Process Métier : Organiser l'action de formation
Accueillir un stagiaire, un apprenti ou un apprenant
Accueillir chaque Apprenant de façon homogène : documents remis et signés, modalités de la formation expliquées, information sur ses droits, sa protection et les recours dès l'entrée, information renforcée des mineurs, preuve de chaque remise.
- Dossier d'entrée (PM-OAF-17.01)
- Livret d'accueil, règlement intérieur, charte, encart LA-ENC-01
- Planning de la première séquence
- Préparation des documents
- Première séquence
- Séquence « droits et protection »
- Information des mineurs
- Émargements
- Attestations de remise et d'information
- Règlements intérieurs signés
- Comptes rendus des mineurs
1Objet & finalité
Décrire l'accueil d'un stagiaire, d'un apprenti ou d'un apprenant par la personne en charge de l'administratif : préparation et remise des documents d'accueil, information sur les modalités et obligations, selon le type de formation, afin d'assurer une intégration conforme et homogène. En application du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (indicateurs 3.12 et 3.15), l'accueil comprend l'information de chaque Apprenant, dès l'entrée, sur le dispositif de prévention et de signalement des violences, du harcèlement et des discriminations, sur les droits et devoirs de l'apprenti, sur le médiateur de l'apprentissage et sur l'inspection du travail, avec une information renforcée des apprentis mineurs et de leurs représentants légaux.
2Domaine d'application
Tout accueil d'apprenant, selon le type de formation : formations courtes et formations longues (dont la première séquence est assurée par un Responsable de formation). L'information « droits et protection » (section 6) s'applique à tout Apprenant, quel que soit le format (présentiel ou distanciel) et le type de formation, ainsi qu'aux Apprenants déjà en formation lors de la révision des documents de protection.
3Logigramme synthétique
Qui fait quoi, de la préparation des documents à l'intégration de l'apprenant.
4Cas n°1 : formations courtes
Descriptif des éléments à produire :
| Document | Objet |
|---|---|
| Chevalet nominatif | Identification de l'apprenant en salle |
| Programme de la formation | Contenu et déroulé remis à l'apprenant |
| Règlement intérieur | Règles applicables durant la formation |
5Cas n°2 : formations longues
La première séquence de formation est assurée par le Responsable de formation afin de présenter à nouveau la formation et toutes les préconisations nécessaires, notamment en termes de devoirs et obligations de toutes les parties, d'assiduité et de suivi.
Éléments à produire
- Exemple de convocation
- Un livret d'accueil
- Un livret alternant / tuteur, maître d'apprentissage permettant à chaque cible de connaître le référentiel et les livrables attendus en fin de cursus
- Le règlement intérieur à parapher et signer par chaque apprenant
- La notice RGPD à faire signer par chaque stagiaire
- Une autorisation d'utilisation du droit à l'image du stagiaire
- Un formulaire de consentement
- L'organigramme fonctionnel présent sur le site Web de FORMAFLOW
- Le nom des référents de l'organisme présent sur le site Web de FORMAFLOW
Modalités communiquées
- Modalités de la formation : dispositif ; programme précisant le nom des formateurs et la durée de chaque module ; planning ; méthode d'évaluation
- Modalités de suivi : entretiens individuels réguliers, travaux pratiques…
- Modalités de la période en entreprise, si nécessaire
- Modalités de la période de stage
6Information de chaque Apprenant sur ses droits et sa protection
Contenu de l'information délivrée dès l'entrée
| Thème | Contenu minimal présenté oralement et remis par écrit |
|---|---|
| Prévention et signalement des violences, du harcèlement et des discriminations | Tolérance zéro à l'égard des violences (dont les violences sexistes et sexuelles), du harcèlement moral ou sexuel et des discriminations, au CFA, en distanciel et dans l'entreprise d'accueil ; identité et coordonnées du référent violences, harcèlement et discriminations : Céline Bunas Badier, Responsable de formation (référente désignée par le plan de prévention, reconduite le 23/10/2026 par le plan version #3 avec une mission étendue aux violences, dont les violences sexistes et sexuelles), celine.bunas@formaflow.fr, 02 37 42 38 92 ; canaux de signalement : entretien avec le référent, tout formateur ou le Responsable de formation, courriel, formulaire à l'accueil, outil de remontées du portail Apprenant FORMAFLUXX (six catégories : suggestion, commentaire, absence, violence, harcèlement, discrimination ; les violences, y compris sexistes et sexuelles, se signalent dans la catégorie « violence » ; notification simultanée du Responsable de formation, de la Responsable administrative, de la Direction (qui exerce la fonction de référent pédagogique) et de Fabrice PEYROT, référent pédagogique suppléant), ou saisine directe et unique de la référente pour un signalement à diffusion restreinte ; confidentialité du traitement et protection contre les représailles des victimes et des témoins ; numéros d'urgence : 17 ou 112 (police, urgences), 15 (SAMU), 3919 (violences faites aux femmes), 119 (enfance en danger), 114 (urgences par SMS). |
