Process Management : Communiquer en interne & externe
Communiquer en interne & externe
Ce que prouve cette procédure :Qualiopi : 1.1, 1.2, 1.3, 3.9, 3.12, 4.17, 4.18, 5.21, 5.22, 6.23, 6.24, 6.25, 6.26, 6.27, 6.28, 6.29, 7.30, 7.31, 7.32Mission : O3, O6
Situer cette procédure dans le processus « Communiquer en interne & externe »
Mettre en place des outils de communication différenciés en fonction des cibles.
Ce qui entre
- Veilles réglementaires et métiers
- Etudes du marché de l'employabilité par la Région Centre Val de Loire ou autres
- Exigences du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (référentiel national qualité à 33 indicateurs)
- Sondages Clients/Employeurs lors de rencontres
→
Activités clés du processus
- Créer une ligne éditoriale
- Développer l'image de l'entreprise
- Communiquer auprès des partenaires, Clients/Employeurs, et institutionnels, stagiaires et apprenants
- Actualiser les éléments contextuels du site Web
- Optimiser le catalogue de formation
→
Ce qui sort
- Site Web
- Post réseaux sociaux
- Articles sur blogs
- Newsletter
1Objet & finalité
Cette procédure décrit le processus de communication interne et externe de FORMAFLOW. Sa finalité est de mettre en place des outils de communication différenciés en fonction des cibles (partenaires, clients / employeurs, institutionnels, stagiaires et apprenants) afin de développer l'image de l'organisme et de porter son offre de formation.
Elle garantit en outre, conformément au décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (indicateurs 1.1, 1.2 et 1.3), que toute information diffusée au public sur l'offre est exacte, complète et non trompeuse : type de reconnaissance délivrée, modalités pédagogiques, modalités de financement, résultats obtenus avec leurs modalités de calcul, débouchés et poursuites d'études.
2Domaine d'application
Le processus s'applique à l'ensemble des actions de communication interne et externe de l'organisme, sur tous les supports (site Web, réseaux sociaux, blogs, newsletters, plaquettes, catalogue, plateformes d'offre et relations presse), auprès de toutes les parties intéressées.
3Logigramme / déroulement
Données d'entrée
Veille & écoute marché→Analyse des cibles
Ligne éditoriale
Créer une ligne éditoriale→Développer l'image de l'entreprise
Production & diffusion
Communiquer auprès des cibles→Actualiser le site Web→Optimiser le catalogue→Éditoriaux de presse
Contrôle de conformité
Revue de conformité (check-list)→Correction des écarts→Validation & enregistrement au registre
Résultat
Supports de communication diffusés
Éléments d'entrée · activités · éléments de sortie
| Éléments d'entrée | Principales activités | Éléments de sortie |
|---|---|---|
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4Revue de conformité de l'information publiée (ind. 1.1, 1.2, 1.3)
Périmètre et déclencheurs
| Support | Moment de la revue |
|---|---|
| Site Web FORMAFLOW (fiches formations, pages résultats, CGV, accessibilité) | Avant toute mise en ligne ou modification d'une fiche formation ; revue complète à chaque rentrée. |
| Plaquettes et catalogue imprimé ou PDF | Avant chaque impression ou diffusion d'une nouvelle version ; revue complète à chaque rentrée. |
| Recueil Canva « Programmes de formation » | Avant chaque export ou partage d'une nouvelle version ; revue complète à chaque rentrée. |
| Réseaux sociaux, articles de blogs, newsletter | Avant publication de tout contenu citant une formation, un résultat, un financement ou une poursuite d'études. |
| Annonces (plateformes d'offre EDOF, KAIROS, Région, ParcourSup, sites d'emploi, salons, presse) | Avant dépôt ou mise à jour de l'annonce ; revue complète à chaque rentrée. |
La revue de rentrée est réalisée au moins une fois par an, avant l'ouverture des inscriptions de la rentrée suivante et au plus tard à chaque rentrée, sur la totalité des supports en circulation. Une revue ciblée est également déclenchée par tout changement de certification (code, certificateur, échéance), de règle de financement ou de résultat publié.
