Process Support : Maîtriser les achats & les prestataires
Maîtriser & gérer les prestataires
Ce que prouve cette procédure :Qualiopi : 4.17, 4.18, 4.19, 4.20, 5.21, 5.22, 6.23, 6.24, 6.27Mission : O5, O6
Situer cette procédure dans le processus « Maîtriser les achats & les prestataires »
Sélectionner les prestataires de formation pour garantir la mise en place des actions de formation de la qualité voulue, au moment voulu et au meilleur prix, en respectant les exigences réglementaires et documentaires (dont les critères RSE & développement durable du cahier des clauses).
Ce qui entre
- Cahier des charges (analyse des besoins en fonction des cursus et des modules)
- Proposition de prix
- Accréditation des nouveaux prestataires
- Retour d'informations sur la qualité des prestataires via les références citées
→
Activités clés du processus
- Analyse des réponses
- Entretiens
- Négociations
- Tests
- Prise de références
→
Ce qui sort
- Contrats de référencement
- Contrats de sous-traitance
- Demandes de prix
- Ordres de mission
1Objet & finalité
Cette procédure décrit le processus visant à maîtriser les achats et gérer les prestataires. Sa finalité est de sélectionner les prestataires de formation pour garantir la mise en place des actions de formation de la qualité voulue, au moment voulu et au meilleur prix, en respectant les exigences réglementaires et documentaires (dont les critères RSE & développement durable du cahier des clauses).
2Domaine d'application
Le processus s'applique à la sélection, au référencement, à la contractualisation et à l'évaluation de l'ensemble des prestataires et sous-traitants intervenant dans les actions de formation, ainsi qu'à la maîtrise des achats associés. La présente procédure définit en outre, au titre des indicateurs 6.27 et 4.20 du décret n° 2026-728 du 1er août 2026, la traçabilité du respect du référentiel dans chaque contrat de sous-traitance, le dispositif de contrôle des sous-traitants et la supervision renforcée des intervenants non permanents (sections 4 à 6).
3Logigramme / déroulement
Étape 1 : Référent pédagogique
Analyse des réponses→Présélection des candidats
Étape 2 : Référent pédagogique
Entretiens→Évaluation des candidats
Étape 3 : Direction
Négociations→Conditions & prix
Étape 4 : Équipe pédagogique
Tests→Conforme ?
Étape 5 : Référent pédagogique
Prise de références→Contrat de référencement
Éléments d'entrée · activités · éléments de sortie
| Éléments d'entrée | Principales activités | Éléments de sortie |
|---|---|---|
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4Traçabilité du respect du référentiel dans les contrats de sous-traitance (ind. 6.27)
Aucune intervention d'un sous-traitant (organisme ou formateur indépendant) ne peut démarrer avant que le contrat de sous-traitance soit signé et que le dossier de conformité soit complet. Le contrat est l'enregistrement qui démontre que le sous-traitant s'est engagé à respecter le référentiel national qualité et en accepte le contrôle.
Clause type à insérer dans chaque contrat
« Article [n°], Respect du référentiel national qualité. Le Sous-traitant s'engage à respecter, pour les prestations confiées par FORMAFLOW, les exigences du référentiel national qualité dans sa version issue du décret n° 2026-728 du 1er août 2026, ainsi que l'intégralité des articles de la charte de sous-traitance FORMAFLOW 2026-2027 V5 du 02/10/2026, annexée au présent contrat et paraphée et signée à chaque article. Il s'engage notamment à signaler sans délai tout risque de rupture de parcours (art. 4), à prévenir et signaler toute situation de violence, dont les violences sexistes et sexuelles, de harcèlement ou de discrimination (art. 6), et à concourir à l'information sur le médiateur, l'inspection du travail et à l'évaluation des enseignements (art. 7). Il accepte les contrôles prévus par FORMAFLOW : questionnaire annuel, observation de séances, contrôle des supports déposés sur FORMAFLUXX, audit. Tout manquement constaté expose le Sous-traitant aux mesures prévues à l'article [n°] du présent contrat, pouvant aller jusqu'à la résiliation. »
Pièces exigées avant la première intervention
| Pièce | Contrôle FORMAFLOW | Renouvellement |
|---|---|---|
| Contrat de sous-traitance signé incluant la clause type | Présence de la clause, signature des deux parties | À chaque contrat ou avenant |
| Charte de sous-traitance 2026-2027 V5 signée à chacun de ses articles | Vérification article par article ; un article non signé bloque le démarrage | À chaque nouvelle version de la charte et chaque année de formation |