| Droits et devoirs de l'apprenti | Statut de salarié à part entière : contrat de travail, rémunération, durée du travail et repos, congés, temps de formation au CFA compris dans le temps de travail, maître d'apprentissage désigné, missions en rapport avec la qualification préparée ; devoirs : assiduité au CFA et en entreprise, justification des absences sous 48 h, présentation aux épreuves, respect du règlement intérieur et de la charte de déontologie. |
| Médiateur de l'apprentissage | Rôle (différends relatifs à l'exécution ou à la rupture du contrat d'apprentissage), modalités de saisine et coordonnées : selon la chambre consulaire de l'employeur : CCI d'Eure-et-Loir, Astrid LAMIRAL, médiatrice de l'apprentissage, 06 58 19 00 69, mediation.apprentissage@cci28.fr ; Chambre de métiers et de l'artisanat d'Eure-et-Loir, 2 allée des Atlantes, 28000 Chartres, 02 37 91 57 00, cma28@cma-cvl.fr. |
| Inspection du travail | Possibilité pour l'apprenti de saisir lui-même l'inspection du travail en cas de manquement de l'employeur ; signalement des dysfonctionnements par FORMAFLOW (procédure PM-RAF-24) ; coordonnées : DDETSPP d'Eure-et-Loir, pôle travail, 15 place de la République, CS 70527, 28019 Chartres Cedex, 02 37 20 50 98, ddetspp-inspection-du-travail@eure-et-loir.gouv.fr. |
| Handicap | Référente handicap : Céline Bunas ; demande d'aménagement de parcours. |
Modalités de remise et de traçabilité
- Lors de la première séquence, le Responsable de formation anime un temps dédié « droits et protection » (présentation de l'encart du livret d'accueil, démonstration de l'outil de remontées du portail Apprenant FORMAFLUXX, questions des Apprenants). La démonstration présente : les six catégories de l'outil (« suggestion », « commentaire », « absence », « violence », « harcèlement » et « discrimination ») et leur usage ; la consigne de signaler les violences, y compris sexistes et sexuelles, dans la catégorie « violence » ; le circuit de notification, chaque remontée étant transmise simultanément au Responsable de formation, à la Responsable administrative, à la Direction (qui exerce la fonction de référent pédagogique) et à Fabrice PEYROT, référent pédagogique suppléant ; l'alternative de la référente, à qui l'Apprenant peut s'adresser directement et uniquement (entretien, courriel, formulaire déposé sous pli fermé à son attention) pour un signalement à diffusion restreinte. Pour les formations courtes, l'information est délivrée en ouverture de session par le formateur, à l'aide de l'encart du livret d'accueil.
- L'équipe administrative remet à chaque Apprenant l'règlement intérieur, l'encart « Vos droits et votre protection » du livret d'accueil 2026-2027 et la charte de déontologie V4 ; l'Apprenant émarge une attestation de remise et d'information, classée dans son dossier (FORMAFLUXX).
- En distanciel, les documents sont déposés dans l'espace de l'Apprenant sur FORMAFLUXX et l'information fait l'objet d'une séance en visioconférence ; la prise de connaissance est validée électroniquement et horodatée.
- Le maître d'apprentissage ou tuteur reçoit, avec le livret alternant / tuteur, l'encart du livret et les coordonnées du référent, afin qu'il sache vers qui orienter l'apprenti.
Information renforcée des apprentis mineurs et de leurs représentants légaux
- Le Responsable de formation conduit avec chaque apprenti mineur un entretien individuel dans le premier mois de formation : reprise de l'encart, règles protectrices applicables aux mineurs (durée du travail, travail de nuit, repos, travaux interdits ou réglementés), personne à qui s'adresser au CFA et en entreprise, possibilité de signaler sans passer par l'employeur. L'entretien est consigné dans FORMAFLUXX.
- Les représentants légaux reçoivent dès l'entrée, par courriel ou courrier, l'encart du livret, le règlement intérieur, les coordonnées du référent, du médiateur de l'apprentissage et de l'inspection du travail ; ils retournent l'attestation de prise de connaissance signée. L'envoi et le retour sont tracés dans le dossier de l'apprenti ; une relance est faite à défaut de retour sous 10 jours ouvrés.