Check-list de conformité (par formation et par support)
| N° | Point de contrôle | Exigence |
|---|---|---|
| 1 | Type de reconnaissance délivrée | Nature exacte : diplôme d'État, titre professionnel, titre RNCP, certification RS, bloc de compétences, attestation de formation ; aucune confusion entre ces natures. |
| 2 | Identification de la certification | Intitulé exact, code RNCP ou RS, nom du certificateur, date d'enregistrement et date d'échéance de l'enregistrement, conformes à la fiche France compétences consultée le jour de la revue (date de consultation notée). |
| 3 | Qualité de FORMAFLOW | Lorsque FORMAFLOW prépare à une certification dont il n'est pas certificateur, la mention précise qu'il agit en qualité d'organisme préparateur ou habilité, conformément au classeur des habilitations (PM-CAF-17.01). |
| 4 | Modalités pédagogiques | Présentiel, distanciel, mixte ; rythme de l'alternance ; durée ; part des modules à distance ; modalités d'évaluation et de certification ; accessibilité aux personnes en situation de handicap. |
| 5 | Conditions d'accès | Prérequis, niveau d'entrée, modalités et délais d'accès, conformes au référentiel de la certification. |
| 6 | Financements | Modalités de financement applicables à chaque voie (apprentissage, contrat de professionnalisation, CPF, financement personnel ou entreprise) ; tarifs en vigueur ; pour l'apprentissage, mention de la gratuité de la formation pour l'apprenti, aucun frais ne pouvant lui être demandé au titre de la formation. |
| 7 | Résultats | Taux publiés identiques aux dernières valeurs validées par PM-EC-17.03, avec leurs modalités de calcul (effectif, période, date d'arrêt, source) à côté de chaque taux. |
| 8 | Débouchés et poursuites d'études | Débouchés repris de la fiche RNCP ou RS ; poursuites d'études présentées par certification ; aucune mention laissant croire à un droit, une équivalence ou une admission automatique en poursuite d'études que la certification ne confère pas. |
| 9 | Absence de mention trompeuse | Aucune affirmation invérifiable ou superlative non étayée (« 100 % d'insertion », « diplôme reconnu » sans précision), aucune promesse d'emploi, aucun logo ou label non détenu ; mention Qualiopi conforme à la catégorie d'actions certifiée. |
| 10 | Cohérence entre supports | Informations identiques sur le site, les plaquettes, le recueil Canva, les réseaux sociaux et les annonces ; date de mise à jour visible sur chaque support. |
Certifications en fin d'enregistrement ou au code modifié
- Échéance d'enregistrement dans les douze mois : la date d'échéance est affichée en clair ; aucune inscription n'est ouverte sur une session dont la certification ne serait pas délivrable à son terme sans confirmation écrite du certificateur ou renouvellement publié ; la décision est tracée au registre.
- Certification non renouvelée : retrait de l'offre des supports dès la connaissance de la décision ; information écrite des candidats déjà inscrits sur la certification qu'ils pourront obtenir.
- Changement de code ou d'intitulé : mise à jour simultanée de tous les supports ; les résultats antérieurs restent publiés sous l'ancien code et l'ancien intitulé, avec mention du changement ; aucune présentation de résultats de l'ancienne certification comme résultats de la nouvelle.
Trace de la revue
Chaque revue donne lieu à une check-list datée et signée par le réviseur (Direction, en charge de la communication) et visée par la Direction, accompagnée d'une capture datée du support validé. Le registre des revues de conformité de l'information publiée mentionne : date, support, formation, version, points non conformes, correction apportée, date de mise en ligne, visa. Les écarts récurrents sont traités par fiche de dysfonctionnement (PMA-AC-17.01) et présentés en revue de processus (PMA-AC-17.02).
5Parties intéressées, ressources & moyens
Parties intéressées
- Actionnaires
- Direction du Groupe PSB
- Direction
- Direction (communication)
Ressources & moyens
- Sites Web, blogs
- Outils digitaux : CANVA
- Plateformes ZOOM, ParcourSup, FORMAFLUXX
- Plaquettes, forums & salons
- Articles de presse, livres blancs…
Ressources humaines
- Direction du Groupe PSB
- Direction
- Direction (communication)
- Journaliste indépendant
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Dir. PSB = Direction du Groupe PSB · Dir. = Direction · Journ. = Journaliste indépendant. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Dir. PSB | Dir. | Journ. |
|---|---|---|---|
| Définir la ligne éditoriale | A | R | I |
| Développer l'image de l'entreprise | A | R | C |
| Communiquer auprès des cibles | I | A R | C |
| Actualiser le site Web & le catalogue | I | A R | I |
| Revue de conformité de l'information publiée (avant publication & à chaque rentrée) | I | A R | C |
| Retrait ou mise à jour d'une certification en fin d'enregistrement ou au code modifié | I | A R | I |
| Créer les éditoriaux de presse | I | C | R |
R ResponsableA Approbateur
C ConsultéI Informé
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART, reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Actualisation des supports (site, catalogue, indicateurs de résultats) | 100 % à jour | Trimestriel · Site web / catalogue |
| Supports publiés ayant fait l'objet d'une check-list de conformité préalable | 100 % | Continu · Registre des revues |
| Revue complète de rentrée réalisée avant l'ouverture des inscriptions | 1 par an | Annuel · Registre des revues |
| Fiches formations dont le code, le certificateur et l'échéance sont conformes à France compétences | 100 % | À chaque revue · Check-list |
8Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Document de synthèse des attentes du marché (Région Centre-Val de Loire et zone de chalandise) | Cadre les orientations de la communication |
| Base documentaire de la plateforme ParcourSup | Données d'entrée pour la communication vers les futurs apprentis |
| Veilles réglementaires et métiers | Source d'actualisation des contenus |
| Check-list de conformité de l'information publiée | Contrôle par formation et par support avant publication et à chaque rentrée |
| Registre des revues de conformité de l'information publiée | Trace des revues, écarts, corrections et visas |
| Captures datées des supports validés | Preuve de l'information effectivement diffusée |
| Classeur des habilitations et conventions par certification (PM-CAF-17.01) | Source des codes, certificateurs et échéances |
| Fiches de modalités de calcul des résultats (PM-EC-17.03) | Source des taux publiés |
9Liens avec les référentiels qualité
| Référentiel | Critères |
|---|---|
| QUALIOPI (décret n° 2026-728 du 1er août 2026) | 1.1, 1.2, 1.3, 3.9, 3.12, 4.17, 4.18, 5.21, 5.22, 6.23, 6.24, 6.25, 6.26, 6.27, 6.28, 6.29, 7.30, 7.31, 7.32 |