Process Métier : Traiter la demande et la commande
Traiter une demande de formation
Assurer avec fiabilité le traitement d'une demande de formation d'un individuel, d'un organisme financeur ou d'outplacement et d'un commanditaire d'une entreprise. Etudier la faisabilité d'une demande. Contractualiser une demande avec un minimum d'opérations administratives. Homogénéiser les pratiques de traitement des demandes de formation.
- Besoins et priorités de formation des individuels, des organismes financeur et d'outplacement, des commanditaires des entreprises et des candidats de la plateforme ParcourSup
- Informations sur le parcours de l'apprenant ou du stagiaire
- Données et informations sur le financement de la formation
- Exigences du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (référentiel national qualité à 33 indicateurs)
- Echanger avec les individuels, commanditaires, clients/employeurs
- Dialoguer avec les formateurs référents des thèmes pédagogiques
- Etablir les devis
- Relancer les organismes financeurs
- Intégrer des documents informatifs et décisionnels de financement des formations sous FORMAFLUXX
- Dossiers d'inscription
- Dossier apprenant FORMAFLUXX
- Fiches d'évaluation
- Devis
1Objet & finalité
Décrire le traitement d'une demande ou d'une commande de formation, depuis la première prise de contact jusqu'à la transmission d'une offre complète (programme détaillé, planning, devis et convention), en assurant une analyse rigoureuse des besoins et le respect des délais de réponse, quel que soit l'initiateur de la demande.
2Domaine d'application
Toutes les demandes de formation reçues par FORMAFLOW, quel que soit le canal d'entrée (site web, plateformes EDOF / KAIROS / ParcourSup, courriel, téléphone, réseaux sociaux, prospection, appel d'offres…) et quel que soit l'initiateur : un individuel, un organisme financeur ou de placement, une entreprise, ou la plateforme ParcourSup (apprentis).
3Logigramme synthétique
Vue d'ensemble commune à tous les cas. Le détail par initiateur figure en section 4 ; les cas de financement en section 5.
4Traitement selon l'initiateur
| Média / canal | Outil de contact |
|---|---|
| Site web FORMAFLOW | Formulaire de contact |
| « Mon Compte Formation » | Plateforme EDOF |
| France Travail KAIROS | Courriel ou téléphone |
| Site web de référencement | Courriel |
| Réseaux sociaux | InMail |
| Appel entrant | Téléphone |
| Contact e-mail | Courriel |
| Journées portes ouvertes | Face à face |
Si la demande ne peut être traitée en face à face, la personne en charge prend contact sous 24 h pour fixer un rendez-vous d'analyse des besoins. Sur site, un document de synthèse formalise : contexte du projet, caractéristiques (domaine, durée, budget, financement, profil), compétences & diplômes, planning prévisionnel, et, pour les cycles longs (BTS, Titre Professionnel), un dossier d'inscription. S'ensuivent l'information sur la personnalisation des parcours (VAE/VAP), des évaluations formatives (questionnaires, quiz, tests, mises en situation) et un bilan de positionnement, puis l'information sur les financements mobilisables.
OPCO, Cap Emploi, Transitions Pro, Agefiph, cabinet d'outplacement, centre de bilan de compétences, 2 voies : contact téléphonique ou e-mail.
Prise de contact sous 24 h si réception par courriel, et démarrage de l'analyse des besoins (contexte, caractéristiques, compétences, planning). Un contact est ensuite initié sous 48 h avec la personne à former (rendez-vous physique ou téléphonique). Le processus du Cas 1 s'applique alors, avec un reporting régulier auprès de l'organisme initiateur tout au long du parcours.
Site web, référencement, réseaux sociaux, téléphone, e-mail, prospection terrain, appel d'offres.
Un rendez-vous physique ou visio est obligatoire pour construire le cahier des charges : contexte & enjeux, population à former (prérequis, effectifs, statuts…), objectifs stratégiques / opérationnels / de formation, caractéristiques de la formation existante, durée, planning, langues, ressources, contraintes techniques, déploiement. En fonction des enjeux et financements (plan de développement des compétences, OPCO, CPF), une réponse écrite est transmise sous 7 jours ouvrés : offre, planning prévisionnel, devis et convention (établis sous Word à partir des modèles FORMAFLOW, puis classés dans le dossier FORMAFLUXX), et programme(s) détaillé(s). Le processus du Cas 1 s'applique ensuite.
5Résultat de la revue & cas de financement
- Programme du catalogue adéquat, prérequis satisfaits
- Programme détaillé remis (objectifs, prérequis, moyens, suivi/évaluation)
- Offre sous 48 h : offre, planning, devis et convention (Word, classés dans FORMAFLUXX)
- Pas de programme catalogue adéquat
- Étude de faisabilité avec le référent pédagogique (ingénierie)
- Si favorable : parcours personnalisé + offre sous 48 h
- Ni catalogue, ni sur-mesure possible après étude
- Information de la personne sous 48 h a minima par courriel
Cas particuliers de financement
| Dispositif | Points de contrôle clés | Délai de réponse |
|---|---|---|
| CPF / EDOF (Mon Compte Formation) | Vérifier la création du compte CPF ; ouverture du dossier sur EDOF ; déclaration entrée/sortie. Le dossier EDOF vaut devis & convention, mais établir une convention interne (Word, classée dans FORMAFLUXX) pour la facturation. | Réponse sous 48 h ; si des prérequis doivent être vérifiés (test, entretien), information du candidat sous 48 h et décision dans les 30 j au plus |
| France Travail / KAIROS | Collecte identifiant & agence France Travail ; établissement du devis AIF sur KAIROS ; transmission au conseiller pour validation. Vaut devis & convention ; convention interne (Word, classée dans FORMAFLUXX) pour la facturation. | Validation du conseiller |
| ParcourSup (futurs apprentis) | Paramétrage de l'établissement, réception des vœux, contact des candidats, entretiens, accompagnement (CV, conseils), validation de la signature du contrat d'apprentissage. | Agenda Éducation nationale |
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Adm. = équipe administrative · Dir. = Direction · RéfP = référent pédagogique. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Adm. | Dir. | RéfP |
|---|---|---|---|
| Réception & qualification de la demande | R | A | C |
| Analyse des besoins / entretien | C | A | R |
| Positionnement (évaluations, bilan) | I | A | R |
| Étude de faisabilité sur-mesure | I | A | R |
| Établissement & transmission de l'offre | R | A | C |
| Traitement du financement (EDOF / KAIROS) | R | A | I |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Offres transmises aux demandeurs individuels dans les 48 h | 100 % | Mensuel · horodatage FORMAFLUXX, EDOF, KAIROS |
| Réponses écrites aux entreprises dans les 7 jours ouvrés après le rendez-vous | 100 % | Mensuel · dossiers FORMAFLUXX |
| Demandes reçues par courriel recontactées dans les 24 h | 100 % | Mensuel · horodatage |
| Demandes non réalisables informées par écrit dans les 48 h | 100 % | Mensuel · courriels classés |
8Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Document de synthèse d'analyse des besoins | Formalise le besoin réel (contexte, caractéristiques, compétences, planning) |
| Dossier d'inscription | Cycles longs (BTS, Titre Professionnel) : prérequis certificateurs |
| Cahier des charges | Demandes entreprises |
| Programme détaillé · Offre · Planning · Devis · Convention | Éléments constitutifs de l'offre (devis & convention via FORMAFLUXX) |
| Plateformes EDOF · KAIROS · ParcourSup | Dossiers de financement / d'inscription dématérialisés |