| Certificat Qualiopi en cours de validité ou, à défaut, justification écrite (formateur indépendant intervenant exclusivement sous la certification de FORMAFLOW, avec engagement de respect du référentiel) | Date de validité, périmètre (actions de formation, apprentissage) | À échéance du certificat ; contrôle annuel |
| Curriculum vitae à jour | Adéquation des compétences au module confié | Annuel |
| Justificatifs : diplômes et certifications, expérience professionnelle dans le métier visé, attestations de formation continue de l'intervenant, extrait K-bis ou avis de situation SIRENE, attestation de vigilance URSSAF, attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle | Authenticité et validité | Attestation de vigilance : tous les six mois ; autres pièces : annuel |
Le dossier de conformité du sous-traitant est tenu par l'équipe administrative sur FORMAFLUXX ; une liste de contrôle datée et signée par le référent pédagogique atteste de sa complétude. Les contrats en cours à la date d'application ont été régularisés par la signature de la charte de sous-traitance 2026-2027 V5 du 02/10/2026, qui intègre les obligations correspondantes (articles 4, 6, 7, 10 et 12).
5Dispositif de contrôle des sous-traitants (ind. 6.27)
| Contrôle | Modalité | Fréquence | Trace |
|---|---|---|---|
| Questionnaire annuel de conformité | Auto-déclaration du sous-traitant sur chaque article de la charte (suivi de l'assiduité, signalements, évaluation, accessibilité, veille), avec pièces justificatives | Annuel, en début d'année de formation | Questionnaire complété et analysé par le référent pédagogique |
| Observation de séance | Observation en présentiel ou en classe virtuelle selon la grille de PS-MAP-24 | Voir PS-MAP-24 (fréquence standard et renforcée) | Grille d'observation signée et restitution |
| Contrôle des supports | Vérification des supports déposés sur FORMAFLUXX : conformité au référentiel de certification, actualisation, accessibilité, mentions légales et sources | Avant la première utilisation, puis à chaque mise à jour | Visa de contrôle des supports sur FORMAFLUXX |
| Contrôle documentaire | Émargements, relevés de suivi à distance, évaluations, comptes rendus d'incidents | Mensuel | Liste de contrôle mensuelle |
| Écoute des Apprenants | Résultats de l'évaluation des enseignements (PM-EC-26.01) et réclamations relatives à l'intervenant | À chaque campagne | Synthèse par intervenant |
| Audit du sous-traitant | Audit selon PS-MAP-24 | Annuel et en cas de manquement | Rapport d'audit et plan d'action |
6Supervision renforcée des intervenants non permanents et conséquences des manquements (ind. 4.20, 6.27)
Supervision des intervenants non permanents
- Chaque intervenant non permanent est rattaché au référent pédagogique de la formation (PM-RAF-17.02), qui l'accueille, lui transmet le référentiel, le scénario pédagogique, le calendrier des évaluations et les procédures de signalement, et l'associe aux points de coordination.
- Fréquence d'observation et de contrôle des supports renforcée lorsque la part d'heures assurées par des intervenants permanents d'une formation passe sous le seuil fixé par arrêté (PMA-OS-19, section 6), ainsi que pour tout nouvel intervenant pendant sa première année d'intervention.
- Entretien annuel d'évaluation de la prestation, tracé, intégrant les résultats des contrôles et de l'évaluation des enseignements.
Conséquences des manquements
| Niveau de manquement | Mesure | Décision et trace |
|---|---|---|
| Écart mineur (pièce périmée, support non déposé, émargement incomplet) | Demande de correction écrite avec délai | référent pédagogique ; courriel archivé, suivi dans la liste de contrôle |
| Écart majeur ou écart mineur non corrigé (article de la charte non respecté, qualité d'intervention insuffisante constatée en observation) | Plan d'action contractuel, observation supplémentaire, suspension possible des nouvelles missions | Direction ; plan d'action signé, fiche d'écart (PMA-AC-17.01) |
| Manquement grave (absence de signalement d'une situation de violence, de harcèlement ou de discrimination, comportement inapproprié, fraude documentaire) | Suspension immédiate de l'intervention et résiliation du contrat selon ses stipulations | Direction ; notification écrite, traitement selon PM-RAF-26.01 le cas échéant |
Les manquements et leurs suites sont consignés dans la fiche du sous-traitant et pris en compte lors du renouvellement du référencement.
