Process Métier — Traiter la demande & la commande
Admettre un apprenant
Assurer avec fiabilité le traitement d'une demande de formation d'un individuel, d'un organisme financeur ou d'outplacement et d'un commanditaire d'une entreprise. Etudier la faisabilité d'une demande. Contractualiser une demande avec un minimum d'opérations administratives. Homogénéiser les pratiques de traitement des demandes de formation.
- Besoins et priorités de formation des individuels, des organismes financeur et d'outplacement, des commanditaires des entreprises et des candidats de la plateforme ParcourSup
- Informations sur le parcours de l'apprenant ou du stagiaire
- Données et informations sur le financement de la formation
- Exigences relatives au décret du 6 juin 2019
- Echanger avec les individuels, commanditaires, clients/employeurs
- Dialoguer avec les formateurs référents des thèmes pédagogiques
- Etablir les devis
- Relancer les organismes financeurs
- Intégrer des documents informatifs et décisionnels de financement des formations sous FORMAFLUX
- Dossiers d'inscription
- Dossier apprenant FORMAFLUX
- Fiches d'évaluation
- Devis
1Objet & finalité
Définir les étapes permettant à tout candidat de postuler à une formation dispensée par FORMAFLOW. La procédure garantit l'équité de traitement des candidatures et l'adéquation des profils retenus avec les exigences des prérequis spécifiques à l'intégration des formations.
2Domaine d'application
Toute candidature à une formation FORMAFLOW. Avant de déposer sa candidature, le candidat doit s'assurer de :
- Répondre aux prérequis spécifiques de la formation visée (niveau d'études, expérience professionnelle, maîtrise de compétences — informatique, langues… — ou autres critères), détaillés sur le programme de chaque formation
- Avoir pris connaissance du programme, de ses objectifs, de ses modalités pédagogiques et de ses débouchés
- Être disponible aux dates de la formation
- Avoir la possibilité de financer la formation en fonction de son statut
3Logigramme du déroulement
4Détail des étapes
Étape 1 — Information & orientation
- Site web FORMAFLOW : formations, prérequis, programmes détaillés, tarifs, dates et modalités d'inscription
- Contact : par téléphone au 02 37 42 38 92 (du lundi au vendredi, 8h30–18h00) ; par e-mail à contact@formaflow.fr ; en personne sur rendez-vous — Route de Paris, Parc de la Radio, Immeuble D, 1er étage, 28100 Dreux (entretien d'orientation personnalisé encouragé)
- Salons, informations collectives & journées portes ouvertes (JPO) : dates annoncées sur les réseaux sociaux
Étape 2 — Dossier de candidature / inscription
| Pièce | Précisions |
|---|---|
| Dossier d'inscription FORMAFLOW complété & signé | Expose les motivations, le projet personnel & professionnel ; à rédiger avec soin |
| Curriculum Vitae (CV) à jour | Parcours scolaire, professionnel et compétences |
| Copie des diplômes / certifications | Justifie du niveau requis |
| Justificatif d'identité | Carte d'identité, passeport ou titre de séjour |
| Justificatifs d'expérience (le cas échéant) | Attestations de travail, certificats de stage, justificatif de demandeur d'emploi |
Étape 3 — Dépôt du dossier
- Par voie électronique — à privilégier pour un traitement plus rapide
- Par courrier postal — FORMAFLOW, Route de Paris, Parc de la Radio, 28100 Dreux
- En personne sur le site, auprès des responsables de formation
Étape 4 — Examen du dossier & sélection
- Vérification administrative : contrôle de complétude et de conformité des pièces — un dossier incomplet n'est pas examiné
- Examen pédagogique : évaluation de l'adéquation du profil (CV, motivation, diplômes, expérience)
- Entretien individuel obligatoire (présentiel ou visioconférence) : motivation et compréhension des enjeux
- Tests : mise en place possible selon les prérequis du cursus
- Décision d'admission : prise par les responsables de formation, en concertation avec l'équipe pédagogique ; notifiée au candidat par e-mail ≤ 15 j après l'entretien
- Grille de positionnement post-décision : renseignée pour un état précis de l'acceptation d'entrée dans le parcours
Étape 5 — Confirmation d'inscription
Le candidat admis confirme son inscription dans un délai de 7 jours après réception de la notification d'admission, par voie électronique.
5Dispositions spécifiques
FORMAFLOW aligne ses formations certifiantes sur les référentiels de compétences et d'évaluation établis par les certificateurs (France Compétences, ministères, certificateurs privés des titres professionnels). Le candidat est invité à consulter le référentiel de la certification visée (site du certificateur ou, pour le RNCP / Répertoire Spécifique, France Compétences) afin de vérifier l'adéquation entre ses acquis, ses objectifs et les exigences de la certification. Les programmes indiquent le code RNCP ou RS, le lien vers le référentiel, le nom du certificateur et la date d'éligibilité. L'atteinte des objectifs du référentiel est une condition sine qua non de l'obtention de la certification.
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — Cand. = candidat · Adm. = équipe administrative · RF = responsables de formation · EP = équipe pédagogique.
| Activité clé | Cand. | Adm. | RF | EP |
|---|---|---|---|---|
| Information & orientation | R | I | C | I |
| Constitution & dépôt du dossier | R | I | I | I |
| Vérification administrative de complétude | I | R | A | I |
| Examen pédagogique du dossier | I | I | R | C |
| Entretien individuel & tests | C | I | R | C |
| Décision d'admission & notification | I | C | R | C |
| Confirmation d'inscription | R | A | I | I |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Délai de réponse aux demandes | 100 % ≤ 48 h | Mensuel · Horodatage FORMAFLUXX / EDOF-KAIROS |
8Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Dossier d'inscription FORMAFLOW | Motivations, projet personnel & professionnel du candidat |
| CV, diplômes / certifications, justificatif d'identité, justificatifs d'expérience | Pièces constitutives de la candidature |
| Programme de formation | Prérequis, objectifs, modalités, débouchés, code RNCP / RS |
| Grille de positionnement post-décision | État précis de l'acceptation d'entrée dans le parcours |
| Référentiels des certificateurs / France Compétences | Vérification de l'adéquation acquis / objectifs / exigences |
| Notification d'admission (e-mail) | Communiquée ≤ 15 j après l'entretien |