Process Support : Maîtriser les achats & les prestataires
Auditer un prestataire de formation (sous-traitant)
Sélectionner les prestataires de formation pour garantir la mise en place des actions de formation de la qualité voulue, au moment voulu et au meilleur prix en respectant les exigences réglementaires et documentaires.
- Cahier des charges (analyse des besoins en fonction des cursus et des modules)
- Proposition de prix
- Accréditation des nouveaux prestataires
- Retour d'informations sur la qualité des prestataires via les références citées
- Analyse des réponses
- Entretiens
- Négociations
- Tests
- Prise de références
- Contrats de référencement
- Contrats de sous-traitance
- Demandes de prix
- Ordres de mission
1Objet & finalité
Assurer le respect et le contrôle de l'application, par les prestataires de formation (sous-traitants), de la Charte Qualité de FORMAFLOW et de la charte de sous-traitance 2026-2027 V5 du 02/10/2026, du référentiel national qualité (Qualiopi) issu du décret n° 2026-728 du 1er août 2026, ainsi que des modalités administratives et pédagogiques qui leur sont déléguées.
Au titre des indicateurs 6.27 et 4.20, la procédure organise en outre le contrôle de la qualité des interventions des intervenants non permanents par l'observation de séances selon une grille et une fréquence définies, la restitution à l'intervenant, le plan d'action et la conservation des traces.
2Domaine d'application
Tous les prestataires / sous-traitants de formation auxquels FORMAFLOW délègue des modalités administratives et pédagogiques, ainsi que, pour l'observation de séances, tous les intervenants non permanents (sous-traitants, formateurs indépendants, vacataires), en présentiel comme à distance.
3Déroulement de l'audit
4Contrôle de la qualité des interventions : observation de séances (ind. 4.20, 6.27)
Fréquence d'observation
| Situation de l'intervenant non permanent | Fréquence minimale |
|---|---|
| Nouvel intervenant (première année d'intervention chez FORMAFLOW) | Une observation au cours des premières séances, puis une seconde avant la fin du premier semestre |
| Intervenant reconduit, sans écart lors du dernier contrôle | Une observation par année de formation et par formation |
| Formation dont la part d'heures assurées par des intervenants permanents est sous le seuil fixé par arrêté (PMA-OS-19, section 6) | Supervision renforcée : une observation par semestre et par intervenant non permanent, et contrôle de tous les supports avant utilisation |
| Signal d'alerte (évaluation des enseignements défavorable, réclamation, écart lors d'un contrôle) | Observation complémentaire dans le mois qui suit le signal |
Le calendrier annuel des observations est établi par le référent pédagogique en début d'année de formation et tenu à jour sur FORMAFLUXX. L'intervenant est informé du principe de l'observation par la charte de sous-traitance ; la date peut lui être annoncée ou non.
Grille d'observation de séance (OBS)
Cotation de chaque critère : 1 = insuffisant · 2 = à améliorer · 3 = conforme · 4 = remarquable · NO = non observé. Tout critère coté 1 constitue un écart.
| N° | Domaine | Critère observé | Cote |
|---|---|---|---|
| 1 | Préparation | Scénario pédagogique disponible, objectifs de la séance énoncés et reliés au référentiel de certification | |
| 2 | Préparation | Supports conformes à ceux déposés et visés sur FORMAFLUXX, actualisés et accessibles | |
| 3 | Animation | Clarté des explications, vérification de la compréhension (questionnement, reformulation) | |
| 4 | Animation | Méthodes actives, mises en situation professionnelles, lien avec l'entreprise et le métier | |
| 5 | Animation | Gestion du groupe, du temps et du rythme ; synchronisation en séance informatique ou à distance | |
| 6 | Individualisation | Prise en compte des besoins particuliers et des adaptations prévues (handicap, difficultés) | |
| 7 | Évaluation | Évaluation des acquis prévue et réalisée conformément au calendrier de la formation | |
| 8 | Suivi | Émargement ou relevé de connexion réalisé ; absences et retards signalés | |
| 9 | Cadre et protection | Respect du règlement intérieur, posture professionnelle, connaissance par l'intervenant des modalités de signalement des violences, du harcèlement et des discriminations | |
| 10 | Coordination | Cohérence avec la progression définie par le référent pédagogique et les autres intervenants |
La grille mentionne : formation, module, date, durée observée, modalité (présentiel, distanciel), nom de l'intervenant et de l'observateur, points forts, axes de progrès, écarts, commentaire de l'intervenant, signatures.
Restitution, plan d'action et traces
- Restitution : entretien entre l'observateur et l'intervenant dans les sept jours suivant l'observation ; la grille complétée est commentée et contresignée par l'intervenant.
- Plan d'action : en cas d'écart, actions définies avec l'intervenant (ajustement de supports, accompagnement, formation, nouvelle observation), responsable et échéance ; suivi par le référent pédagogique ; à défaut de correction, application des conséquences prévues par PS-MAP-19 (section 6).
- Traces : grille d'observation signée, compte rendu de restitution et plan d'action archivés dans le dossier de conformité du sous-traitant sur FORMAFLUXX ; tableau de suivi annuel des observations (intervenant, date, résultat, écarts, clôture) constituant la preuve pour les indicateurs 6.27 et 4.20.
- Exploitation : synthèse annuelle des observations présentée en revue de direction et au conseil de perfectionnement (PMA-OS-19).
5Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Dir. = Direction · RQ = Référent qualité · RéfP = référent pédagogique · Prest. = Prestataire audité. L'observation de séance peut être déléguée par le RP au référent pédagogique. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Dir. | RQ | RéfP | Prest. |
|---|---|---|---|---|
| Contrôle de l'application de la Charte Qualité | A | R | C | I |
| Vérification de la conformité au référentiel Qualiopi et à la charte de sous-traitance | A | R | C | I |
| Contrôle des modalités administratives & pédagogiques déléguées | I | A | R | C |
| Calendrier annuel des observations de séances | A | C | R | I |
| Observation de séance et restitution (référent pédagogique) | I | C | R | C |
| Plan d'action et suivi de clôture des écarts | A | C | R | R |
6Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART : reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Prestataires évalués conformes au référentiel Qualiopi | 100 % | Annuel · Grille d'évaluation prestataire |
| Non-conformités prestataires traitées | 100 % | Annuel · Suivi NC |
| Observations de séances réalisées par rapport au calendrier | 100 % | Semestriel · Tableau de suivi des observations |
| Observations suivies d'une restitution signée sous sept jours | 100 % | Semestriel · Grilles OBS |
| Écarts d'observation clos à l'échéance du plan d'action | 100 % | Semestriel · Plans d'action |
7Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Charte Qualité FORMAFLOW | Référentiel interne opposable au prestataire |
| Référentiel national qualité (décret n° 2026-728) et charte de sous-traitance 2026-2027 V5 du 02/10/2026 | Cadres de conformité réglementaire et contractuelle |
| Grille / rapport d'audit prestataire | Enregistrement des constats et des écarts |
| Contrat de sous-traitance / modalités déléguées | Périmètre administratif & pédagogique délégué |
| Grille d'observation de séance (OBS) signée | Contrôle de la qualité des interventions (ind. 4.20, 6.27) |
| Compte rendu de restitution et plan d'action | Suivi des écarts constatés en observation |
| Tableau annuel de suivi des observations | Preuve de la fréquence et de la clôture des contrôles |