Process Métier — Organiser l'action de formation
Accueillir un stagiaire, un apprenti ou un apprenant
Créer une action de formation. Optimiser les moyens humains et matériels à mettre en œuvre pour réaliser l'action de formation. Etablir tous les documents nécessaires au suivi de la formation. Générer une facturation de qualité en vue d'un financement dans les meilleurs délais.
- Exigences relatives au décret du 6 juin 2019
- Exigences du GIE DATADOCK
- Exigences de la certification QUALIOPI
- Exigences des modalités de fonctionnement d'un CFA
- Préparer les moyens matériels pour assurer une action de formation
- Adresser les documents au formateur pour mener et évaluer l'action de formation
- Accueillir les stagiaires, apprentis ou apprenants
- Générer la facturation
- Planning de réservation des salles de formation
- Convocations
- Livrets d'accueil et d'apprentissage
- Feuilles de présence
1Objet & finalité
Décrire l'accueil d'un stagiaire, d'un apprenti ou d'un apprenant par la personne en charge de l'administratif : préparation et remise des documents d'accueil, information sur les modalités et obligations, selon le type de formation, afin d'assurer une intégration conforme et homogène.
2Domaine d'application
Tout accueil d'apprenant, selon le type de formation : formations courtes et formations longues (dont la première séquence est assurée par un référent de l'organisme).
3Logigramme synthétique
Qui fait quoi, de la préparation des documents à l'intégration de l'apprenant.
4Cas n°1 — Formations courtes
Descriptif des éléments à produire :
| Document | Objet |
|---|---|
| Chevalet nominatif | Identification de l'apprenant en salle |
| Programme de la formation | Contenu et déroulé remis à l'apprenant |
| Règlement intérieur | Règles applicables durant la formation |
5Cas n°2 — Formations longues
La première séquence de formation est assurée par le référent de l'organisme afin de présenter à nouveau la formation et toutes les préconisations nécessaires, notamment en termes de devoirs et obligations de toutes les parties, d'assiduité et de suivi.
Éléments à produire
- Exemple de convocation
- Un livret d'accueil
- Un livret alternant / tuteur — maître d'apprentissage permettant à chaque cible de connaître le référentiel et les livrables attendus en fin de cursus
- Le règlement intérieur à parapher et signer par chaque apprenant
- La charte RGPD à faire signer par chaque stagiaire
- Une autorisation d'utilisation du droit à l'image du stagiaire
- Un formulaire de consentement
- L'organigramme fonctionnel présent sur le site Web de FORMAFLOW
- Le nom des référents de l'organisme présent sur le site Web de FORMAFLOW
Modalités communiquées
- Modalités de la formation : dispositif ; programme précisant le nom des formateurs et la durée de chaque module ; planning ; méthode d'évaluation
- Modalités de suivi : entretiens individuels réguliers, travaux pratiques…
- Modalités de la période en entreprise, si nécessaire
- Modalités de la période de stage
6Rôles & responsabilités (RACI)
Fonctions — Adm. = traitement administratif · Réf = Référent de l'organisme · DS = Direction du site.
| Activité clé | Adm. | Réf | DS |
|---|---|---|---|
| Préparation des documents d'accueil (courtes) | R | C | A |
| Animation de la 1re séquence (longues) | C | R | A |
| Remise & signature (RI, RGPD, droit à l'image, consentement) | R | C | A |
| Information organigramme & référents (site Web) | R | C | A |
7Indicateurs de pilotage
Indicateurs SMART — reliés au processus et au référentiel (Qualiopi / mission).
| Indicateur | Cible | Fréquence / Source |
|---|---|---|
| Taux de sessions ouvertes au seuil de viabilité | ≥ 80 % | Annuel/session · Planning des sessions |
| Complétude des dossiers apprenants avant démarrage | 100 % | Par session · Dossiers d'inscription |
8Documents & enregistrements associés
| Document / enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Chevalet nominatif · Programme · Règlement intérieur | Éléments d'accueil des formations courtes |
| Convocation · Livret d'accueil | Accueil des formations longues |
| Livret alternant / tuteur — maître d'apprentissage | Référentiel et livrables attendus en fin de cursus |
| Charte RGPD · Autorisation droit à l'image · Formulaire de consentement | Documents à faire signer |
| Organigramme fonctionnel & référents (site Web FORMAFLOW) | Information des apprenants |