Process Métier — Traiter la demande & la commande
Contractualiser une demande de formation
Assurer avec fiabilité le traitement d'une demande de formation d'un individuel, d'un organisme financeur ou d'outplacement et d'un commanditaire d'une entreprise. Etudier la faisabilité d'une demande. Contractualiser une demande avec un minimum d'opérations administratives. Homogénéiser les pratiques de traitement des demandes de formation.
- Besoins et priorités de formation des individuels, des organismes financeur et d'outplacement, des commanditaires des entreprises et des candidats de la plateforme ParcourSup
- Informations sur le parcours de l'apprenant ou du stagiaire
- Données et informations sur le financement de la formation
- Exigences relatives au décret du 6 juin 2019
- Echanger avec les individuels, commanditaires, clients/employeurs
- Dialoguer avec les formateurs référents des thèmes pédagogiques
- Etablir les devis
- Relancer les organismes financeurs
- Intégrer des documents informatifs et décisionnels de financement des formations sous FORMAFLUX
- Dossiers d'inscription
- Dossier apprenant FORMAFLUX
- Fiches d'évaluation
- Devis
1Objet & finalité
Décrire le traitement d'une demande ou d'une commande d'action de formation — quelle qu'en soit la nature — par la personne en charge de la partie administrative, jusqu'à la contractualisation : établissement du devis puis de la convention de formation, et, pour les cursus en alternance, réunion de l'ensemble des conditions de financement et de contractualisation.
2Domaine d'application
Toute demande ou commande d'action de formation traitée par FORMAFLOW, qu'elle soit inter, intra ou sur mesure, y compris les cursus suivis en alternance (contrat de professionnalisation ou d'apprentissage financés par les OPCO).
3Logigramme du déroulement
4Éléments de la contractualisation
Création du devis
À partir de la demande, dresser la liste des informations nécessaires :
- Formation inter, intra ou sur mesure
- Domaines et niveau
- Nombre de jours
- Nombre de stagiaires
- Modalités et dates : journée ou ½ journée, nombre d'heures par intervention, dates suivant notre calendrier (inter) ou établies selon les disponibilités de l'entreprise, des stagiaires et du formateur (intra), lieu de la formation, etc.
Le devis s'effectue sur la base de l'onglet employeur ; une fiche est créée si nécessaire. Le module automatique de devis n'étant pas encore en service sur la plateforme FORMAFLUX, l'établissement du devis se fait sous Word.
Établissement de la convention (inter ou intra)
La convention mentionne :
- Les dates, le lieu et les horaires
- Le programme établi
- La liste des personnes à former
- Le financeur
- Le tarif, avec les frais supplémentaires si besoin
- Les indications juridiques obligatoires
- La mention de subrogation pour établir les documents administratifs type CERFA
Comme pour le devis, le module automatique de convention n'étant pas en service sur FORMAFLUX, la convention est établie sous Word.
5Cas particulier — transformation en commande (cursus en alternance)
Le financement est assuré par les OPCO, en lien direct avec la mise en place d'un contrat de professionnalisation. La demande de formation (recevable et agréée par l'organisme) n'est réputée finalisée qu'aux conditions de signatures, paraphes et agréments des documents suivants :
- Contrat de professionnalisation entre l'apprenant et l'employeur
- Contrat d'apprentissage entre l'apprenti et l'employeur
- Convention de formation entre l'organisme de formation et l'employeur
- Accord de prise en charge du financement de la formation par l'OPCO
Dès validation du dossier d'inscription de l'alternant par la Direction du site, la recherche d'un employeur devient obligatoire pour valider et mettre en œuvre l'action de formation. Deux options sont alors envisagées.
Résultats selon la voie d'accès à l'employeur
- L'apprenant a trouvé (ou trouve seul) un employeur
- Contact sous 24 h pour rencontre & validation de l'adéquation emploi / cursus
- Modalités documentaires souscrites, accompagnement par l'organisme ; accord OPCO à obtenir
- Inadéquation entre l'emploi et le cursus
- Soit un autre emploi dans la structure : inscription validée (accord OPCO à obtenir)
- Soit l'apprenant poursuit sa recherche
- L'apprenant poursuit sa recherche
- Ou entre en cursus de formation initiale, dont il assure seul le financement
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — Adm. = personne en charge de la partie administrative · DS = Direction du site · OF = Organisme de formation / réseau · OPCO = financeur (externe).
| Activité clé | Adm. | DS | OF | OPCO |
|---|---|---|---|---|
| Recueil des informations de la demande | R | A | I | I |
| Établissement du devis (sous Word / FORMAFLUX) | R | A | I | I |
| Établissement de la convention | R | A | I | C |
| Validation du dossier d'inscription (alternance) | C | A | R | I |
| Contact employeur (≤ 24 h) & adéquation emploi/cursus | C | A | R | I |
| Obtention de l'accord de prise en charge OPCO | R | A | C | C |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Délai de réponse aux demandes | 100 % ≤ 48 h | Mensuel · Horodatage FORMAFLUXX / EDOF-KAIROS |
8Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Devis (sous Word) | Établi à partir de la demande, sur la base de l'onglet employeur |
| Fiche employeur | Créée si nécessaire pour établir le devis |
| Convention de formation (inter / intra, sous Word) | Dates, lieu, horaires, programme, personnes, financeur, tarif, mentions juridiques, subrogation |
| Contrat de professionnalisation / d'apprentissage | Alternance — entre apprenant/apprenti et employeur |
| Accord de prise en charge OPCO | Alternance — condition de financement |
| Dossier d'inscription de l'alternant | Validé par la Direction du site avant recherche d'employeur |
| Documents administratifs type CERFA | Établis via la mention de subrogation |