Process Métier — Organiser l'action de formation
Préparer une action de formation
Créer une action de formation. Optimiser les moyens humains et matériels à mettre en œuvre pour réaliser l'action de formation. Etablir tous les documents nécessaires au suivi de la formation. Générer une facturation de qualité en vue d'un financement dans les meilleurs délais.
- Exigences relatives au décret du 6 juin 2019
- Exigences du GIE DATADOCK
- Exigences de la certification QUALIOPI
- Exigences des modalités de fonctionnement d'un CFA
- Préparer les moyens matériels pour assurer une action de formation
- Adresser les documents au formateur pour mener et évaluer l'action de formation
- Accueillir les stagiaires, apprentis ou apprenants
- Générer la facturation
- Planning de réservation des salles de formation
- Convocations
- Livrets d'accueil et d'apprentissage
- Feuilles de présence
1Objet & finalité
Décrire la préparation et l'organisation d'une action de formation par la personne en charge de l'administratif, depuis l'élaboration des plannings jusqu'au déploiement complet du cursus et de ses sessions sur la plateforme digitale FORMAFLUX, afin que chaque parcours soit prêt à démarrer et conforme aux obligations des organismes financeurs.
2Domaine d'application
Toutes les actions de formation préparées par FORMAFLOW, selon le type de parcours :
- Formations courtes — formations professionnelles continues ; depuis le 15/09/2025, un développement de la plateforme est en cours pour en automatiser le traitement.
- Formations longues — cursus de 200 à 1 351 heures ; la plateforme digitale permet un traitement automatisé complet pour organiser la formation et répondre aux obligations des financeurs.
3Logigramme synthétique
Qui fait quoi, de l'élaboration des plannings au déploiement sur FORMAFLUX.
4Deux types de parcours
Depuis le 15 septembre 2025, FORMAFLOW répond aux demandes de formation de courte durée de type formation professionnelle continue. Un développement informatique de la plateforme est en cours pour en industrialiser la préparation.
Pour les cursus longs s'établissant sur 200 à 1 351 heures, la plateforme digitale FORMAFLUX assure un traitement automatisé complet : organisation de la formation et réponse aux obligations édictées par les organismes financeurs.
5Préparation des plannings
Les plannings sont réalisés par le Responsable pédagogique et validés par la Direction du site, selon le type de cursus :
| BTS | Titre Professionnel |
|---|---|
| Date de validation : 30 juin de chaque année | Date de proposition : 6 mois avant le début du stage · Date de validation : 1 mois avant le début du stage |
| Période : 24 mois | Période : variable selon le parcours et l'option d'alternance ou non |
6Déploiement du cursus sur FORMAFLUX
En début de cycle, la personne en charge de l'administratif déploie le cursus et ses sessions sur la plateforme :
7Suivi des apprenants & situations de handicap
Pour chaque stage et pour chaque apprenant ou stagiaire, un dossier est créé avec une fiche de suivi adossée permettant d'optimiser son suivi.
Pour chaque apprenant ou stagiaire en situation de handicap, un questionnaire est prévu pour analyser la situation à l'entrée en formation, mais aussi tout au long de son parcours.
8Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — Adm. = traitement administratif · RP = Responsable pédagogique · DS = Direction du site.
| Activité clé | Adm. | RP | DS |
|---|---|---|---|
| Élaboration des plannings | I | R | A |
| Validation des plannings | I | C | R |
| Déploiement du cursus & des sessions (FORMAFLUX) | R | C | A |
| Création stagiaire/alternant & rattachement entreprise | R | I | A |
| Enregistrement du financement (n° accord, tuteur, montant) | R | I | A |
| Ouverture du dossier de suivi & suivi PSH | R | C | A |
9Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Taux de sessions ouvertes au seuil de viabilité | ≥ 80 % | Annuel/session · Planning des sessions |
| Complétude des dossiers apprenants avant démarrage | 100 % | Par session · Dossiers d'inscription |
10Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Planning de formation (BTS / Titre Pro) | Cadence les sessions du cursus, validé par la Direction du site |
| Dossier d'inscription (modèles « Alternance » / « Reconversion ») | Formalise les informations nécessaires au cursus |
| Fiche de suivi apprenant / stagiaire | Optimise le suivi de chaque stage et de chaque apprenant |
| Questionnaire d'intégration & de suivi PSH | Analyse de la situation à l'entrée et tout au long du parcours |
| Plateforme FORMAFLUX | Cursus, sessions, rattachement entreprise, financement |