traitement & analyse des informations | A | R | C | I |
| Diffusion & partage (FORMAFLUXX) | I | R | C | I |
| Évaluation trimestrielle & amélioration | A | R | I | C |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART : reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Registres mensuels produits et validés (IND23, IND24, IND25) | 3 / 3 chaque mois | Mensuel · Registre de couverture |
| Enseignements de la veille exploités | ≥ 1 par volet / an | Annuel · Tableaux finaux d'exploitation |
| Fraîcheur de la veille (écart entre le dernier mois couvert et le mois en cours) | ≤ 1 mois | Mensuel · Registre de couverture |
8Documents & enregistrements associés
| Outil / document | Rôle |
|---|---|
| FORMALERTE | Curation de publications spécialisées |
| Centre Inffo (flux RSS) | Source réglementaire & sectorielle |
| e-FNADIR | Veille réseau des directeurs de CFA |
| FORMAFLUXX | Outil interne de communication & diffusion de la veille |
| Agent de veille mensuel | Tâche planifiée exécutée le 2 de chaque mois : collecte, analyse et rédaction des registres |
| Espace de veille (lien interne) | https://claude.ai/chat/77dcfae6-dd27-4bae-884f-9ff655bad8eb : conversation de pilotage de l'agent de veille, accès réservé au compte de la Direction |
| Spécification, matrices et registre de couverture | Règles appliquées par l'agent ; suivi du dernier mois couvert et des points ouverts |
| Registres Veille_IND23_Reglementaire, Veille_IND24_Metiers, Veille_IND25_Pedagogique (AAAA-MM) | Enregistrements mensuels de la veille, avec propositions de mise à jour des tableaux finaux |
| Tableaux finaux (analyse d'impact et prise en compte, exploitation, opportunité et faisabilité) | Traces de l'exploitation de la veille, validées par la Direction |