Process Métier : Organiser l'action de formation
Préparer une action de formation
Préparer chaque action pour qu'elle démarre complète : plannings validés, formateurs qualifiés affectés et informés, cursus et dossiers déployés dans FORMAFLUXX, convocations et logistique prêtes, besoins particuliers pris en compte.
- Dossiers d'inscription et contrats
- Plannings validés
- Exigences des financeurs et du décret n° 2026-728
- Plannings
- Affectation des formateurs
- Déploiement FORMAFLUXX
- Convocations et logistique
- Cursus prêts dans FORMAFLUXX
- Dossiers formateurs
- Convocations
- Aménagements organisés
1Objet & finalité
Décrire la préparation et l'organisation d'une action de formation par la personne en charge de l'administratif, depuis l'élaboration des plannings jusqu'au déploiement complet du cursus et de ses sessions sur la plateforme digitale FORMAFLUXX, afin que chaque parcours soit prêt à démarrer et conforme aux obligations des organismes financeurs.
2Domaine d'application
Toutes les actions de formation préparées par FORMAFLOW, selon le type de parcours :
- Formations longues (cursus de 200 à 1 351 heures, notamment en apprentissage) : le cursus, les sessions, les Apprenants, les entreprises et les financements sont déployés dans FORMAFLUXX, qui organise la formation et produit les éléments exigés par les financeurs.
- Formations courtes (formation professionnelle continue) : leur préparation automatisée dans FORMAFLUXX est en cours de développement depuis le 15/09/2025 ; dans l'attente, l'équipe administrative applique le mode opératoire manuel de la section 4.
3Logigramme synthétique
Qui fait quoi, de l'élaboration des plannings au déploiement sur FORMAFLUXX.
4Deux types de parcours
| Étape | Ce qui est fait | Qui · délai · trace |
|---|---|---|
| 1. Dossier | Convention ou devis signé (PM-TDC-17.02), liste des stagiaires, financement, besoins particuliers recueillis. | Adm. · dès la signature · dossier FORMAFLUXX |
| 2. Formateur | Affectation du formateur et transmission du dossier formateur (section 6). | RéfP, Adm. · 8 jours avant · courriel tracé |
| 3. Convocation | Convocation envoyée à chaque stagiaire au moins 8 jours avant : programme, dates, horaires, lieu, accès, contact de la référente handicap, règlement intérieur. | Adm. · J-8 · courriel classé |
| 4. Logistique | Salle, matériel, supports, feuilles d'émargement par demi-journée (PS-RS-19). | Adm. · J-2 · liste de contrôle |
Pour les cursus de 200 à 1 351 heures, FORMAFLUXX organise la formation (cursus, sessions, plannings, déroulés, émargement, accès des Apprenants et des tuteurs) et produit les éléments exigés par les financeurs. Le déploiement suit la section 7.
5Préparation des plannings
Les plannings sont réalisés par le référent pédagogique et validés par la Direction, selon le type de cursus :
| BTS | Titre Professionnel |
|---|---|
| Date de validation : 30 juin de chaque année | Date de proposition : 6 mois avant le début du stage · Date de validation : 1 mois avant le début du stage |
| Période : 24 mois | Période : variable selon le parcours et l'option d'alternance ou non |
6Affectation des formateurs et dossier formateur
Le référent pédagogique affecte un formateur à chaque module avant la validation du planning. Il vérifie que la qualification et l'expérience du formateur correspondent au module (CVthèque, PS-RH-19.03) et, pour un sous-traitant, que son dossier de conformité est complet et son contrat signé (PS-MAP-19). Au moins huit jours avant la première séance, l'équipe administrative transmet au formateur son dossier formateur : programme et référentiel du module, planning, liste des Apprenants et, avec leur accord, les aménagements à appliquer, accès FORMAFLUXX, règles de saisie des déroulés (mise à jour effective en fin de semaine, revue du lundi, PMA-OS-19) et règles d'émargement (PM-RAF-17.03).
7Déploiement du cursus sur FORMAFLUXX
En début de cycle, la personne en charge de l'administratif déploie le cursus et ses sessions sur la plateforme :
8Suivi des apprenants & situations de handicap
Pour chaque stage et pour chaque Apprenant, un dossier est créé dans FORMAFLUXX avec une fiche de suivi. Pour chaque Apprenant qui a signalé un besoin d'aménagement, la référente handicap fait remplir le questionnaire d'intégration à l'entrée, puis le questionnaire de suivi au cours du parcours, et organise les aménagements selon PM-EC-17.05.
9Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Adm. = équipe administrative · RéfP = référent pédagogique · Réf. H = référente handicap · Dir. = Direction. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Adm. | RéfP | Réf. H | Dir. |
|---|---|---|---|---|
| Élaboration des plannings et affectation des formateurs | I | R | A | |
| Transmission du dossier formateur (8 jours avant) | R | C | A | |
| Déploiement du cursus et des sessions (FORMAFLUXX) | R | C | A | |
| Création de l'Apprenant, rattachement entreprise, financement | R | I | A | |
| Convocations et logistique des formations courtes | R | I | A | |
| Questionnaire et aménagements PSH | C | C | R | A |
10Indicateurs de pilotage
Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Dossiers FORMAFLUXX complets au premier jour (financement, entreprise, maître d'apprentissage, planning) | 100 % | Par rentrée et par session · FORMAFLUXX |
| Dossiers formateurs transmis au moins 8 jours avant la première séance | 100 % | Par session · courriels classés |
| Convocations des formations courtes envoyées au moins 8 jours avant | 100 % | Par session · courriels classés |
| Plannings BTS validés au 30 juin | 100 % | Annuel · plannings |
11Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Planning de formation (BTS / Titre Pro) | Cadence les sessions du cursus, validé par la Direction |
| Dossier d'inscription (modèles « Alternance » / « Reconversion ») | Formalise les informations nécessaires au cursus |
| Fiche de suivi apprenant / stagiaire | Optimise le suivi de chaque stage et de chaque apprenant |
| Questionnaire d'intégration & de suivi PSH | Analyse de la situation à l'entrée et tout au long du parcours |
| Plateforme FORMAFLUXX | Cursus, sessions, rattachement entreprise, financement |