Process Support — Maîtriser les achats & les prestataires
Maîtriser & gérer les prestataires
Sélectionner les prestataires de formation pour garantir la mise en place des actions de formation de la qualité voulue, au moment voulu et au meilleur prix, en respectant les exigences réglementaires et documentaires (dont les critères RSE & développement durable du cahier des clauses).
- Cahier des charges (analyse des besoins en fonction des cursus et des modules)
- Proposition de prix
- Accréditation des nouveaux prestataires
- Retour d'informations sur la qualité des prestataires via les références citées
- Analyse des réponses
- Entretiens
- Négociations
- Tests
- Prise de références
- Contrats de référencement
- Contrats de sous-traitance
- Demandes de prix
- Ordres de mission
1Objet & finalité
Cette procédure décrit le processus visant à maîtriser les achats et gérer les prestataires. Sa finalité est de sélectionner les prestataires de formation pour garantir la mise en place des actions de formation de la qualité voulue, au moment voulu et au meilleur prix, en respectant les exigences réglementaires et documentaires (dont les critères RSE & développement durable du cahier des clauses).
2Domaine d'application
Le processus s'applique à la sélection, au référencement, à la contractualisation et à l'évaluation de l'ensemble des prestataires et sous-traitants intervenant dans les actions de formation, ainsi qu'à la maîtrise des achats associés.
3Logigramme / déroulement
Éléments d'entrée · activités · éléments de sortie
| Éléments d'entrée | Principales activités | Éléments de sortie |
|---|---|---|
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4Parties intéressées, ressources & moyens
- Direction du Groupe PSB
- Direction de l'organisme
- Équipe pédagogique
- Apprenants / Stagiaires
- Clients / Employeurs
- Organismes financeurs
- Cooptation formateurs sous contrat
- Plateformes Web de sourcing (Humaniance, MeilleursFormateurs.com, Malt…)
- Réseaux Sociaux
- Direction du Groupe PSB
- Direction de l'organisme
- Équipe pédagogique
- Équipe commerciale
5Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — Dir. PSB = Direction du Groupe PSB · Dir. org. = Direction de l'organisme · Éq. péd. = Équipe pédagogique · Éq. adm. = Équipe administrative.
| Activité clé | Dir. PSB | Dir. org. | Éq. péd. | Éq. adm. |
|---|---|---|---|---|
| Analyse des besoins & cahier des charges achats | I | A | R | C |
| Sourcing & présélection (analyse des réponses, entretiens) | A | R | C | C |
| Négociation & contractualisation | A | R | C | I |
| Tests & évaluation des prestataires | I | C | R | I |
| Prise de références, référencement & notation qualité | A | C | R | I |
6Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Respect des critères qualité des prestataires / Référentiel QUALIOPI | 100 % | Continu · Fiche audit prestataire |
| Note de satisfaction des apprenants / stagiaires | > 4 / 5 | Par session · Enquête satisfaction |
7Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Cahier des charges achats / prestataire / sous-traitant | Cadre les besoins d'achat et les exigences prestataires |
| Référentiel QUALIOPI | Référentiel de certification qualité applicable |
| Charte Qualité FORMAFLOW | Formalise les engagements qualité vis-à-vis des prestataires |
| Fiche critères d'audit interne prestataire / sous-traitant | Support d'évaluation et de notation qualité |
| Bordereau de prix de référencement | Encadre les conditions tarifaires de référencement |
| CVthèque | Base des profils de formateurs et prestataires |
8Liens avec les référentiels qualité
| Référentiel | Critères |
|---|---|
| DATADOCK | 3.2, 4.1, 4.2, 6.3 |
| QUALIOPI | 4.17, 4.18, 4.19, 5.21, 5.22, 6.23, 6.24 |