7Parties intéressées, ressources & moyens
Parties intéressées
- Direction du Groupe PSB
- Direction
- Équipe pédagogique
- Apprenants / Stagiaires
- Clients / Employeurs
- Organismes financeurs
Ressources & moyens
- Cooptation formateurs sous contrat
- Plateformes Web de sourcing (Humaniance, MeilleursFormateurs.com, Malt…)
- Réseaux Sociaux
Ressources humaines
- Direction du Groupe PSB
- Direction
- Équipe pédagogique
- Direction (communication)
8Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Dir. PSB = Direction du Groupe PSB · Dir. = Direction · Éq. péd. = Équipe pédagogique · Éq. adm. = Équipe administrative. Au sein de l'équipe pédagogique, le référent pédagogique portent les contrôles. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Dir. PSB | Dir. | Éq. péd. | Éq. adm. |
|---|---|---|---|---|
| Analyse des besoins & cahier des charges achats | I | A | R | C |
| Sourcing & présélection (analyse des réponses, entretiens) | A | R | C | C |
| Négociation & contractualisation | A | R | C | I |
| Tests & évaluation des prestataires | I | C | R | I |
| Prise de références, référencement & notation qualité | A | C | R | I |
| Insertion de la clause type et signature article par article de la charte de sous-traitance | I | A | C | R |
| Contrôle de complétude du dossier de conformité avant démarrage | I | A | R | C |
| Questionnaire annuel, observation de séances et contrôle des supports FORMAFLUXX | I | A | R | C |
| Décision sur les manquements (plan d'action, suspension, résiliation) | I | R | C | I |
R ResponsableA Approbateur
C ConsultéI Informé
9Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART : reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Respect des critères qualité des prestataires / Référentiel QUALIOPI | 100 % | Continu · Fiche audit prestataire |
| Note de satisfaction des apprenants / stagiaires | > 4 / 5 | Par session · Enquête satisfaction |
| Contrats de sous-traitance comportant la clause type et la charte V5 signée à chaque article | 100 % | Avant démarrage puis semestriel · Dossiers de conformité |
| Dossiers de conformité complets (statut Qualiopi ou justification, CV, justificatifs à jour) | 100 % | Semestriel · Liste de contrôle |
| Questionnaires annuels retournés et analysés | 100 % | Annuel · Questionnaires |
| Supports de sous-traitants visés avant utilisation | 100 % | Continu · Visas FORMAFLUXX |
| Manquements traités dans le délai fixé | 100 % | Semestriel · Fiches sous-traitants |
10Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Cahier des charges achats / prestataire / sous-traitant | Cadre les besoins d'achat et les exigences prestataires |
| Référentiel QUALIOPI | Référentiel de certification qualité applicable |
| Charte Qualité FORMAFLOW | Formalise les engagements qualité vis-à-vis des prestataires |
| Fiche critères d'audit interne prestataire / sous-traitant | Support d'évaluation et de notation qualité |
| Bordereau de prix de référencement | Encadre les conditions tarifaires de référencement |
| CVthèque | Base des profils de formateurs et prestataires |
| Charte de sous-traitance 2026-2027 V5 du 02/10/2026 | Engagements du sous-traitant, signés article par article (ind. 6.27) |
| Contrat de sous-traitance avec clause type de respect du référentiel | Traçabilité contractuelle du respect du référentiel (ind. 6.27) |
| Dossier de conformité du sous-traitant et liste de contrôle | Statut Qualiopi ou justification, CV, justificatifs |
| Questionnaire annuel de conformité du sous-traitant | Contrôle annuel du respect de la charte |
| Grilles d'observation de séance et visas de contrôle des supports | Contrôle de la qualité des interventions (ind. 4.20, 6.27), voir PS-MAP-24 |
11Liens avec les référentiels qualité
| Référentiel | Critères |
|---|---|
| QUALIOPI | 4.17, 4.18, 4.19, 4.20, 5.21, 5.22, 6.23, 6.24, 6.27 (référentiel national qualité, décret n° 2026-728 du 1er août 2026) |