PM-RAF-26.02 · Suivre l'apprenti en entreprise, SMQ FORMAFLOW

1Objet & finalité

Assurer la cohérence entre la formation dispensée par FORMAFLOW et les missions confiées en entreprise, en organisant la coopération entre les formateurs et le maître d'apprentissage ou le tuteur (article L6231-2 du Code du travail) : anticipation des missions, échanges réguliers, entretiens tripartites, progressivité des apprentissages et traitement rapide d'un écart.

2Domaine d'application

Tous les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation de FORMAFLOW (BTS, TP RMO, TP RRH, TP MCOM et Master RSE/DD), ainsi que les stagiaires de la formation continue qui effectuent une période en entreprise. Pour ces derniers, la procédure s'applique à la période en entreprise prévue par leur convention.

3Déroulement

Étape	Ce qui est fait	Qui · délai · trace
1. Vérifier les missions avant le contrat	Avant la signature, la Responsable de formation vérifie avec l'employeur que les missions prévues correspondent au référentiel de la certification et que le maître d'apprentissage remplit les conditions requises (PM-TDC-17.02). Les missions principales sont consignées dans le dossier FORMAFLUXX de l'Apprenant.	RF · avant signature · fiche missions dans FORMAFLUXX
2. Informer l'entreprise	Dès le démarrage, l'entreprise reçoit ses accès FORMAFLUXX (planning, déroulés, absences, évaluations, visibles en permanence), le calendrier de l'alternance, le référentiel et le nom de son interlocuteur chez FORMAFLOW.	Adm. · première semaine · envoi des accès tracé
3. Entretien tripartite de démarrage	Dans les deux mois qui suivent le début du contrat, entretien entre l'Apprenant, le maître d'apprentissage ou le tuteur et FORMAFLOW (Responsable de formation ou formateur coordonnateur du cursus), en présentiel, par téléphone ou en visioconférence : intégration, missions confiées et à venir, première évaluation du déroulement de la formation, aménagements éventuels. Un représentant légal est convié pour un Apprenant mineur.	RF · 2 mois · compte rendu dans FORMAFLUXX
4. Suivi en cours d'année	Au moins un entretien tripartite par année de formation, en plus du démarrage, centré sur la progression : missions réalisées au regard du référentiel, compétences acquises en entreprise, préparation des épreuves professionnelles (fiches, dossiers, comptes rendus d'activité des BTS ; dossier professionnel des titres). L'entreprise est invitée à signaler à tout moment une difficulté.	RF, Form. · annuel · compte rendu dans FORMAFLUXX
5. Anticiper les missions	Le formateur coordonnateur informe l'entreprise des thèmes à venir pour qu'elle puisse confier des missions en lien ; inversement, les missions réalisées en entreprise servent de support aux cours et aux épreuves (fiches, études de cas).	Form. · par semestre · trace des échanges
6. Traiter un écart	Missions sans rapport avec le référentiel, absence de maître d'apprentissage, conflit, difficulté de l'Apprenant : la Responsable de formation ouvre une fiche « risque de rupture » et applique le circuit d'alerte de PM-RAF-24 (médiateur de l'apprentissage, inspection du travail le cas échéant). Une situation de violence, de harcèlement ou de discrimination en entreprise relève de PM-RAF-26.01.	RF · dès le constat · fiche de suivi
7. Recueillir l'avis de l'entreprise	L'avis de l'entreprise sur la formation et la coordination est recueilli chaque année par l'enquête employeurs (PM-EC-19) ; les maîtres d'apprentissage sont invités aux réunions d'information de FORMAFLOW.	Adm. · annuel · résultats d'enquête

4Rôles & responsabilités (RACI)

Fonctions : RF = Responsable de formation · Form. = formateur coordonnateur du cursus · RéfP = référent pédagogique · Adm. = équipe administrative · Dir. = Direction. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.

Activité clé	RF	Form.	RéfP	Adm.	Dir.
Vérification des missions et du maître d'apprentissage	R		C	C	A
Envoi des accès FORMAFLUXX et du calendrier	I			R	A
Entretien tripartite de démarrage (2 mois)	R	C	I		A
Entretien tripartite annuel	R	R	I		A
Anticipation des missions	C	R	A
Traitement d'un écart (PM-RAF-24)	R	C	I	C	A

R RéaliseA ApprouveC ConsultéI Informé

5Indicateurs de pilotage

Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.

Indicateur	Cible	Fréquence / Source
Apprentis ayant bénéficié d'un entretien tripartite de démarrage dans les 2 mois	100 %	Mensuel · comptes rendus FORMAFLUXX
Apprentis ayant bénéficié d'au moins un entretien tripartite tracé dans l'année de formation	100 %	Annuel · comptes rendus FORMAFLUXX
Entreprises ayant reçu leurs accès FORMAFLUXX la première semaine	100 %	Par rentrée · envois tracés
Écarts de missions traités selon PM-RAF-24 (fiche ouverte)	100 %	Revue mensuelle · fiches de suivi

6Documents & enregistrements associés

Document	Rôle
Fiche des missions principales (dossier FORMAFLUXX)	Adéquation des missions au référentiel
Accès tuteur FORMAFLUXX	Information permanente de l'entreprise (planning, déroulés, absences, évaluations)
Comptes rendus d'entretien tripartite	Coordination et progressivité (indicateur 3.13)
Calendrier de l'alternance · référentiel de certification	Anticipation des missions
Fiche de suivi « risque de rupture »	Traitement d'un écart (PM-RAF-24)