Apprenants déjà en formation lors de la révision
Lors de l'entrée en vigueur des documents de protection révisés (règlement intérieur, charte de déontologie V4, encart du livret, procédure PM-RAF-26.01), puis à chaque nouvelle révision, le Responsable de formation organise pour chaque groupe en cours de formation une session d'information reprenant le contenu ci-dessus. Une première session a eu lieu en septembre 2026 dans toutes les formations (premier cours de CEJM pour les BTS, début de formation pour le TP RMO, le TP RRH et le M2 MCOM), sur la base des documents alors en vigueur. Les documents révisés depuis (charte de déontologie V4 et encart LA-ENC-01 du 23/10/2026, plan de prévention version #3 du 23/10/2026, règlement intérieur du 01/11/2026) sont remis contre émargement à chaque groupe en novembre 2026 : le règlement intérieur du 01/11/2026 est en cours de signature par les Apprenants, et les feuilles signées sont classées dans le dossier de chaque Apprenant. La session est tracée par une feuille d'émargement dédiée ; les documents sont remis contre émargement. Les absents sont informés individuellement lors de leur retour, avec émargement. Les représentants légaux des apprentis mineurs en cours de formation reçoivent les documents selon les modalités ci-dessus.
Les éléments ajoutés le 23/10/2026 (rubrique « violence » de l'outil de remontées, référente reconduite et suppléant, médiatrice de l'apprentissage) sont portés à la connaissance des Apprenants en formation par la publication de l'encart LA-ENC-01 sur FORMAFLUXX et par un rappel en séance.
7Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions : Adm. = équipe administrative · RF = Responsable de formation · Dir. = Direction. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.
| Activité clé | Adm. | RF | Dir. |
|---|---|---|---|
| Préparation des documents d'accueil (courtes) | R | C | A |
| Animation de la 1re séquence (longues) | C | R | A |
| Remise & signature (RI, RGPD, droit à l'image, consentement) | R | C | A |
| Information organigramme & référents (site Web) | R | C | A |
| Séquence « droits et protection » à l'entrée (signalement, FORMAFLUXX, médiateur, inspection du travail) | C | R | A |
| Remise et émargement : règlement intérieur, encart du livret, charte de déontologie | R | C | A |
| Information renforcée des apprentis mineurs et envoi aux représentants légaux | C | R | A |
| Session d'information des Apprenants déjà en formation (émargement) | C | R | A |
8Indicateurs de pilotage
Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Apprenants entrés ayant émargé l'attestation de remise et d'information (règlement intérieur, encart, charte) | 100 % | Par session · attestations, FORMAFLUXX |
| Apprenants en cours de formation ayant signé le règlement intérieur du 01/11/2026 | 100 % au 30/11/2026 | Mensuel · feuilles signées classées |
| Apprentis mineurs ayant bénéficié de l'entretien d'information renforcée dans le premier mois | 100 % | Mensuel · comptes rendus FORMAFLUXX |
| Attestations de prise de connaissance retournées par les représentants légaux | 100 % après relance | Mensuel · dossiers des apprentis mineurs |
| Groupes en cours de formation informés lors d'une révision (émargement) | 100 % | À chaque révision · feuilles d'émargement |
9Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Chevalet nominatif · Programme · Règlement intérieur | Éléments d'accueil des formations courtes |
| Convocation · Livret d'accueil | Accueil des formations longues |
| Livret alternant / tuteur, maître d'apprentissage | Référentiel et livrables attendus en fin de cursus |
| Charte RGPD · Autorisation droit à l'image · Formulaire de consentement | Documents à faire signer |
| Organigramme fonctionnel & référents (site Web FORMAFLOW) | Information des apprenants |
| Règlement intérieur applicable au 01/11/2026 | Interdictions, signalement, mineurs, médiateur, inspection du travail ; remis contre émargement |
| Encart « Vos droits et votre protection » (LA-ENC-01) | Inséré dans le livret d'accueil 2026-2027 V7 |
| Charte de déontologie V4 (CH-02) | Principes et engagements, remise à l'entrée |
| PM-RAF-26.01 · PM-RAF-24 | Traitement des signalements · traitement sans délai des ruptures |
| Attestation de remise et d'information · Feuille d'émargement de la session d'information | Preuve de l'information de chaque Apprenant |
| Courrier aux représentants légaux · Attestation de prise de connaissance · Compte rendu d'entretien du mineur | Preuve de l'information renforcée des mineurs |
| Outil de remontées du portail Apprenant (FORMAFLUXX) | Canal de remontées et de signalement présenté et démontré à l'entrée (six catégories, circuit de notification, alternative de la référente) |