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Process Métier — Traiter la demande et la commande

Traiter une demande de formation

FORMAFLOW — Former vers le succès
Référence
PM-TDC-17
Version
V7
Date d'application
15/09/2025
Rédacteur / Approbateur
EM / JMLB
Ce que prouve cette procédure —Qualiopi : 1.1, 1.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.8, 3.9, 3.10, 3.13Mission : O1, O3
Situer cette procédure dans le processus « Traiter la demande & la commande »

Assurer avec fiabilité le traitement d'une demande de formation d'un individuel, d'un organisme financeur ou d'outplacement et d'un commanditaire d'une entreprise. Etudier la faisabilité d'une demande. Contractualiser une demande avec un minimum d'opérations administratives. Homogénéiser les pratiques de traitement des demandes de formation.

Ce qui entre
  • Besoins et priorités de formation des individuels, des organismes financeur et d'outplacement, des commanditaires des entreprises et des candidats de la plateforme ParcourSup
  • Informations sur le parcours de l'apprenant ou du stagiaire
  • Données et informations sur le financement de la formation
  • Exigences relatives au décret du 6 juin 2019
→
Activités clés du processus
  • Echanger avec les individuels, commanditaires, clients/employeurs
  • Dialoguer avec les formateurs référents des thèmes pédagogiques
  • Etablir les devis
  • Relancer les organismes financeurs
  • Intégrer des documents informatifs et décisionnels de financement des formations sous FORMAFLUX
→
Ce qui sort
  • Dossiers d'inscription
  • Dossier apprenant FORMAFLUX
  • Fiches d'évaluation
  • Devis
Parties intéressées : Apprenants / stagiaires, Personnel administratif, Clients/Employeurs, Organismes financeurs, Candidats ParcourSupRessources & moyens : Plateformes Web financeurs, Plateforme digitale FORMAFLUX, Plateforme ParcouSupRessources humaines : Equipe administrative et comptable FORMAFLOW et du Groupe PSB

1Objet & finalité

Décrire le traitement d'une demande ou d'une commande de formation, depuis la première prise de contact jusqu'à la transmission d'une offre complète (programme détaillé, planning, devis et convention), en assurant une analyse rigoureuse des besoins et le respect des délais de réponse, quel que soit l'initiateur de la demande.

2Domaine d'application

Toutes les demandes de formation reçues par FORMAFLOW, quel que soit le canal d'entrée (site web, plateformes EDOF / KAIROS / ParcourSup, courriel, téléphone, réseaux sociaux, prospection, appel d'offres…) et quel que soit l'initiateur : un individuel, un organisme financeur ou de placement, une entreprise, ou la plateforme ParcourSup (apprentis).

3Logigramme synthétique

Vue d'ensemble commune à tous les cas. Le détail par initiateur figure en section 4 ; les cas de financement en section 5.

Adm. / Direction site / Resp. pédagogique
Réception de la demande (multicanal)→Qualificationcontact ≤ 24 h si pas de traitement direct
Direction site / Resp. pédagogique
Analyse des besoins (contexte, caractéristiques, compétences, planning)→Dossier d'inscription si cycle long
Resp. pédagogique
Positionnement : évaluations formatives & bilan→Revue de la demande
Direction site / Resp. pédagogique / Réf. pédagogique
Décision de traitement→Transmission de l'offre≤ 48 h (indiv.) · ≤ 7 j ouvrés (entreprise)→Contractualisation

4Traitement selon l'initiateur

Cas 1 Demande initiée par un individuel — 9 voies d'accès
Média / canalOutil de contact
Site web FORMAFLOWFormulaire de contact
« Mon Compte Formation »Plateforme EDOF
Pôle Emploi KAIROSCourriel ou téléphone
Site web de référencementCourriel
Réseaux sociauxInMail
Appel entrantTéléphone
Contact e-mailCourriel
Journées portes ouvertesFace à face

Si la demande ne peut être traitée en face à face, la personne en charge prend contact sous 24 h pour fixer un rendez-vous d'analyse des besoins. Sur site, un document de synthèse formalise : contexte du projet, caractéristiques (domaine, durée, budget, financement, profil), compétences & diplômes, planning prévisionnel, et — pour les cycles longs (BTS, Titre Professionnel) — un dossier d'inscription. S'ensuivent l'information sur la personnalisation des parcours (VAE/VAP), des évaluations formatives (questionnaires, quiz, tests, mises en situation) et un bilan de positionnement, puis l'information sur les financements mobilisables.

