Process Métier : Traiter la demande & la commande
Contractualiser une demande de formation
Transformer une demande acceptée en engagement contractuel fiable : devis, convention et, pour l'alternance, contrat, convention CFA-employeur et accord de l'OPCO, sans laisser un candidat sans solution à l'issue des trois premiers mois.
- Offre acceptée (PM-TDC-17.01)
- Candidature admise (PM-TDC-19)
- Informations employeur
- Devis et convention
- Recherche d'employeur
- Contrat et dépôt OPCO
- Orientation vers la commission de maintien
- Conventions signées
- Contrats déposés
- Accords OPCO
- Dossiers transmis à PM-OAF-17.01
1Objet & finalité
Décrire le traitement d'une demande ou d'une commande d'action de formation (quelle qu'en soit la nature) par la personne en charge de la partie administrative, jusqu'à la contractualisation : établissement du devis puis de la convention de formation, et, pour les cursus en alternance, réunion de l'ensemble des conditions de financement et de contractualisation.
2Domaine d'application
Toute demande ou commande d'action de formation traitée par FORMAFLOW, qu'elle soit inter, intra ou sur mesure, y compris les cursus suivis en alternance (contrat de professionnalisation ou d'apprentissage financés par les OPCO).
3Logigramme du déroulement
4Éléments de la contractualisation
Création du devis
À partir de la demande, dresser la liste des informations nécessaires :
- Formation inter, intra ou sur mesure
- Domaines et niveau
- Nombre de jours
- Nombre de stagiaires
- Modalités et dates : journée ou ½ journée, nombre d'heures par intervention, dates suivant notre calendrier (inter) ou établies selon les disponibilités de l'entreprise, des stagiaires et du formateur (intra), lieu de la formation, etc.
Le devis s'effectue sur la base de l'onglet employeur ; une fiche est créée si nécessaire. Le module automatique de devis n'étant pas encore en service sur la plateforme FORMAFLUXX, l'établissement du devis se fait sous Word.
Établissement de la convention (inter ou intra)
La convention mentionne :
- Les dates, le lieu et les horaires
- Le programme établi
- La liste des personnes à former
- Le financeur
- Le tarif, avec les frais supplémentaires si besoin
- Les indications juridiques obligatoires
- La mention de subrogation pour établir les documents administratifs type CERFA
Comme pour le devis, le module automatique de convention n'étant pas en service sur FORMAFLUXX, la convention est établie sous Word.
5Cas particulier : cursus en alternance (apprentissage et professionnalisation)
Pour un cursus en alternance, la demande n'est finalisée qu'une fois signés et validés les documents suivants :
| Document | Contenu et règle |
|---|---|
| Contrat d'apprentissage (CERFA) ou contrat de professionnalisation | Conclu entre l'Apprenant et l'employeur ; FORMAFLOW vérifie l'adéquation des missions au référentiel et les conditions du maître d'apprentissage ou du tuteur (PM-RAF-26.02). |
| Convention de formation entre FORMAFLOW et l'employeur | Intitulé, code RNCP, durée, calendrier de l'alternance, coût (niveau de prise en charge de l'OPCO pour l'apprentissage). |
| Fiche contact employeur | Elle rassemble les informations nécessaires au CERFA et à la convention de formation. Elle demande expressément à l'employeur s'il souhaite recevoir un tableau mensuel des absences injustifiées de l'Apprenant et à qui l'adresser : au personnel administratif, pour la paie, ou au maître d'apprentissage ou tuteur. La réponse est consignée dans le dossier FORMAFLUXX (PM-RAF-17.03). |
| Transmission à l'OPCO | L'employeur transmet le contrat d'apprentissage à son OPCO au plus tard dans les cinq jours ouvrables qui suivent le début de son exécution ; FORMAFLOW l'accompagne et vérifie le dépôt. |
| Accord de prise en charge de l'OPCO | Condition du financement ; suivi par l'équipe administrative jusqu'à réception. |
Recherche d'employeur
Dès la validation du dossier d'inscription par la Direction, la recherche d'un employeur est engagée, par l'Apprenant et par le réseau de FORMAFLOW (sélection de candidats proposée aux entreprises partenaires).
- Contact avec l'employeur sous 24 h pour valider l'adéquation emploi et cursus
- Contrat, convention et dépôt OPCO selon le tableau ci-dessus
- Autre poste dans la structure : inscription validée après accord de l'OPCO
- Sinon, l'Apprenant poursuit sa recherche, accompagné par FORMAFLOW
- Le candidat peut commencer la formation sous statut de stagiaire de la formation professionnelle pendant trois mois au plus (article L6222-12-1 du Code du travail), en poursuivant sa recherche avec l'appui de FORMAFLOW
- Sans contrat à l'issue, la commission de maintien statue sur un maintien gratuit au titre de la mission (PM-RAF-24, section 9)
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Adm. = équipe administrative · RF = Responsable de formation · Dir. = Direction. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Adm. | RF | Dir. |
|---|---|---|---|
| Recueil des informations de la demande | R | C | A |
| Établissement du devis et de la convention (Word, classés dans FORMAFLUXX) | R | C | A |
| Validation du dossier d'inscription (alternance) | C | R | A |
| Contact employeur sous 24 h, adéquation emploi et cursus | C | R | A |
| Fiche contact employeur (dont choix du tableau mensuel des absences et de son destinataire), contrat, convention CFA-employeur, dépôt OPCO vérifié | R | C | A |
| Accord de prise en charge de l'OPCO | R | I | A |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Contrats d'apprentissage transmis à l'OPCO dans les 5 jours ouvrables suivant le début d'exécution | 100 % | Mensuel · dossiers FORMAFLUXX, accusés de dépôt |
| Conventions de formation signées avant le premier jour de formation | 100 % | Par rentrée · dossiers FORMAFLUXX |
| Candidats sans employeur à 3 mois examinés par la commission de maintien | 100 % | Par cas · grilles MOD-MAINT-01 |
| Accords de prise en charge OPCO reçus et classés | 100 % | Mensuel · dossiers FORMAFLUXX |
8Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Devis (sous Word) | Établi à partir de la demande, sur la base de l'onglet employeur |
| Fiche employeur | Créée si nécessaire pour établir le devis |
| Convention de formation (inter / intra, sous Word) | Dates, lieu, horaires, programme, personnes, financeur, tarif, mentions juridiques, subrogation |
| Contrat de professionnalisation / d'apprentissage | Alternance : entre apprenant/apprenti et employeur |
| Accord de prise en charge OPCO | Alternance : condition de financement |
| Dossier d'inscription de l'alternant | Validé par la Direction avant recherche d'employeur |
| Documents administratifs type CERFA | Établis via la mention de subrogation |