PM-RAF-26.03 · Accompagner les Apprenants dans leurs difficultés socio-professionnelles, SMQ FORMAFLOW

1Objet & finalité

Repérer les difficultés de la vie quotidienne qui menacent le parcours (logement, transport, ressources, santé, démarches), informer les Apprenants des aides auxquelles ils peuvent prétendre, les orienter vers les bons interlocuteurs et garder une trace de chaque accompagnement. La procédure concrétise la mission de FORMAFLOW : aucun Apprenant ne doit abandonner pour une raison que l'on aurait pu traiter.

2Domaine d'application

Tous les Apprenants, en priorité les apprentis et les candidats à l'apprentissage. Le traitement d'une situation de violence relève de PM-RAF-26.01, le handicap de PM-EC-17.05, le risque de rupture de PM-RAF-24 ; la présente procédure s'y articule.

3Déroulement

Étape	Ce qui est fait	Qui · délai · trace
1. Informer dès l'entrée	À l'accueil (PM-OAF-17.02), chaque Apprenant reçoit l'information sur les aides et les contacts utiles (livret d'accueil, encart LA-ENC-01) et sait que la Responsable de formation est son interlocutrice pour toute difficulté de vie quotidienne.	RF · accueil · émargement de l'information
2. Repérer	Signaux : absences répétées, retards liés au transport, fatigue, propos de l'Apprenant, alerte d'un formateur ou de l'entreprise, remontée FORMAFLUXX, entretien d'accompagnement au seuil de 10 % (PM-RAF-17.03). Tout membre de l'équipe qui repère une difficulté en informe la Responsable de formation le jour même.	Tous · jour même · information de la RF
3. Faire le point	Entretien confidentiel avec l'Apprenant : nature de la difficulté, urgence, ressources existantes. Seules les informations nécessaires sont notées, avec son accord.	RF · 5 jours ouvrés · fiche d'accompagnement
4. Informer sur les aides et orienter	Selon la situation : aides des apprentis (aide au permis de conduire, aides au logement et à la mobilité d'Action Logement, prise en charge par l'OPCO des frais annexes d'hébergement et de restauration lorsqu'elle est prévue), mission locale, CCAS et service social du département, France Travail, MDPH, cellule d'écoute et de soutien de FORMAFLOW (Céline DELAPORTE, psychopraticienne en Gestalt-thérapie), France Victimes 28 en cas de violence. Les montants et conditions en vigueur sont vérifiés par la veille (PMA-ABM-17) avant d'être communiqués.	RF · selon la situation · orientation tracée
5. Aider aux démarches	Lorsque c'est utile, la Responsable de formation aide l'Apprenant à constituer un dossier, prend contact avec l'interlocuteur avec son accord, et prévient l'équipe pédagogique des aménagements temporaires nécessaires (rattrapage, remise de travaux).	RF, RéfP · selon la situation · trace dans la fiche
6. Suivre et clore	Point de suivi avec l'Apprenant jusqu'à la résolution ou la prise en charge par le partenaire ; la fiche est close avec son issue. Une difficulté qui menace le parcours bascule dans le circuit de PM-RAF-24.	RF · mensuel · fiche close
7. Bilan annuel	Nombre d'accompagnements, nature des difficultés, orientations, issues : présenté en revue de processus et au conseil de perfectionnement, il alimente l'analyse des risques qualité.	RF, Dir. · annuel · bilan

4Rôles & responsabilités (RACI)

Fonctions : RF = Responsable de formation · Form. = formateur · RéfP = référent pédagogique · Adm. = équipe administrative · Dir. = Direction. Titulaires et suppléants : voir SMQ-FON-01.

Activité clé	RF	Form.	RéfP	Adm.	Dir.
Information des Apprenants à l'accueil	R			C	A
Repérage et transmission d'une difficulté	R	R	R	R	I
Entretien, orientation, aide aux démarches	R	I	C	C	A
Aménagements pédagogiques temporaires	C	R	A
Bilan annuel	R		C	C	A

R RéaliseA ApprouveC ConsultéI Informé

5Indicateurs de pilotage

Indicateurs propres à cette procédure : chacun se lit dans FORMAFLUXX ou dans un registre nommé, et se rattache à une activité décrite ci-dessus.

Indicateur	Cible	Fréquence / Source
Difficultés signalées ayant donné lieu à un entretien dans les 5 jours ouvrés	100 %	Mensuel · fiches d'accompagnement
Fiches d'accompagnement closes avec leur issue	100 %	Semestriel · fiches
Apprenants ayant reçu l'information sur les aides à l'accueil	100 %	Par rentrée · émargements

6Documents & enregistrements associés

Document	Rôle
Fiche d'accompagnement socio-professionnel (FORMAFLUXX)	Trace confidentielle de chaque accompagnement (indicateur 3.14)
Livret d'accueil · encart LA-ENC-01	Information sur les aides et contacts utiles
Annuaire des partenaires (mission locale, CCAS, Action Logement, MDPH, cellule d'écoute, France Victimes 28)	Orientation, tenu à jour par la veille
Bilan annuel	Revue de processus et conseil de perfectionnement