Cas 2 Demande initiée par un organisme financeur ou de placement

OPCO, Cap Emploi, Fongecif, Agefiph, cabinet d'outplacement, centre de bilan de compétences — 2 voies : contact téléphonique ou e-mail.

Prise de contact sous 24 h si réception par courriel, et démarrage de l'analyse des besoins (contexte, caractéristiques, compétences, planning). Un contact est ensuite initié sous 48 h avec la personne à former (rendez-vous physique ou téléphonique). Le processus du Cas 1 s'applique alors, avec un reporting régulier auprès de l'organisme initiateur tout au long du parcours.

Cas 3 Demande initiée par une entreprise — 7 voies d'accès

Site web, référencement, réseaux sociaux, téléphone, e-mail, prospection terrain, appel d'offres.

Un rendez-vous physique ou visio est obligatoire pour construire le cahier des charges : contexte & enjeux, population à former (prérequis, effectifs, statuts…), objectifs stratégiques / opérationnels / de formation, caractéristiques de la formation existante, durée, planning, langues, ressources, contraintes techniques, déploiement. En fonction des enjeux et financements (plan de développement des compétences, OPCO, CPF), une réponse écrite est transmise sous 7 jours ouvrés : offre, planning prévisionnel, devis FORMAFLUX, convention, et programme(s) détaillé(s). Le processus du Cas 1 s'applique ensuite.

5Résultat de la revue & cas de financement

Réalisable — catalogue
  • Programme du catalogue adéquat, prérequis satisfaits
  • Programme détaillé remis (objectifs, prérequis, moyens, suivi/évaluation)
  • Offre sous 48 h : offre, planning, devis FORMAFLUX, convention
Réalisable — sur-mesure
  • Pas de programme catalogue adéquat
  • Étude de faisabilité avec le référent pédagogique (ingénierie)
  • Si favorable : parcours personnalisé + offre sous 48 h
Non réalisable
  • Ni catalogue, ni sur-mesure possible après étude
  • Information de la personne sous 48 h a minima par courriel

Cas particuliers de financement

DispositifPoints de contrôle clésDélai de réponse
CPF / EDOF
(Mon Compte Formation)		Vérifier la création du compte CPF ; ouverture du dossier sur EDOF ; déclaration entrée/sortie. Le dossier EDOF vaut devis & convention, mais générer une convention interne FORMAFLUX pour la facturation.30 j si prérequis · 48 h sans prérequis
Pôle Emploi / KAIROSCollecte identifiant & agence Pôle Emploi ; établissement du devis AIF sur KAIROS ; transmission au conseiller pour validation. Vaut devis & convention ; convention interne FORMAFLUX pour la facturation.Validation du conseiller
ParcourSup
(futurs apprentis)		Paramétrage de l'établissement, réception des vœux, contact des candidats, entretiens, accompagnement (CV, conseils), validation de la signature du contrat d'apprentissage.Agenda Éducation nationale

6Rôles & responsabilités (RACI)

Fonctions — Adm. = traitement administratif · DS = Direction du site · RP = Responsable pédagogique · RéfP = Référent pédagogique.

Activité cléAdm.DSRPRéfP
Réception & qualification de la demandeRACI
Analyse des besoins / entretienCARI
Positionnement (évaluations, bilan)IARC
Étude de faisabilité sur-mesureIACR
Établissement & transmission de l'offreRACI
Traitement du financement (EDOF / KAIROS)RAII
R ResponsableA Approbateur C ConsultéI Informé

7Indicateurs de pilotage

Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).

IndicateurCibleFréquence / Source
Délai de réponse aux demandes100 % ≤ 48 hMensuel · Horodatage FORMAFLUXX / EDOF-KAIROS

8Documents & enregistrements associés

Document / enregistrementRôle
Document de synthèse d'analyse des besoinsFormalise le besoin réel (contexte, caractéristiques, compétences, planning)
Dossier d'inscriptionCycles longs (BTS, Titre Professionnel) — prérequis certificateurs
Cahier des chargesDemandes entreprises
Programme détaillé · Offre · Planning · Devis · ConventionÉléments constitutifs de l'offre (devis & convention via FORMAFLUX)
Plateformes EDOF · KAIROS · ParcourSupDossiers de financement / d'inscription dématérialisés
Rappel maîtrise documentaire : toute pièce transmise (devis, convention) est générée et tracée dans FORMAFLUX, y compris lorsque le dossier plateforme (EDOF/KAIROS) vaut déjà devis et convention.

SMQ FORMAFLOW — PM-TDC-17 · Maquette de démonstration remise en forme à partir du document V7. © Groupe PSB « Priorités Solutions Bénéfices » — FORMAFLOW.